Para agrupar filas de un informe de proyecto en Numbers en una Mac, añade una categoría utilizando una columna que ya identifique cada fila, como fase, equipo o flujo de trabajo. Numbers agrupa las filas que comparten valores, y puedes añadir una subcategoría o un cálculo de resumen para facilitar la lectura del informe. Si la categoría no existe en tus datos, puedes agrupar las filas seleccionadas manualmente.

Preparar la tabla del proyecto

Utiliza una fila por elemento del proyecto y una fila de encabezado que nombre cada columna, por ejemplo: Tarea, Fase, Responsable, Estado y Horas. Elige la columna que mejor responda a la pregunta principal del informe. Agrupar por Fase ayuda a comparar el trabajo entre etapas; agrupar por Responsable ayuda a revisar las asignaciones. Esta es una decisión práctica basada en el propósito del informe, no una configuración especial de Numbers.

Antes de agrupar, comprueba que los valores de las categorías sean coherentes. Por ejemplo, «Planificación» y «Plan» se tratarán como valores diferentes porque Numbers agrupa las filas según los valores compartidos en la columna de origen. Corrige primero los errores ortográficos o las diferencias de denominación en esa columna para que los grupos resultantes coincidan con las categorías previstas. (Esto se desprende de la descripción de Apple sobre los grupos basados en valores compartidos en la columna de origen). Agregar, editar o eliminar categorías en Numbers en la Mac

Añadir una categoría a partir de una columna

  1. Abre la hoja de cálculo y haz clic en la tabla del proyecto.
  2. En la barra de herramientas, haz clic en Añadir categoría y, a continuación, selecciona la columna por la que deseas agrupar, como Fase.
  3. Para crear otro nivel, haz clic de nuevo en Añadir categoría y elige otra columna, como Responsable.

Numbers crea grupos a partir de los valores coincidentes y muestra una fila de resumen para cada grupo. Una tabla puede tener una categoría principal y hasta cuatro subcategorías. Para un informe compacto, comienza con una categoría; añade una subcategoría solo cuando los lectores necesiten ese desglose adicional. Guía de categorías de Apple

Agrupar filas cuando no existe una columna de categoría

Si la agrupación es exclusiva del informe y no quieres añadir un campo como «Grupo de informe» a los datos del proyecto, selecciona las filas que deseas agrupar. Mueve el puntero sobre el número de una fila de la selección, haz clic en la flecha que aparece y, a continuación, selecciona Crear grupo para las filas seleccionadas. Numbers crea dos grupos: las filas seleccionadas y las filas no seleccionadas. Si la tabla no tiene categorías existentes, Numbers añade una columna de origen llamada Categoría 1; inicialmente, los grupos utilizan nombres provisionales que puedes cambiar. Instrucciones de Apple para crear categorías

Este método es útil para una agrupación de informe ad hoc, pero una columna de categoría real es más fácil de mantener a medida que cambian los elementos del proyecto: cada fila lleva su propia etiqueta. Esta recomendación es una inferencia editorial a partir de los dos flujos de trabajo documentados.

Añadir totales o recuentos para el informe

Para mostrar un cálculo acumulado, haz clic en una celda vacía de la fila de resumen de un grupo, haz clic en el botón de menú Acción de resumen y elige una función como Suma, Recuento o Promedio. Por ejemplo, añade Suma en la columna Horas para obtener el total de horas por fase, o Recuento en la columna Tarea para contar las tareas listadas. La misma función se añade a otros grupos en ese nivel, lo que permite comparar las cifras. Agregar cálculos a grupos de categorías en Numbers en la Mac

Si no es necesario un resumen, deja vacías las celdas de resumen. El nombre de un grupo y sus filas pueden ser suficientes para un informe de estado. Puedes contraer o expandir un grupo con el triángulo de despliegue situado en su fila de resumen y ocultar la columna de origen de la categoría en la sección Categorías de la barra lateral Organizar mientras mantienes activa la agrupación. Modificar grupos de categorías en Numbers en la Mac Agregar, editar o eliminar categorías en Numbers en la Mac

Reordenar grupos y comprobar el resultado

Para cambiar el orden de los grupos de forma manual, selecciona la fila de resumen de un grupo y arrastra el cuadrado vacío situado a la izquierda de su nombre por encima o por debajo de otro grupo. Para ordenar los grupos por sus nombres o por un valor de resumen, utiliza la flecha situada junto a la columna del nombre del grupo o a la columna correspondiente y selecciona una opción de Ordenar grupos u Ordenar resúmenes. La ordenación normal de una columna de datos ordena las filas dentro de sus grupos de categoría. Modificar grupos de categorías en Numbers en la Mac Ordenar datos de una tabla por orden alfabético o de otro tipo en Numbers en la Mac

Antes de compartir el informe, expande los grupos y confirma que cada elemento aparece bajo la etiqueta prevista y que los totales utilizan la columna correcta. Para volver a la vista sin agrupar, selecciona la tabla, abre Categorías en la barra lateral Organizar y desactiva las categorías; Apple indica que los datos permanecen y se pueden volver a agrupar tras realizar modificaciones. Agregar, editar o eliminar categorías en Numbers en la Mac

Cuándo utilizar una tabla dinámica en su lugar

Las categorías son una forma directa de organizar la tabla original del proyecto. Elige una tabla dinámica cuando necesites un resumen independiente que combine dimensiones de filas y columnas o calcule valores a partir de los datos de origen. Una tabla dinámica es una tabla diferenciada basada en otra tabla; añadir o modificar datos de origen requiere actualizarla para mostrar los cambios. Introducción a las tablas dinámicas en Numbers en la Mac Crear una tabla dinámica en Numbers en la Mac

Para un informe de proyecto sencillo organizado por un solo campo —como fase, responsable o estado—, categorizar la tabla existente suele ser el camino más directo. Utiliza una tabla dinámica cuando el informe requiera un resumen tabulado cruzado independiente.

Fuentes