Чтобы сгруппировать строки отчета по проекту в Numbers на Mac, добавьте категорию, используя столбец, в котором уже классифицирована каждая строка — например, этап, команда или направление работы. Numbers группирует строки с одинаковыми значениями, и вы можете добавить подкатегорию или итоговое вычисление, чтобы отчет было легче читать. Если нужная категория отсутствует в данных, выбранные строки можно сгруппировать вручную.

Подготовьте таблицу проекта

Используйте по одной строке для каждого элемента проекта и строку заголовка с названиями столбцов, например: Задача, Этап, Ответственный, Статус и Часы. Выберите столбец, который лучше всего отвечает на главный вопрос отчета. Группировка по Этапу помогает сопоставить работу на разных стадиях; группировка по Ответственному помогает проверить распределение задач. Это практический выбор, основанный на целях отчета, а не специальная настройка Numbers.

Перед группировкой убедитесь, что значения категорий согласованы. Например, «Планирование» и «План» будут восприниматься как разные значения, поскольку Numbers группирует строки по одинаковым значениям в исходном столбце. Сначала исправьте опечатки и различия в названиях в этом столбце, чтобы полученные группы соответствовали задуманным категориям. (Это следует из описания Apple, согласно которому группы формируются на основе одинаковых значений в исходном столбце.) Добавление, редактирование или удаление категорий в Numbers на Mac

Добавьте категорию из столбца

  1. Откройте электронную таблицу и нажмите на таблицу проекта.
  2. На панели инструментов нажмите Добавить категорию, затем выберите столбец для группировки, например Этап.
  3. Чтобы создать еще один уровень, снова нажмите Добавить категорию и выберите другой столбец, например Ответственный.

Numbers создаст группы на основе совпадающих значений и отобразит итоговую строку для каждой группы. В таблице может быть одна основная категория и до четырех подкатегорий. Для компактного отчета начните с одной категории; добавляйте подкатегорию только тогда, когда читателям действительно нужна дополнительная детализация. Руководство Apple по категориям

Группировка строк при отсутствии столбца категории

Если группировка требуется только для разового отчета и вы не хотите добавлять поле вроде «Группа отчета» в данные проекта, выделите строки, которые нужно сгруппировать. Наведите указатель на номер строки в выделенном диапазоне, нажмите появившуюся стрелку и выберите Создать группу для выбранных строк. Numbers создаст две группы: выбранные строки и невыбранные строки. Если в таблице еще нет категорий, Numbers добавит исходный столбец с именем Категория 1; изначально группы получат стандартные имена-заполнители, которые можно переименовать. Инструкции Apple по созданию категорий

Этот метод удобен для спонтанной группировки в отчете, однако настоящий столбец категорий проще поддерживать при изменении элементов проекта: каждая строка содержит собственную метку. Эта рекомендация логически следует из двух описанных рабочих процессов.

Добавьте итоги или подсчет количества для отчета

Чтобы отобразить сводные данные, нажмите пустую ячейку в итоговой строке группы, нажмите кнопку меню Действие с итогами и выберите функцию, например Сумма, Количество или Среднее. Например, добавьте функцию Сумма в столбце «Часы», чтобы подсчитать общее количество часов по этапам, или Количество в столбце «Задача», чтобы подсчитать число указанных задач. Та же функция будет добавлена к другим группам этого уровня, что сделает показатели сопоставимыми. Добавление вычислений к группам категорий в Numbers на Mac

Если итоговые значения не нужны, оставьте ячейки итогов пустыми. Для отчета о статусе может быть достаточно названия группы и ее строк. Группу можно свернуть или развернуть с помощью треугольника раскрытия в ее итоговой строке, а также скрыть исходный столбец категории в разделе Категории боковой панели «Организация», сохраняя саму группировку активной. Изменение групп категорий в Numbers на Mac Добавление, редактирование или удаление категорий в Numbers на Mac

Измените порядок групп и проверьте результат

Чтобы изменить порядок групп вручную, выделите итоговую строку группы и перетащите пустой квадрат слева от ее названия выше или ниже другой группы. Чтобы отсортировать группы по их названиям или по итоговому значению, используйте стрелку рядом со столбцом имени группы или соответствующим столбцом и выберите вариант Сортировать группы или Сортировать итоги. Обычная сортировка столбца данных сортирует строки внутри их групп категорий. Изменение групп категорий в Numbers на Mac Сортировка данных таблицы по алфавиту или другим способом в Numbers на Mac

Прежде чем делиться отчетом, разверните группы и убедитесь, что каждый элемент находится под правильной меткой, а все итоги рассчитываются по нужному столбцу. Чтобы вернуться к виду без группировки, выберите таблицу, откройте раздел Категории на боковой панели «Организация» и отключите категории; по данным Apple, данные сохраняются и могут быть сгруппированы повторно после внесения правок. Добавление, редактирование или удаление категорий в Numbers на Mac

Когда лучше использовать сводную таблицу

Категории — это прямой способ упорядочить исходную таблицу проекта. Выбирайте сводную таблицу, когда требуется отдельная сводка, объединяющая измерения строк и столбцов или вычисляющая значения на основе исходных данных. Сводная таблица представляет собой отдельную таблицу, основанную на другой; при добавлении или изменении исходных данных ее необходимо обновлять, чтобы увидеть изменения. Знакомство со сводными таблицами в Numbers на Mac Создание сводной таблицы в Numbers на Mac

Для простого отчета по проекту, упорядоченного по одному полю — например, по этапу, ответственному или статусу, — категоризация существующей таблицы обычно является более быстрым решением. Используйте сводную таблицу, когда для отчета требуется отдельная перекрестная сводка.

Источники