Antes de compartilhar um arquivo do Excel a partir do seu Mac, verifique Dados > Links da Pasta de Trabalho para referências a outras pastas de trabalho e, em seguida, inspecione fórmulas, nomes definidos, gráficos e conexões de dados em busca de qualquer item que o painel possa não mostrar. O link de uma pasta de trabalho pode depender de um arquivo de origem separado, portanto, os destinatários podem ver valores desatualizados ou não conseguir atualizar os dados se essa origem estiver indisponível. O comando Links da Pasta de Trabalho do Excel para Mac é uma primeira verificação útil, mas a Microsoft não o documenta como uma varredura completa de todas as dependências externas.

1. Verifique o painel Links da Pasta de Trabalho no Excel para Mac

Abra a pasta de trabalho que você planeja enviar e selecione Dados > Links da Pasta de Trabalho. Se o Excel exibir uma mensagem amarela informando que não foi possível atualizar os valores da pasta de trabalho vinculada, escolha Gerenciar Links da Pasta de Trabalho no próprio aviso. A Microsoft afirma que o comando Links da Pasta de Trabalho fica indisponível quando a pasta de trabalho não contém links reconhecidos. Analise cada pasta de trabalho de origem listada e decida se o destinatário deve manter uma conexão ativa com ela. Instruções da Microsoft para o Excel para Mac

O painel relata links de pasta de trabalho para pasta de trabalho, e não hiperlinks comuns clicáveis. Um hiperlink pode abrir uma página da Web ou outro arquivo ao ser clicado; uma referência externa de pasta de trabalho fornece valores para fórmulas. A Microsoft trata esses recursos como diferentes, portanto, remover um hiperlink não remove a dependência de uma fórmula em relação a outra pasta de trabalho. Microsoft: Corrigir links corrompidos de pastas de trabalho para dados no Excel para Mac

2. Descubra para que cada link é usado

Uma fórmula que faz referência a outra pasta de trabalho geralmente inclui o nome do arquivo de origem entre colchetes, como [Budget.xlsx], seguido pelo nome de uma planilha e pela referência da célula. Com a pasta de trabalho de origem fechada, uma fórmula também pode incluir o caminho completo do arquivo. Pesquisar por [ nas fórmulas da pasta de trabalho é uma maneira prática de identificar muitas referências externas; no Mac, use Editar > Localizar ou pressione Command-F e pesquise na pasta de trabalho. Trate isso como uma pista, não como uma auditoria completa: links também podem ser armazenados em nomes, objetos ou gráficos. Microsoft: Como corrigir erros de fórmula no Excel para Mac

A Microsoft lista referências externas em células da planilha, nomes definidos, objetos como caixas de texto e formas, títulos de gráficos e séries de dados de gráficos. Para um gráfico, selecione o título ou uma série de dados e inspecione a fórmula na barra de fórmulas em busca de uma referência a uma pasta de trabalho externa. Revise os nomes por meio dos controles de gerenciamento de nomes do Excel se a pesquisa de fórmulas e o painel Links da Pasta de Trabalho deixarem alguma dúvida não resolvida. Microsoft: Links externos encontrados

3. Verifique consultas e conexões de dados externas separadamente

O painel Links da Pasta de Trabalho não é o local adequado para revisar todas as maneiras pelas quais uma pasta de trabalho obtém dados externos. Se o arquivo usar o Power Query ou Obter Dados, a Microsoft orienta os usuários de Mac a gerenciar e atualizar essas fontes no painel Consultas e Conexões. Inspecione os nomes das consultas e conexões e determine se eles apontam para arquivos, bancos de dados ou fontes online aos quais o destinatário tem acesso. Essas conexões são distintas de fórmulas que vinculam células em outra pasta de trabalho. Microsoft: Corrigir links corrompidos de pastas de trabalho para dados no Excel para Mac e Microsoft: Criar, editar e gerenciar conexões com dados externos

4. Escolha se deseja manter, substituir ou quebrar o link de uma pasta de trabalho

Mantenha o link quando o destinatário precisar que os dados sejam atualizados e tiver acesso à pasta de trabalho de origem. Confirme se o local é estável e informe ao destinatário qual arquivo de origem ou local compartilhado é necessário. Se o arquivo de origem mudou de lugar, use Dados > Links da Pasta de Trabalho, selecione o link, escolha Mais … > Alterar Fonte, navegue até o arquivo correto e atualize-o antes de compartilhar. Um link que é atualizado no seu Mac ainda pode falhar para alguém sem acesso àquele arquivo ou local.

Se o destinatário precisar apenas dos resultados atuais, a quebra do link converte as fórmulas que se referem à pasta de trabalho de origem em seus valores calculados atuais. No Mac, selecione o link em Links da Pasta de Trabalho, escolha Mais … > Quebrar Links e confirme que pode abrir mão das fórmulas. A Microsoft adverte que essa ação não pode ser desfeita; salve uma cópia separada primeiro. Quebrar links remove a capacidade de atualização dessas fórmulas a partir da origem, portanto, revise os totais e resultados importantes em seguida. Microsoft: Corrigir links corrompidos de pastas de trabalho para dados no Excel para Mac

5. Faça uma verificação final, ciente dos limites

Depois de alterar ou quebrar links, salve a pasta de trabalho, feche-a e reabra-a para verificar se há avisos de atualização ou erros visíveis. Acesse novamente Dados > Links da Pasta de Trabalho e repita as verificações de fórmula, gráfico, nome e conexão aplicáveis à pasta de trabalho. A documentação do Inspecionar Documento da Microsoft afirma que ele identifica links externos que aparecem em sua caixa de diálogo de links e não pode remover esses links para você; a página descreve controles do Windows, portanto, não presuma que a interface exata esteja disponível no Mac. Microsoft: Links externos encontrados

Não há um comando único documentado para Mac nessas fontes que garanta a detecção de todas as dependências externas. Links da Pasta de Trabalho, pesquisa de fórmulas, inspeção de gráficos e nomes, e Consultas e Conexões abrangem casos diferentes. Se precisar garantir um arquivo totalmente autônomo, verifique cada categoria relevante e teste a cópia salva sem depender dos arquivos de origem originais antes de enviá-la.

Fontes