ম্যাকে Numbers-এ প্রজেক্ট রিপোর্টের সারিগুলোকে গ্রুপ করতে, এমন একটি কলাম ব্যবহার করে ক্যাটাগরি যোগ করুন যা ইতিমধ্যেই প্রতিটি সারিকে চিহ্নিত করে—যেমন ফেজ, টিম বা কাজের ধারা। Numbers একই মানবিশিষ্ট সারিগুলোকে গ্রুপ করে, এবং রিপোর্টটি সহজে দেখার উপযোগী করতে আপনি একটি সাব-ক্যাটাগরি বা সংক্ষিপ্ত হিসাব (summary calculation) যোগ করতে পারেন। যদি আপনার ডেটাতে ক্যাটাগরি না থাকে, তবে আপনি নির্বাচিত সারিগুলোকে ম্যানুয়ালি গ্রুপ করতে পারেন।

প্রজেক্টের টেবিলটি প্রস্তুত করুন

প্রতিটি প্রজেক্ট আইটেমের জন্য একটি সারি এবং প্রতিটি কলামের নামযুক্ত একটি হেডার সারি ব্যবহার করুন, উদাহরণস্বরূপ: Task, Phase, Owner, Status, এবং Hours। এমন কলামটি বেছে নিন যা রিপোর্টের মূল প্রশ্নের সবচেয়ে ভালো উত্তর দেয়। Phase অনুযায়ী গ্রুপ করা বিভিন্ন ধাপের কাজের তুলনা করতে সাহায্য করে; Owner অনুযায়ী গ্রুপ করা কাজের বণ্টন পর্যালোচনা করতে সাহায্য করে। এটি রিপোর্টের উদ্দেশ্যের ওপর ভিত্তি করে একটি বাস্তবসম্মত পছন্দ, Numbers-এর কোনো বিশেষ সেটিংস নয়।

গ্রুপ করার আগে, ক্যাটাগরির মানগুলো সামঞ্জস্যপূর্ণ কি না তা যাচাই করে নিন। উদাহরণস্বরূপ, “Planning” এবং “Plan” ভিন্ন মান হিসেবে গণ্য হবে কারণ Numbers সোর্স কলামের একই মানের ওপর ভিত্তি করে সারিগুলোকে গ্রুপ করে। প্রথমে ওই কলামের বানান বা নামকরণের অমিলগুলো সংশোধন করুন যাতে তৈরি হওয়া গ্রুপগুলো আপনার কাঙ্ক্ষিত ক্যাটাগরির সাথে মিলে যায়। (এটি সোর্স কলামের একই মানের ওপর ভিত্তি করে গ্রুপ তৈরি সম্পর্কিত Apple-এর বর্ণনার সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ।) Add, edit, or delete categories in Numbers on Mac

কলাম থেকে ক্যাটাগরি যোগ করুন

  1. স্প্রেডশিটটি খুলুন এবং প্রজেক্টের টেবিলে ক্লিক করুন।
  2. টুলবারে, Add Category-তে ক্লিক করুন, তারপর যে কলাম অনুযায়ী গ্রুপ করতে চান তা বেছে নিন, যেমন Phase।
  3. আরেকটি স্তর তৈরি করতে, আবার Add Category-তে ক্লিক করুন এবং অন্য একটি কলাম বেছে নিন, যেমন Owner।

Numbers মিলে যাওয়া মানগুলো থেকে গ্রুপ তৈরি করে এবং প্রতিটি গ্রুপের জন্য একটি সামারি সারি প্রদর্শন করে। একটি টেবিলে একটি মূল ক্যাটাগরি এবং সর্বোচ্চ চারটি সাব-ক্যাটাগরি থাকতে পারে। একটি সংক্ষিপ্ত রিপোর্টের জন্য একটি ক্যাটাগরি দিয়ে শুরু করুন; পাঠকদের যখন অতিরিক্ত বিশদ বিশ্লেষণের প্রয়োজন হবে কেবল তখনই একটি সাব-ক্যাটাগরি যোগ করুন। Apple-এর ক্যাটাগরি সংক্রান্ত গাইড

ক্যাটাগরি কলাম না থাকলে সারিগুলো গ্রুপ করুন

গ্রুপিংটি যদি কেবল রিপোর্টের জন্যই প্রযোজ্য হয় এবং আপনি প্রজেক্ট ডেটাতে “Report group”-এর মতো কোনো ফিল্ড যোগ করতে না চান, তবে আপনি যে সারিগুলো গ্রুপ করতে চান সেগুলো নির্বাচন করুন। নির্বাচিত অংশের কোনো সারি নম্বরের ওপর পয়েন্টারটি নিয়ে যান, প্রদর্শিত তিরে ক্লিক করুন, তারপর Create Group for Selected Rows বেছে নিন। Numbers দুটি গ্রুপ তৈরি করবে: নির্বাচিত সারিগুলো এবং অনির্বাচিত সারিগুলো। টেবিলে যদি আগে থেকে কোনো ক্যাটাগরি না থাকে, তবে Numbers Category 1 নামে একটি সোর্স কলাম যোগ করবে; গ্রুপগুলোতে প্রাথমিকভাবে প্লেসহোল্ডার নাম ব্যবহার করা হবে যা আপনি পরিবর্তন করে নিতে পারবেন। ক্যাটাগরি তৈরির জন্য Apple-এর নির্দেশাবলী

এই পদ্ধতিটি কোনো নির্দিষ্ট তাৎক্ষণিক (ad hoc) রিপোর্ট গ্রুপিংয়ের জন্য কার্যকর, তবে প্রজেক্টের উপাদানগুলো পরিবর্তিত হলে একটি বাস্তব ক্যাটাগরি কলাম পরিচালনা করা সহজতর হয়: প্রতিটি সারিতে নিজস্ব লেবেল থাকে। এই সুপারিশটি দুটি নথিবদ্ধ ওয়ার্কফ্লো থেকে প্রাপ্ত একটি সম্পাদকীয় সিদ্ধান্ত।

রিপোর্টের জন্য যোগফল বা গণনা যোগ করুন

একটি রোল-আপ দেখানোর জন্য, একটি গ্রুপের সামারি সারির একটি খালি সেলে ক্লিক করুন, Summary Action মেনু বোতামে ক্লিক করুন এবং Sum, Count, বা Average-এর মতো একটি ফাংশন বেছে নিন। উদাহরণস্বরূপ, ফেজ অনুযায়ী মোট ঘণ্টার জন্য Hours কলামে Sum যোগ করুন, অথবা তালিকাভুক্ত কাজের সংখ্যা গণনার জন্য Task কলামে Count যোগ করুন। একই ফাংশন সেই স্তরের অন্যান্য গ্রুপেও যোগ করা হয়, যা উপাত্তগুলোকে তুলনামূলক করে তোলে। Add calculations to category groups in Numbers on Mac

যদি কোনো সামারির প্রয়োজন না হয়, তবে সামারি সেলগুলো খালি রাখুন। একটি স্ট্যাটাস রিপোর্টের জন্য একটি গ্রুপের নাম এবং এর সারিগুলোই যথেষ্ট হতে পারে। আপনি সামারি সারিতে থাকা ডিসক্লোজার ট্রায়াঙ্গেল ব্যবহার করে কোনো গ্রুপকে সংকুচিত (collapse) বা প্রসারিত (expand) করতে পারেন, এবং গ্রুপিং সক্রিয় রেখেই Organize সাইডবারের Categories বিভাগ থেকে ক্যাটাগরির সোর্স কলামটি লুকিয়ে রাখতে পারেন। Modify category groups in Numbers on Mac Add, edit, or delete categories in Numbers on Mac

গ্রুপগুলোর ক্রম পরিবর্তন করুন এবং ফলাফল যাচাই করুন

গ্রুপগুলোর ক্রম ম্যানুয়ালি পরিবর্তন করতে, একটি গ্রুপের সামারি সারি নির্বাচন করুন এবং নামের বাম পাশের খালি বর্গক্ষেত্রটি টেনে অন্য কোনো গ্রুপের ওপরে বা নিচে নিয়ে যান। গ্রুপগুলোকে তাদের নাম অনুযায়ী বা কোনো সামারি মান অনুযায়ী সাজাতে (sort), গ্রুপ-নামের কলামের বা প্রাসঙ্গিক কলামের পাশের তীরটি ব্যবহার করুন এবং একটি Sort Groups বা Sort Summaries বিকল্প বেছে নিন। কোনো ডেটা কলামের সাধারণ বাছাইকরণ সারিগুলোকে তাদের নিজ নিজ ক্যাটাগরি গ্রুপের মধ্যেই সাজিয়ে থাকে। Modify category groups in Numbers on Mac Alphabetize or sort table data in Numbers on Mac

রিপোর্টটি শেয়ার করার আগে, গ্রুপগুলো প্রসারিত করুন এবং নিশ্চিত করুন যে প্রতিটি আইটেম কাঙ্ক্ষিত লেবেলের অধীনে প্রদর্শিত হচ্ছে এবং যেকোনো মোট হিসাবে সঠিক কলাম ব্যবহার করা হয়েছে। আনগ্রুপ করা ভিউতে ফিরে যেতে, টেবিলটি নির্বাচন করুন, Organize সাইডবারে Categories খুলুন এবং ক্যাটাগরি বন্ধ করুন; Apple জানিয়েছে যে ডেটা অক্ষত থাকে এবং সম্পাদনার পরে আবার গ্রুপ করা যেতে পারে। Add, edit, or delete categories in Numbers on Mac

কখন পিভট টেবিল ব্যবহার করবেন

ক্যাটাগরি হলো মূল প্রজেক্ট টেবিলকে সরাসরি সাজানোর একটি উপায়। যখন আপনার একটি পৃথক সামারি প্রয়োজন যা সারি ও কলামের ডাইমেনশনগুলোকে একত্রিত করে বা সোর্স ডেটা থেকে মান হিসাব করে, তখন একটি পিভট টেবিল বেছে নিন। একটি পিভট টেবিল হলো অন্য একটি টেবিলের ওপর ভিত্তি করে তৈরি একটি স্বতন্ত্র টেবিল; আপডেট দেখানোর জন্য সোর্স ডেটা যোগ বা পরিবর্তন করার পর এটি রিফ্রেশ করতে হয়। Intro to pivot tables in Numbers on Mac Create a pivot table in Numbers on Mac

একটি নির্দিষ্ট ফিল্ড—যেমন ফেজ, ওনার বা স্ট্যাটাস—অনুযায়ী সাজানো একটি সহজ-সরল প্রজেক্ট রিপোর্টের জন্য বিদ্যমান টেবিলটিকে ক্যাটাগরাইজ করাই সাধারণত দ্রুততম পথ। যখন রিপোর্টের জন্য একটি পৃথক ক্রস-ট্যাবুলার সামারির প্রয়োজন হয়, তখন পিভট টেবিল ব্যবহার করুন।

উৎসসমূহ