Untuk mengelompokkan baris laporan proyek di Numbers pada Mac, tambahkan kategori menggunakan kolom yang sudah melabeli setiap baris—seperti fase, tim, atau alur kerja. Numbers mengelompokkan baris dengan nilai yang sama, dan Anda dapat menambahkan subkategori atau penghitungan ringkasan untuk membuat laporan lebih mudah dipindai. Jika kategori tersebut tidak ada dalam data Anda, Anda dapat mengelompokkan baris yang dipilih secara manual.

Siapkan tabel proyek

Gunakan satu baris per item proyek dan baris header yang menamai setiap kolom, misalnya: Tugas, Fase, Pemilik, Status, dan Jam. Pilih kolom yang paling menjawab pertanyaan utama laporan. Mengelompokkan berdasarkan Fase membantu membandingkan pekerjaan di berbagai tahapan; mengelompokkan berdasarkan Pemilik membantu meninjau penugasan. Ini adalah pilihan praktis berdasarkan tujuan laporan, bukan pengaturan khusus Numbers.

Sebelum mengelompokkan, pastikan nilai kategori konsisten. Misalnya, "Perencanaan" dan "Rencana" akan diperlakukan sebagai nilai yang berbeda karena Numbers mengelompokkan baris berdasarkan nilai yang sama di kolom sumber. Perbaiki perbedaan ejaan atau penamaan pada kolom tersebut terlebih dahulu agar grup yang dihasilkan sesuai dengan kategori yang Anda maksudkan. (Hal ini merujuk pada penjelasan Apple mengenai grup yang didasarkan pada nilai yang sama di kolom sumber.) Menambah, mengedit, atau menghapus kategori di Numbers di Mac

Menambahkan kategori dari sebuah kolom

  1. Buka spreadsheet dan klik tabel proyek.
  2. Di bar alat, klik Tambah Kategori, lalu pilih kolom yang akan digunakan untuk pengelompokan, seperti Fase.
  3. Untuk membuat tingkat lain, klik Tambah Kategori lagi dan pilih kolom lain, seperti Pemilik.

Numbers membuat grup dari nilai yang cocok dan menampilkan baris ringkasan untuk setiap grup. Tabel dapat memiliki satu kategori utama dan hingga empat subkategori. Untuk laporan yang ringkas, mulailah dengan satu kategori; tambahkan subkategori hanya jika pembaca memerlukan rincian ekstra tersebut. Panduan kategori Apple

Mengelompokkan baris jika tidak ada kolom kategori

Jika pengelompokan tersebut khusus untuk laporan ini saja dan Anda tidak ingin menambahkan bidang seperti "Grup laporan" ke data proyek, pilih baris yang ingin Anda kelompokkan. Arahkan penunjuk ke nomor baris dalam pilihan tersebut, klik tanda panah yang muncul, lalu pilih Buat Grup untuk Baris yang Dipilih. Numbers membuat dua grup: baris yang dipilih dan baris yang tidak dipilih. Jika tabel tidak memiliki kategori yang ada, Numbers menambahkan kolom sumber bernama Kategori 1; grup awalnya menggunakan nama placeholder yang dapat Anda ubah namanya. Petunjuk Apple untuk membuat kategori

Metode ini berguna untuk pengelompokan laporan ad hoc, tetapi kolom kategori yang sebenarnya lebih mudah dipelihara saat item proyek berubah: setiap baris memiliki labelnya sendiri. Rekomendasi tersebut merupakan kesimpulan editorial dari dua alur kerja yang terdokumentasi.

Menambahkan total atau hitungan untuk laporan

Untuk menampilkan rekapitulasi, klik sel kosong di baris ringkasan grup, klik tombol menu Tindakan Ringkasan, dan pilih fungsi seperti Jumlah, Hitung, atau Rata-rata. Misalnya, tambahkan Jumlah di kolom Jam untuk menjumlahkan jam berdasarkan fase, atau Hitung di kolom Tugas untuk menghitung tugas yang terdaftar. Fungsi yang sama ditambahkan ke grup lain pada tingkat tersebut, sehingga angka-angka tersebut dapat dibandingkan. Menambahkan penghitungan ke grup kategori di Numbers di Mac

Jika ringkasan tidak diperlukan, biarkan sel ringkasan kosong. Nama grup dan baris-barisnya mungkin sudah cukup untuk laporan status. Anda dapat menciutkan atau memperluas grup dengan segitiga penyingkap di baris ringkasannya, dan menyembunyikan kolom sumber kategori di bagian Kategori pada bar samping Atur sambil tetap mengaktifkan pengelompokan. Memodifikasi grup kategori di Numbers di Mac Menambah, mengedit, atau menghapus kategori di Numbers di Mac

Mengurutkan ulang grup dan memeriksa hasilnya

Untuk mengubah urutan grup secara manual, pilih baris ringkasan grup dan seret kotak kosong di sebelah kiri namanya ke atas atau ke bawah grup lain. Untuk mengurutkan grup berdasarkan namanya atau nilai ringkasan, gunakan panah di samping kolom nama grup atau kolom yang relevan dan pilih opsi Urutkan Grup atau Urutkan Ringkasan. Pengurutan biasa pada kolom data akan mengurutkan baris di dalam grup kategorinya. Memodifikasi grup kategori di Numbers di Mac Mengurutkan data tabel menurut abjad atau tata urutan lain di Numbers di Mac

Sebelum membagikan laporan, luaskan grup dan pastikan bahwa setiap item muncul di bawah label yang diinginkan serta total apa pun menggunakan kolom yang tepat. Untuk kembali ke tampilan yang tidak dikelompokkan, pilih tabel, buka Kategori di bar samping Atur, dan matikan kategori; Apple menyatakan bahwa data tetap ada dan dapat dikelompokkan kembali setelah pengeditan. Menambah, mengedit, atau menghapus kategori di Numbers di Mac

Kapan harus menggunakan tabel pivot sebagai gantinya

Kategori adalah cara langsung untuk mengatur tabel proyek asli. Pilih tabel pivot jika Anda memerlukan ringkasan terpisah yang menggabungkan dimensi baris dan kolom atau menghitung nilai dari data sumber. Tabel pivot adalah tabel tersendiri yang didasarkan pada tabel lain; menambahkan atau mengubah data sumber mengharuskan Anda untuk menyegarkannya agar pembaruan ditampilkan. Pengantar tabel pivot di Numbers di Mac Membuat tabel pivot di Numbers di Mac

Untuk laporan proyek sederhana yang diatur berdasarkan satu bidang—seperti fase, pemilik, atau status—mengkategorikan tabel yang ada biasanya merupakan jalur yang lebih singkat. Gunakan tabel pivot jika laporan membutuhkan ringkasan tabulasi silang yang terpisah.

Sumber