আপনার ম্যাক থেকে একটি এক্সেল ফাইল শেয়ার করার আগে, অন্যান্য ওয়ার্কবুকের রেফারেন্সের জন্য Data > Workbook Links পরীক্ষা করুন, তারপর ফর্মুলা, নির্ধারিত নাম (defined names), চার্ট এবং ডেটা সংযোগগুলো ভালো করে দেখুন প্যানটিতে কিছু বাদ পড়েছে কিনা। একটি ওয়ার্কবুক লিঙ্ক কোনো আলাদা সোর্স ফাইলের ওপর নির্ভরশীল হতে পারে, তাই সেই উৎসটি পাওয়া না গেলে প্রাপক পুরনো মান দেখতে পারেন বা ডেটা রিফ্রেশ করতে ব্যর্থ হতে পারেন। ম্যাক-এর এক্সেলের Workbook Links কমান্ডটি প্রাথমিক যাচাইয়ের জন্য বেশ কার্যকরী, তবে মাইক্রোসফটের নথি অনুসারে এটি প্রতিটি বাহ্যিক নির্ভরতার সম্পূর্ণ স্ক্যান করে না।

১. ম্যাক-এর এক্সেলে Workbook Links প্যানটি পরীক্ষা করুন

আপনি যে ওয়ার্কবুকটি পাঠাতে চান সেটি খুলুন এবং Data > Workbook Links বেছে নিন। এক্সেল যদি কোনো হলুদ রঙের বার্তা দেখায় যে এটি লিঙ্ক করা ওয়ার্কবুকের মানগুলো রিফ্রেশ করতে পারছে না, তাহলে সেই সতর্কতা থেকে Manage Workbook Links নির্বাচন করুন। মাইক্রোসফট জানায় যে, ওয়ার্কবুকে কোনো স্বীকৃত লিঙ্ক না থাকলে Workbook Links কমান্ডটি অনুপলব্ধ থাকে। তালিকাভুক্ত প্রতিটি সোর্স ওয়ার্কবুক পর্যালোচনা করুন এবং প্রাপকের জন্য সেটির সাথে একটি সক্রিয় সংযোগ রাখা প্রয়োজন কিনা তা নির্ধারণ করুন। ম্যাক-এর জন্য মাইক্রোসফটের এক্সেল নির্দেশিকা

এই প্যানটি ওয়ার্কবুক-টু-ওয়ার্কবুক লিঙ্কগুলো প্রদর্শন করে, সাধারণ ক্লিকযোগ্য হাইপারলিঙ্কগুলো নয়। একটি হাইপারলিঙ্কে ক্লিক করলে কোনো ওয়েবপেজ বা অন্য ফাইল খুলতে পারে; অন্যদিকে একটি বাহ্যিক ওয়ার্কবুক রেফারেন্স মূলত ফর্মুলাতে বিভিন্ন মান সরবরাহ করে। মাইক্রোসফট এগুলোকে আলাদা বৈশিষ্ট্য হিসেবে গণ্য করে, তাই একটি হাইপারলিঙ্ক সরিয়ে ফেললেও অন্য ওয়ার্কবুকের ওপর ফর্মুলার নির্ভরতা দূর হয় না। মাইক্রোসফট: ম্যাক-এর এক্সেলে ডেটার ভাঙা ওয়ার্কবুক লিঙ্ক ঠিক করা

২. প্রতিটি লিঙ্ক কী কাজে ব্যবহৃত হচ্ছে তা খুঁজে বের করুন

অন্য কোনো ওয়ার্কবুককে নির্দেশ করে এমন একটি ফর্মুলায় সাধারণত থার্ড ব্র্যাকেটে সোর্স ফাইলের নাম থাকে, যেমন [Budget.xlsx], যার পর একটি শিটের নাম এবং সেলের রেফারেন্স থাকে। সোর্স ওয়ার্কবুকটি বন্ধ থাকলে, ফর্মুলাটিতে একটি সম্পূর্ণ ফাইল পাথও থাকতে পারে। অনেক বাহ্যিক রেফারেন্স শনাক্ত করার ব্যবহারিক উপায় হিসেবে ওয়ার্কবুকের ফর্মুলাগুলোতে [ লিখে অনুসন্ধান করুন; ম্যাক-এ Edit > Find ব্যবহার করুন অথবা Command-F প্রেস করুন, তারপর ওয়ার্কবুকটিতে অনুসন্ধান চালান। এটিকে কেবল একটি সূত্র হিসেবে বিবেচনা করুন, সম্পূর্ণ যাচাই হিসেবে নয়: লিঙ্কগুলো বিভিন্ন নাম, অবজেক্ট বা চার্টেও সংরক্ষিত থাকতে পারে। মাইক্রোসফট: ম্যাক-এর এক্সেলে ফর্মুলার ত্রুটি কীভাবে ঠিক করবেন

মাইক্রোসফটের তথ্যানুযায়ী বাহ্যিক রেফারেন্সগুলো ওয়ার্কশিটের সেল, নির্ধারিত নাম (defined names), টেক্সট বক্স ও আকারের মতো অবজেক্ট, চার্টের শিরোনাম এবং চার্টের ডেটা সিরিজে থাকতে পারে। চার্টের ক্ষেত্রে, শিরোনাম বা একটি ডেটা সিরিজ নির্বাচন করুন এবং বাইরের কোনো ওয়ার্কবুকের রেফারেন্স আছে কিনা তা দেখতে ফর্মুলা বারে এর ফর্মুলাটি পরীক্ষা করুন। ফর্মুলা অনুসন্ধান এবং Workbook Links প্যান দিয়ে কোনো সমস্যার সমাধান না হলে, এক্সেলের নাম ব্যবস্থাপনা (name-management) কন্ট্রোলের মাধ্যমে নামগুলো পর্যালোচনা করুন। মাইক্রোসফট: বাহ্যিক লিঙ্ক পাওয়া গেছে

৩. কোয়েরি এবং বাহ্যিক ডেটা সংযোগগুলো আলাদাভাবে পরীক্ষা করুন

একটি ওয়ার্কবুক বাইরের ডেটা সংগ্রহের জন্য যে সমস্ত উপায় ব্যবহার করে তার প্রতিটি পর্যালোচনা করার জন্য Workbook Links সঠিক জায়গা নয়। ফাইলটিতে যদি Power Query বা Get Data ব্যবহৃত হয়, তবে মাইক্রোসফট ম্যাক ব্যবহারকারীদের সেই উৎসগুলো Queries & Connections প্যানে পরিচালনা ও রিফ্রেশ করার নির্দেশ দেয়। কোয়েরি এবং সংযোগের নামগুলো পর্যবেক্ষণ করুন এবং সেগুলো এমন ফাইল, ডেটাবেস বা অনলাইন উৎসের দিকে নির্দেশ করছে কিনা তা নির্ধারণ করুন যা প্রাপক অ্যাক্সেস করতে পারবেন। এই সংযোগগুলো অন্য ওয়ার্কবুকের সেল লিঙ্ক করা ফর্মুলা থেকে সম্পূর্ণ আলাদা। মাইক্রোসফট: ম্যাক-এর এক্সেলে ডেটার ভাঙা ওয়ার্কবুক লিঙ্ক ঠিক করা এবং মাইক্রোসফট: বাহ্যিক ডেটার সাথে সংযোগ তৈরি, সম্পাদনা এবং পরিচালনা করা

৪. একটি ওয়ার্কবুক লিঙ্ক রাখবেন, পরিবর্তন করবেন নাকি বিচ্ছিন্ন করবেন তা বেছে নিন

প্রাপকের যখন ডেটা আপডেটের প্রয়োজন হবে এবং সোর্স ওয়ার্কবুকে তার অ্যাক্সেস থাকবে, তখন লিঙ্কটি রেখে দিন। ফাইলের অবস্থানটি অপরিবর্তনশীল কিনা তা নিশ্চিত করুন এবং প্রাপককে জানান যে কোন সোর্স ফাইল বা শেয়ার করা অবস্থানটির প্রয়োজন। সোর্স ফাইলটির স্থান পরিবর্তন করা হলে, Data > Workbook Links ব্যবহার করুন, লিঙ্কটি নির্বাচন করুন, More … > Change Source বেছে নিন, সঠিক ফাইলটি ব্রাউজ করুন এবং ফাইলটি শেয়ার করার আগে এটি রিফ্রেশ করুন। আপনার ম্যাক-এ যে লিঙ্কটি সফলভাবে রিফ্রেশ হচ্ছে, সেই ফাইল বা অবস্থানে অ্যাক্সেস না থাকলে অন্য কারো ক্ষেত্রে তা কাজ নাও করতে পারে।

যদি প্রাপকের কেবল বর্তমান ফলাফলগুলোর প্রয়োজন হয়, তবে লিঙ্ক বিচ্ছিন্ন (break) করলে সোর্স ওয়ার্কবুককে নির্দেশ করা ফর্মুলাগুলো তাদের বর্তমান গণনাকৃত মানে রূপান্তরিত হয়। ম্যাক-এ, Workbook Links-এ লিঙ্কটি নির্বাচন করুন, More … > Break Links বেছে নিন এবং ফর্মুলাগুলো ছাড়া আপনার চলবে কিনা তা নিশ্চিত করুন। মাইক্রোসফট সতর্ক করেছে যে এই কাজটি পুনরায় আগের অবস্থায় ফেরানো (undo করা) যাবে না; তাই প্রথমে একটি আলাদা কপি সংরক্ষণ করুন। লিঙ্কগুলো বিচ্ছিন্ন করলে উৎস থেকে সেই ফর্মুলাগুলো আপডেট হওয়ার ক্ষমতা নষ্ট হয়ে যায়, তাই এর পরে গুরুত্বপূর্ণ মোট হিসাব (totals) এবং আউটপুটগুলো পর্যালোচনা করে নিন। মাইক্রোসফট: ম্যাক-এর এক্সেলে ডেটার ভাঙা ওয়ার্কবুক লিঙ্ক ঠিক করা

৫. নির্দিষ্ট সীমাবদ্ধতা মাথায় রেখে একটি চূড়ান্ত পরীক্ষা চালান

লিঙ্কগুলো পরিবর্তন বা বিচ্ছিন্ন করার পরে, ওয়ার্কবুকটি সেভ করুন, বন্ধ করুন এবং কোনো রিফ্রেশ সতর্কতা বা দৃশ্যমান ত্রুটি আছে কিনা তা পরীক্ষা করতে এটি পুনরায় খুলুন। পুনরায় Data > Workbook Links-এ যান এবং ওয়ার্কবুকের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য ফর্মুলা, চার্ট, নাম এবং সংযোগের পরীক্ষাগুলো আবার করুন। মাইক্রোসফটের Document Inspector সংক্রান্ত নথিপত্রে বলা হয়েছে যে এটি কেবল এর লিঙ্ক ডায়ালগে প্রদর্শিত বাহ্যিক লিঙ্কগুলো শনাক্ত করে এবং আপনার হয়ে সেই লিঙ্কগুলো সরাতে পারে না; পৃষ্ঠাটিতে উইন্ডোজের কন্ট্রোলগুলো বর্ণনা করা হয়েছে, তাই ধরে নেবেন না যে ম্যাক-এও হুবহু একই ইন্টারফেস পাওয়া যাবে। মাইক্রোসফট: বাহ্যিক লিঙ্ক পাওয়া গেছে

এই উৎসগুলোতে ম্যাক-এর এমন কোনো একক নির্দেশিত কমান্ড নেই যা প্রতিটি বাহ্যিক নির্ভরতা খুঁজে বের করার সম্পূর্ণ নিশ্চয়তা দেয়। Workbook Links, ফর্মুলা অনুসন্ধান, চার্ট ও নাম পর্যবেক্ষণ, এবং Queries & Connections ভিন্ন ভিন্ন ক্ষেত্র কভার করে। আপনি যদি ফাইলটি পুরোপুরি স্বয়ংসম্পূর্ণ করতে চান, তবে প্রাসঙ্গিক প্রতিটি বিভাগ যাচাই করুন এবং ফাইলটি পাঠানোর আগে মূল সোর্স ফাইলের ওপর নির্ভর না করে সংরক্ষিত কপিটি পরীক্ষা করে দেখুন।

সূত্রসমূহ