Avant de partager un fichier Excel depuis votre Mac, vérifiez Données > Liaisons de classeur pour rechercher les références à d'autres classeurs, puis inspectez les formules, les noms définis, les graphiques et les connexions de données pour identifier tout ce que le volet pourrait ne pas afficher. Une liaison de classeur peut dépendre d'un fichier source distinct ; les destinataires risquent donc de voir des valeurs obsolètes ou de ne pas pouvoir actualiser les données si cette source n'est pas disponible. La commande Liaisons de classeur d'Excel pour Mac constitue une première vérification utile, mais Microsoft ne la présente pas comme une analyse exhaustive de chaque dépendance externe.

1. Vérifier le volet Liaisons de classeur dans Excel pour Mac

Ouvrez le classeur que vous prévoyez d'envoyer et sélectionnez Données > Liaisons de classeur. Si Excel affiche un message jaune indiquant qu'il n'a pas pu actualiser les valeurs du classeur lié, choisissez Gérer les liaisons de classeur à partir de l'avertissement. Microsoft précise que la commande Liaisons de classeur n'est pas disponible lorsque le classeur ne contient aucun lien reconnu. Passez en revue chaque classeur source listé et décidez si le destinataire doit conserver une connexion active avec celui-ci. Instructions de Microsoft pour Excel pour Mac

Le volet signale les liaisons de classeur à classeur, et non les liens hypertexte cliquables ordinaires. Un lien hypertexte peut ouvrir une page web ou un autre fichier lorsqu'on clique dessus ; une référence de classeur externe fournit quant à elle des valeurs à des formules. Microsoft traite ces deux fonctionnalités différemment : supprimer un lien hypertexte ne supprime donc pas la dépendance d'une formule vis-à-vis d'un autre classeur. Microsoft : Corriger les liaisons rompues vers des données dans Excel pour Mac

2. Déterminer l'utilité de chaque liaison

Une formule faisant référence à un autre classeur inclut souvent le nom du fichier source entre crochets, comme [Budget.xlsx], suivi d'un nom de feuille et d'une référence de cellule. Lorsque le classeur source est fermé, la formule peut également inclure le chemin d'accès complet au fichier. Rechercher [ dans les formules du classeur est un moyen pratique de repérer de nombreuses références externes ; sur Mac, utilisez Édition > Rechercher ou appuyez sur Commande-F, puis lancez la recherche dans le classeur. Considérez cela comme un indice et non comme un audit complet : des liaisons peuvent également être stockées dans des noms, des objets ou des graphiques. Microsoft : Comment corriger les erreurs de formule dans Excel pour Mac

Microsoft répertorie des références externes dans les cellules de feuille de calcul, les noms définis, les objets tels que les zones de texte et les formes, les titres de graphiques et les séries de données de graphiques. Pour un graphique, sélectionnez le titre ou une série de données et inspectez sa formule dans la barre de formule pour vérifier s'il existe une référence à un classeur externe. Examinez les noms via les commandes de gestion des noms d'Excel si la recherche de formule et le volet Liaisons de classeur laissent une question en suspens. Microsoft : Liens externes trouvés

3. Vérifier séparément les requêtes et les connexions de données externes

Le volet Liaisons de classeur n'est pas l'endroit adéquat pour passer en revue tous les modes d'obtention de données externes d'un classeur. Si le fichier utilise Power Query ou Obtenir des données, Microsoft invite les utilisateurs Mac à gérer et actualiser ces sources dans le volet Requêtes et connexions. Examinez les noms des requêtes et des connexions et déterminez s'ils pointent vers des fichiers, des bases de données ou des sources en ligne auxquels le destinataire a accès. Ces connexions sont distinctes des formules liant des cellules d'un autre classeur. Microsoft : Corriger les liaisons rompues vers des données dans Excel pour Mac et Microsoft : Créer, modifier et gérer des connexions à des données externes

4. Choisir de conserver, remplacer ou rompre une liaison de classeur

Conservez une liaison lorsque le destinataire a besoin que les données s'actualisent et qu'il aura accès au classeur source. Confirmez que l'emplacement est stable et indiquez au destinataire quel fichier source ou emplacement partagé est requis. Si le fichier source a été déplacé, utilisez Données > Liaisons de classeur, sélectionnez la liaison, choisissez Plus … > Modifier la source, parcourez l'arborescence jusqu'au fichier correct et actualisez-le avant le partage. Une liaison qui s'actualise sur votre Mac peut malgré tout échouer pour une personne n'ayant pas accès à ce fichier ou à cet emplacement.

Si le destinataire n'a besoin que des résultats actuels, la rupture d'une liaison convertit les formules faisant référence au classeur source en leurs valeurs calculées actuelles. Sur Mac, sélectionnez la liaison dans Liaisons de classeur, choisissez Plus … > Rompre les liaisons, et confirmez que vous pouvez vous passer des formules. Microsoft avertit que cette action ne peut pas être annulée ; enregistrez d'abord une copie distincte. Rompre les liaisons supprime la capacité de ces formules à se mettre à jour à partir de la source ; vérifiez donc attentivement les totaux et résultats importants par la suite. Microsoft : Corriger les liaisons rompues vers des données dans Excel pour Mac

5. Effectuer une dernière vérification, en connaissant ses limites

Après avoir modifié ou rompu les liaisons, enregistrez le classeur, fermez-le et rouvrez-le pour rechercher des avertissements d'actualisation ou des erreurs visibles. Retournez dans Données > Liaisons de classeur et répétez les vérifications de formules, de graphiques, de noms et de connexions qui s'appliquent au classeur. La documentation de Microsoft sur l'Inspecteur de document indique qu'il identifie les liaisons externes apparaissant dans sa boîte de dialogue de liaisons et qu'il ne peut pas supprimer ces liaisons pour vous ; la page décrivant les commandes Windows, ne présumez pas que son interface exacte est disponible sur Mac. Microsoft : Liens externes trouvés

Il n'existe aucune commande Mac documentée unique dans ces sources qui garantisse la détection de toutes les dépendances externes. Les volets Liaisons de classeur, la recherche de formules, l'inspection des graphiques et des noms, ainsi que Requêtes et connexions couvrent des cas différents. Si vous devez vous assurer d'obtenir un fichier entièrement autonome, vérifiez chaque catégorie pertinente et testez la copie enregistrée sans dépendre des fichiers sources d'origine avant de l'envoyer.

Sources