Прежде чем поделиться файлом Excel с Mac, проверьте раздел Данные > Ссылки на книги на наличие ссылок на другие книги, затем проверьте формулы, определенные имена, диаграммы и подключения к данным на предмет того, что может не отображаться на панели. Связь с книгой может зависеть от отдельного исходного файла, поэтому получатели могут видеть устаревшие значения или не иметь возможности обновить данные, если этот источник недоступен. Команда «Ссылки на книги» в Excel для Mac — полезный инструмент первичной проверки, однако Microsoft не заявляет о ней как о средстве полного сканирования абсолютно всех внешних зависимостей.

1. Проверьте панель «Ссылки на книги» в Excel для Mac

Откройте книгу, которую планируете отправить, и выберите Данные > Ссылки на книги. Если Excel показывает желтое предупреждение о том, что не удалось обновить значения связанных книг, выберите Управление ссылками на книги в этом предупреждении. По данным Microsoft, команда «Ссылки на книги» недоступна, если книга не содержит распознанных ссылок. Проверьте каждую указанную исходную книгу и решите, должно ли у получателя оставаться активное подключение к ней. Инструкции Microsoft по Excel для Mac

На панели отображаются связи между книгами, а не обычные кликабельные гиперссылки. Гиперссылка при нажатии может открывать веб-страницу или другой файл; внешняя ссылка на книгу передает значения в формулы. Microsoft разделяет эти функции, поэтому удаление гиперссылки не удаляет зависимость формулы от другой книги. Microsoft: Исправление поврежденных ссылок на данные книг в Excel для Mac

2. Выясните, для чего используется каждая ссылка

Формула, ссылающаяся на другую книгу, часто содержит имя исходного файла в квадратных скобках, например [Budget.xlsx], за которым следуют имя листа и ссылка на ячейку. Если исходная книга закрыта, формула может также содержать полный путь к файлу. Поиск [ в формулах книги — практичный способ обнаружить многие внешние ссылки; на Mac выберите Правка > Найти или нажмите Command-F, а затем выполните поиск по книге. Относитесь к этому как к подсказке, а не как к полной проверке: ссылки также могут храниться в именах, объектах или диаграммах. Microsoft: Исправление ошибок в формулах в Excel для Mac

Microsoft отмечает, что внешние ссылки могут присутствовать в ячейках листа, определенных именах, объектах (таких как текстовые поля и фигуры), названиях диаграмм и рядах данных диаграмм. Если речь идет о диаграмме, выберите название или ряд данных и проверьте формулу в строке формул на наличие ссылки на внешнюю книгу. Проверьте имена через элементы управления диспетчера имен Excel, если поиск по формулам и панель «Ссылки на книги» оставили вопросы без ответа. Microsoft: Обнаружены внешние ссылки

3. Проверьте запросы и внешние подключения к данным отдельно

Панель «Ссылки на книги» — неподходящее место для отслеживания всех способов получения внешних данных книгой. Если в файле используется Power Query или команда Получить данные, Microsoft рекомендует пользователям Mac управлять этими источниками и обновлять их на панели Запросы и подключения. Проверьте имена запросов и подключений и определите, указывают ли они на файлы, базы данных или онлайн-источники, к которым у получателя есть доступ. Эти подключения отличаются от формул, связывающих ячейки в другой книге. Microsoft: Исправление поврежденных ссылок на данные книг в Excel для Mac и Microsoft: Создание, изменение подключений к внешним данным и управление ими

4. Решите, сохранить, заменить или разорвать связь с книгой

Сохраняйте связь, если получателю необходимо обновление данных и у него будет доступ к исходной книге. Убедитесь, что расположение файла стабильно, и сообщите получателю, какой исходный файл или общий ресурс требуется. Если исходный файл был перемещен, перейдите в Данные > Ссылки на книги, выберите ссылку, нажмите Дополнительно … > Изменить источник, укажите правильный файл и обновите его перед отправкой. Ссылка, которая обновляется на вашем Mac, все равно может выдать ошибку у пользователя, не имеющего доступа к этому файлу или расположению.

Если получателю нужны только текущие результаты, разрыв связи преобразует формулы, ссылающиеся на исходную книгу, в их текущие вычисленные значения. На Mac выберите ссылку в разделе Ссылки на книги, нажмите Дополнительно … > Разорвать связи и подтвердите действие, убедившись, что формулы вам больше не понадобятся. Microsoft предупреждает, что это действие нельзя отменить; сначала сохраните отдельную копию. Разрыв связей лишает формулы возможности обновляться из источника, поэтому обязательно перепроверьте важные итоги и расчеты после этого. Microsoft: Исправление поврежденных ссылок на данные книг в Excel для Mac

5. Выполните финальную проверку с учетом ограничений

После изменения или разрыва связей сохраните книгу, закройте ее и откройте снова, чтобы проверить наличие предупреждений об обновлении или видимых ошибок. Снова откройте Данные > Ссылки на книги и повторите проверки формул, диаграмм, имен и подключений, актуальные для книги. В документации по инспектору документов Microsoft указано, что он находит внешние ссылки, которые появляются в соответствующем диалоговом окне связей, и не может удалить их автоматически; эта страница описывает элементы управления Windows, поэтому не стоит рассчитывать на то, что на Mac доступен точно такой же интерфейс. Microsoft: Обнаружены внешние ссылки

В приведенных источниках нет единой задокументированной команды для Mac, которая гарантировала бы обнаружение абсолютно всех внешних зависимостей. Панель «Ссылки на книги», поиск по формулам, проверка диаграмм и имен, а также панель «Запросы и подключения» охватывают разные случаи. Если вам необходимо получить полностью автономный файл, проверьте каждую категорию и протестируйте сохраненную копию без обращения к исходным файлам перед отправкой.

Источники