قبل مشاركة ملف Excel من جهاز Mac الخاص بك، تحقق من البيانات > روابط المصنف للبحث عن مراجع لمصنفات أخرى، ثم افحص الصيغ، والأسماء المحددة، والمخططات، واتصالات البيانات بحثًا عن أي شيء قد لا يظهره الجزء. يمكن أن يعتمد رابط المصنف على ملف مصدر منفصل، لذلك قد يرى المستلمون قيمًا قديمة أو يتعذر عليهم تحديث البيانات إذا كان هذا المصدر غير متاح. يُعد أمر "روابط المصنف" في Excel for Mac فحصًا أوليًا مفيدًا، ولكن Microsoft لا توثقه على أنه فحص كامل لكل تبعية خارجية.

1. التحقق من جزء "روابط المصنف" في Excel for Mac

افتح المصنف الذي تخطط لإرساله واختر البيانات > روابط المصنف. إذا أظهر Excel رسالة صفراء تفيد بأنه تعذر تحديث قيم المصنف المرتبط، فاختر إدارة روابط المصنف من التحذير. تذكر Microsoft أن أمر "روابط المصنف" يكون غير متاح عندما لا يحتوي المصنف على أي روابط تم التعرف عليها. راجع كل مصنف مصدر مدرج وقرر ما إذا كان ينبغي للمستلم الاحتفاظ باتصال مباشر به. تعليمات Microsoft الخاصة بـ Excel for Mac

يُبلغ الجزء عن الروابط بين المصنفات وبعضها، وليس عن الارتباطات التشعبية العادية القابلة للنقر. قد يؤدي الارتباط التشعبي إلى فتح صفحة ويب أو ملف آخر عند النقر فوقه؛ بينما يوفر مرجع المصنف الخارجي قيمًا للصيغ. تتعامل Microsoft مع هذه الميزات على أنها مختلفة، لذا فإن إزالة ارتباط تشعبي لا تزيل تبعية الصيغة لمصنف آخر. Microsoft: إصلاح روابط المصنفات المعطلة إلى البيانات في Excel for Mac

2. معرفة الغرض من استخدام كل رابط

غالبًا ما تتضمن الصيغة التي تشير إلى مصنف آخر اسم الملف المصدر بين قوسين معقوفين، مثل [Budget.xlsx]، متبوعًا باسم ورقة ومرجع خلية. إذا كان المصنف المصدر مغلقًا، فقد تتضمن الصيغة أيضًا مسار الملف بالكامل. ابحث في صيغ المصنف عن [ كطريقة عملية لاكتشاف العديد من المراجع الخارجية؛ على جهاز Mac، استخدم تعديل > بحث أو اضغط على Command-F، ثم ابحث في المصنف. تعامل مع هذا كدليل استرشادي وليس كتدقيق كامل: إذ يمكن أيضًا تخزين الروابط في الأسماء، أو الكائنات، أو المخططات. Microsoft: كيفية إصلاح أخطاء الصيغ في Excel for Mac

تسرد Microsoft المراجع الخارجية في خلايا ورقة العمل، والأسماء المحددة، والكائنات مثل مربعات النصوص والأشكال، وعناوين المخططات، وسلاسل بيانات المخططات. بالنسبة للمخطط، حدد العنوان أو سلسلة بيانات وافحص صيغتها في شريط الصيغة للبحث عن مرجع لمصنف خارجي. راجع الأسماء من خلال عناصر التحكم في إدارة الأسماء في Excel إذا ترك البحث في الصيغ وجزء "روابط المصنف" مسألة دون حل. Microsoft: العثور على روابط خارجية

3. التحقق من الاستعلامات واتصالات البيانات الخارجية بشكل منفصل

لا يُعد "روابط المصنف" المكان المناسب لمراجعة كل طريقة يحصل بها المصنف على بيانات خارجية. إذا كان الملف يستخدم Power Query أو الحصول على البيانات، فإن Microsoft توجه مستخدمي Mac إلى إدارة هذه المصادر وتحديثها في جزء الاستعلامات والاتصالات. افحص أسماء الاستعلامات والاتصالات وحدد ما إذا كانت تشير إلى ملفات أو قواعد بيانات أو مصادر عبر الإنترنت يمكن للمستلم الوصول إليها. تختلف هذه الاتصالات عن الصيغ التي تربط الخلايا في مصنف آخر. Microsoft: إصلاح روابط المصنفات المعطلة إلى البيانات في Excel for Mac وMicrosoft: إنشاء الاتصالات بالبيانات الخارجية وتعديلها وإدارتها

4. اختيار ما إذا كنت تريد الاحتفاظ برابط المصنف أو استبداله أو كسره

احتفظ بالرابط عندما يحتاج المستلم إلى تحديث البيانات وسيكون لديه حق الوصول إلى المصنف المصدر. تأكد من أن الموقع مستقر وأخبر المستلم بالملف المصدر أو الموقع المشترك المطلوب. إذا تم نقل الملف المصدر، فاستخدم البيانات > روابط المصنف، وحدد الرابط، واختر المزيد … > تغيير المصدر، وتصفح للوصول إلى الملف الصحيح، ثم قم بتحديثه قبل المشاركة. قد يظل الرابط الذي يتم تحديثه على جهاز Mac الخاص بك يتعذر تحديثه بالنسبة لشخص ليس لديه حق الوصول إلى ذلك الملف أو الموقع.

إذا كان المستلم يحتاج فقط إلى النتائج الحالية، فإن كسر الرابط يحول الصيغ التي تشير إلى المصنف المصدر إلى قيمها المحسوبة الحالية. على جهاز Mac، حدد الرابط في روابط المصنف، واختر المزيد … > كسر الروابط، وتأكد من إمكانية الاستغناء عن الصيغ. تحذر Microsoft من أنه لا يمكن التراجع عن هذا الإجراء؛ احفظ نسخة منفصلة أولاً. يؤدي كسر الروابط إلى إزالة قدرة تلك الصيغ على التحديث من المصدر، لذا راجع الإجماليات والمخرجات المهمة بعد ذلك. Microsoft: إصلاح روابط المصنفات المعطلة إلى البيانات في Excel for Mac

5. إجراء فحص نهائي، مع مراعاة القيود الواضحة

بعد تغيير الروابط أو كسرها، احفظ المصنف وأغلقه وأعد فتحه للتحقق من وجود تحذيرات التحديث أو الأخطاء المرئية. أعد زيارة البيانات > روابط المصنف وكرر عمليات التحقق من الصيغ والمخططات والأسماء والاتصالات التي تنطبق على المصنف. تنص وثائق فاحص المستندات (Document Inspector) من Microsoft على أنه يحدد الروابط الخارجية التي تظهر في مربع حوار الروابط الخاص به ولا يمكنه إزالة تلك الروابط نيابة عنك؛ تصف الصفحة عناصر تحكم Windows، لذا لا تفترض أن واجهتها الدقيقة متوفرة على Mac. Microsoft: العثور على روابط خارجية

لا يوجد أمر Mac واحد موثق في هذه المصادر يضمن اكتشاف كل تبعية خارجية. تغطي "روابط المصنف"، والبحث في الصيغ، وفحص المخططات والأسماء، و"الاستعلامات والاتصالات" حالات مختلفة. إذا كنت بحاجة إلى التأكد من أن الملف قائم بذاته تمامًا، فتحقق من كل فئة ذات صلة واختبر النسخة المحفوظة دون الاعتماد على الملفات المصدر الأصلية قبل إرسالها.

المصادر