Pour regrouper les rangs d’un rapport de projet dans Numbers sur Mac, ajoutez une catégorie à l’aide d’une colonne qui identifie déjà chaque rang (comme la phase, l’équipe ou le groupe de travail). Numbers regroupe les rangs partageant des valeurs communes, et vous pouvez ajouter une sous-catégorie ou un calcul récapitulatif pour faciliter la lecture du rapport. Si la catégorie n’existe pas dans vos données, vous pouvez regrouper manuellement les rangs sélectionnés.

Préparer le tableau de projet

Utilisez un rang par élément de projet et un rang d’en-tête qui nomme chaque colonne, par exemple : Tâche, Phase, Responsable, État et Heures. Choisissez la colonne qui répond le mieux à la question principale du rapport. Le regroupement par Phase permet de comparer le travail d’une étape à l’autre ; le regroupement par Responsable facilite le suivi des attributions. Il s’agit d’un choix pratique basé sur l’objectif du rapport, et non d’un réglage particulier de Numbers.

Avant de procéder au regroupement, vérifiez que les valeurs de catégorie sont cohérentes. Par exemple, « Planification » et « Plan » seront traités comme des valeurs distinctes, car Numbers regroupe les rangs en fonction des valeurs partagées dans la colonne source. Corrigez d’abord l’orthographe ou les différences d’appellation dans cette colonne afin que les groupes obtenus correspondent aux catégories souhaitées. (Cela découle de la description faite par Apple, selon laquelle les groupes sont basés sur les valeurs communes de la colonne source.) Ajouter, modifier ou supprimer des catégories dans Numbers sur Mac

Ajouter une catégorie à partir d’une colonne

  1. Ouvrez la feuille de calcul et cliquez sur le tableau de projet.
  2. Dans la barre d’outils, cliquez sur Ajouter une catégorie, puis choisissez la colonne selon laquelle regrouper, par exemple Phase.
  3. Pour créer un niveau supplémentaire, cliquez à nouveau sur Ajouter une catégorie et choisissez une autre colonne, par exemple Responsable.

Numbers crée des groupes à partir des valeurs correspondantes et affiche un rang récapitulatif pour chaque groupe. Un tableau peut comporter une catégorie principale et jusqu’à quatre sous-catégories. Pour un rapport synthétique, commencez par une seule catégorie ; n’ajoutez une sous-catégorie que si les lecteurs ont besoin de ce niveau de détail supplémentaire. Guide des catégories d’Apple

Regrouper des rangs en l’absence de colonne de catégorie

Si le regroupement est propre au rapport et que vous ne souhaitez pas ajouter de champ tel que « Groupe de rapport » aux données du projet, sélectionnez les rangs que vous souhaitez regrouper. Placez le pointeur sur le numéro d’un rang de la sélection, cliquez sur la flèche qui s’affiche, puis choisissez Créer un groupe pour les rangs sélectionnés. Numbers crée deux groupes : les rangs sélectionnés et ceux qui ne le sont pas. Si le tableau ne contient aucune catégorie, Numbers ajoute une colonne source intitulée Catégorie 1 ; les groupes utilisent initialement des noms génériques que vous pouvez renommer. Instructions d’Apple pour créer des catégories

Cette méthode est utile pour un regroupement ponctuel dans un rapport, mais une véritable colonne de catégorie est plus facile à gérer au fil de l’évolution des éléments du projet : chaque rang possède sa propre étiquette. Cette recommandation est une déduction rédactionnelle issue des deux flux de travail documentés.

Ajouter des totaux ou des décomptes pour le rapport

Pour afficher une synthèse, cliquez sur une cellule vide dans le rang récapitulatif d’un groupe, cliquez sur le bouton de menu Action de récapitulatif, puis choisissez une fonction telle que Somme, Nombre ou Moyenne. Par exemple, ajoutez Somme dans la colonne Heures pour totaliser les heures par phase, ou Nombre dans la colonne Tâche pour dénombrer les tâches répertoriées. La même fonction est appliquée aux autres groupes de ce niveau, ce qui rend les chiffres comparables. Ajouter des calculs aux groupes de catégories dans Numbers sur Mac

Si un récapitulatif n’est pas nécessaire, laissez les cellules de récapitulatif vides. Un nom de groupe et ses rangs peuvent suffire pour un rapport d’avancement. Vous pouvez réduire ou développer un groupe à l’aide du triangle d’affichage situé sur son rang récapitulatif, et masquer la colonne source de la catégorie dans la section Catégories de la barre latérale Organiser tout en maintenant le regroupement actif. Modifier les groupes de catégories dans Numbers sur Mac Ajouter, modifier ou supprimer des catégories dans Numbers sur Mac

Réorganiser les groupes et vérifier le résultat

Pour modifier manuellement l’ordre des groupes, sélectionnez le rang récapitulatif d’un groupe et faites glisser le carré vide situé à gauche de son nom au-dessus ou en dessous d’un autre groupe. Pour trier les groupes par nom ou selon une valeur récapitulative, utilisez la flèche située à côté de la colonne du nom de groupe ou de la colonne concernée, puis choisissez une option Trier les groupes ou Trier les récapitulatifs. Le tri classique d’une colonne de données trie les rangs au sein de leurs groupes de catégories. Modifier les groupes de catégories dans Numbers sur Mac Trier les données d’un tableau par ordre alphabétique ou autre dans Numbers sur Mac

Avant de partager le rapport, développez les groupes et vérifiez que chaque élément apparaît sous la bonne étiquette et que les éventuels totaux utilisent la colonne appropriée. Pour revenir à la vue non groupée, sélectionnez le tableau, ouvrez Catégories dans la barre latérale Organiser et désactivez les catégories ; Apple précise que les données sont conservées et peuvent être regroupées de nouveau après modification. Ajouter, modifier ou supprimer des catégories dans Numbers sur Mac

Quand utiliser plutôt un tableau croisé dynamique

Les catégories sont un moyen direct d’organiser le tableau de projet initial. Optez pour un tableau croisé dynamique lorsque vous avez besoin d’un récapitulatif distinct combinant des dimensions en lignes et en colonnes ou calculant des valeurs à partir de données sources. Un tableau croisé dynamique est un tableau distinct basé sur un autre tableau ; l’ajout ou la modification de données sources nécessite une actualisation pour afficher les mises à jour. Présentation des tableaux croisés dynamiques dans Numbers sur Mac Créer un tableau croisé dynamique dans Numbers sur Mac

Pour un rapport de projet simple structuré selon un seul champ (comme la phase, le responsable ou l’état), la catégorisation du tableau existant est généralement la méthode la plus rapide. Utilisez un tableau croisé dynamique lorsque le rapport nécessite une synthèse croisée distincte.

Sources