अपने Mac से Excel फ़ाइल शेयर करने से पहले, अन्य वर्कबुक के संदर्भों के लिए Data > Workbook Links देखें, फिर ऐसी किसी भी चीज़ के लिए फ़ॉर्मूले, तय किए गए नाम (defined names), चार्ट और डेटा कनेक्शन की जांच करें जो शायद फलक (pane) में न दिखे। कोई वर्कबुक लिंक किसी अलग सोर्स फ़ाइल पर निर्भर हो सकता है, इसलिए यदि वह सोर्स उपलब्ध नहीं है, तो प्राप्तकर्ताओं को पुराने मान दिख सकते हैं या वे डेटा रीफ़्रेश करने में असमर्थ हो सकते हैं। Mac के लिए Excel का Workbook Links कमांड शुरुआती जांच के लिए उपयोगी है, लेकिन Microsoft इसे प्रत्येक बाहरी निर्भरता के पूर्ण स्कैन के रूप में प्रमाणित नहीं करता है।

1. Mac के लिए Excel में Workbook Links फलक की जांच करें

वह वर्कबुक खोलें जिसे आप भेजना चाहते हैं और Data > Workbook Links चुनें। यदि Excel एक पीला संदेश दिखाता है कि वह लिंक किए गए वर्कबुक मानों को रीफ़्रेश नहीं कर सका, तो चेतावनी से Manage Workbook Links चुनें। Microsoft का कहना है कि जब वर्कबुक में कोई मान्यता प्राप्त लिंक नहीं होता है, तो Workbook Links कमांड अनुपलब्ध होता है। सूचीबद्ध प्रत्येक सोर्स वर्कबुक की समीक्षा करें और तय करें कि क्या प्राप्तकर्ता को उससे लाइव कनेक्शन बनाए रखना चाहिए। Mac के लिए Excel हेतु Microsoft के निर्देश

यह फलक वर्कबुक-टू-वर्कबुक लिंक की रिपोर्ट करता है, सामान्य क्लिक करने योग्य हाइपरलिंक की नहीं। क्लिक करने पर हाइपरलिंक कोई वेबपेज या अन्य फ़ाइल खोल सकता है; वहीं एक बाहरी वर्कबुक संदर्भ फ़ॉर्मूलों को मान (values) प्रदान करता है। Microsoft इन्हें अलग-अलग सुविधाओं के रूप में मानता है, इसलिए किसी हाइपरलिंक को हटाने से किसी अन्य वर्कबुक पर फ़ॉर्मूले की निर्भरता समाप्त नहीं होती है। Microsoft: Mac के लिए Excel में डेटा के टूटे हुए वर्कबुक लिंक ठीक करें

2. पता लगाएं कि प्रत्येक लिंक किसलिए उपयोग किया गया है

किसी अन्य वर्कबुक को संदर्भित करने वाले फ़ॉर्मूले में अक्सर चौकोर कोष्ठक में सोर्स फ़ाइल नाम शामिल होता है, जैसे कि [Budget.xlsx], जिसके बाद शीट का नाम और सेल संदर्भ होता है। सोर्स वर्कबुक बंद होने पर, फ़ॉर्मूले में पूरा फ़ाइल पथ भी शामिल हो सकता है। कई बाहरी संदर्भों को पहचानने के व्यावहारिक तरीके के रूप में वर्कबुक के फ़ॉर्मूलों में [ खोजें; Mac पर, Edit > Find का उपयोग करें या Command-F दबाएं, फिर वर्कबुक में खोजें। इसे केवल एक संकेत मानें, पूर्ण ऑडिट नहीं: लिंक नामों, ऑब्जेक्ट्स या चार्ट्स में भी संग्रहीत हो सकते हैं। Microsoft: Mac के लिए Excel में फ़ॉर्मूला त्रुटियों को कैसे ठीक करें

Microsoft वर्कशीट सेल, तय किए गए नामों (defined names), टेक्स्ट बॉक्स और शेप्स जैसी वस्तुओं, चार्ट शीर्षकों और चार्ट डेटा श्रृंखलाओं में बाहरी संदर्भों को सूचीबद्ध करता है। किसी चार्ट के लिए, शीर्षक या डेटा श्रृंखला का चयन करें और किसी बाहरी वर्कबुक संदर्भ के लिए फ़ॉर्मूला बार में इसके फ़ॉर्मूले का निरीक्षण करें। यदि फ़ॉर्मूला खोज और Workbook Links फलक से समस्या हल नहीं होती है, तो Excel के नाम-प्रबंधन (name-management) नियंत्रणों के माध्यम से नामों की समीक्षा करें। Microsoft: बाहरी लिंक मिले

3. क्वेरीज़ और बाहरी डेटा कनेक्शन की अलग से जांच करें

वर्कबुक द्वारा बाहरी डेटा प्राप्त करने के हर तरीके की समीक्षा करने के लिए Workbook Links सही जगह नहीं है। यदि फ़ाइल Power Query या Get Data का उपयोग करती है, तो Microsoft Mac उपयोगकर्ताओं को Queries & Connections फलक में उन स्रोतों को प्रबंधित और रीफ़्रेश करने का निर्देश देता है। क्वेरी और कनेक्शन नामों का निरीक्षण करें और निर्धारित करें कि क्या वे ऐसी फ़ाइलों, डेटाबेसों या ऑनलाइन स्रोतों की ओर इंगित करते हैं जिन्हें प्राप्तकर्ता एक्सेस कर सकता है। ये कनेक्शन किसी अन्य वर्कबुक में सेल को लिंक करने वाले फ़ॉर्मूलों से भिन्न होते हैं। Microsoft: Mac के लिए Excel में डेटा के टूटे हुए वर्कबुक लिंक ठीक करें और Microsoft: बाहरी डेटा के कनेक्शन बनाएं, संपादित करें और प्रबंधित करें

4. चुनें कि वर्कबुक लिंक को रखना है, बदलना है या तोड़ना है

लिंक को तब बनाए रखें जब प्राप्तकर्ता को डेटा अपडेट करने की आवश्यकता हो और उसके पास सोर्स वर्कबुक का एक्सेस होगा। पुष्टि करें कि लोकेशन स्थिर है और प्राप्तकर्ता को बताएं कि किस सोर्स फ़ाइल या शेयर किए गए स्थान की आवश्यकता है। यदि सोर्स फ़ाइल स्थानांतरित हो गई है, तो Data > Workbook Links का उपयोग करें, लिंक चुनें, More … > Change Source चुनें, सही फ़ाइल पर ब्राउज़ करें, और शेयर करने से पहले इसे रीफ़्रेश करें। आपके Mac पर रीफ़्रेश होने वाला लिंक उस व्यक्ति के लिए विफल हो सकता है जिसके पास उस फ़ाइल या स्थान का एक्सेस नहीं है।

यदि प्राप्तकर्ता को केवल वर्तमान परिणामों की आवश्यकता है, तो किसी लिंक को तोड़ने (breaking) से सोर्स वर्कबुक को संदर्भित करने वाले फ़ॉर्मूले उनके वर्तमान परिकलित मानों (calculated values) में परिवर्तित हो जाते हैं। Mac पर, Workbook Links में लिंक चुनें, More … > Break Links चुनें, और पुष्टि करें कि आप फ़ॉर्मूलों के बिना काम चला सकते हैं। Microsoft चेतावनी देता है कि इस क्रिया को पूर्ववत (undo) नहीं किया जा सकता; पहले एक अलग प्रतिलिपि सहेजें। लिंक तोड़ने से उन फ़ॉर्मूलों की सोर्स से अपडेट होने की क्षमता समाप्त हो जाती है, इसलिए बाद में महत्वपूर्ण योगों और आउटपुट की समीक्षा करें। Microsoft: Mac के लिए Excel में डेटा के टूटे हुए वर्कबुक लिंक ठीक करें

5. स्पष्ट सीमाओं के साथ, अंतिम जांच करें

लिंक बदलने या तोड़ने के बाद, वर्कबुक को सहेजें, इसे बंद करें, और रीफ़्रेश चेतावनियों या दृश्यमान त्रुटियों की जांच के लिए इसे फिर से खोलें। Data > Workbook Links पर दोबारा जाएं और वर्कबुक पर लागू होने वाली फ़ॉर्मूला, चार्ट, नाम और कनेक्शन जांच दोहराएं। Microsoft के Document Inspector दस्तावेज़ीकरण का कहना है कि यह उन बाहरी लिंक की पहचान करता है जो इसके लिंक डायलॉग में दिखाई देते हैं और यह आपके लिए उन लिंक को हटा नहीं सकता है; यह पृष्ठ Windows नियंत्रणों का वर्णन करता है, इसलिए यह मानकर न चलें कि इसका सटीक इंटरफ़ेस Mac पर भी उपलब्ध है। Microsoft: बाहरी लिंक मिले

इन स्रोतों में ऐसा कोई एकल प्रलेखित Mac कमांड नहीं है जो प्रत्येक बाहरी निर्भरता की खोज की गारंटी देता हो। Workbook Links, फ़ॉर्मूला खोज, चार्ट और नाम निरीक्षण, और Queries & Connections विभिन्न मामलों को कवर करते हैं। यदि आपको पूरी तरह से आत्मनिर्भर (self-contained) फ़ाइल सुनिश्चित करने की आवश्यकता है, तो प्रत्येक प्रासंगिक श्रेणी को सत्यापित करें और भेजने से पहले मूल सोर्स फ़ाइलों पर निर्भर किए बिना सहेजी गई प्रतिलिपि का परीक्षण करें।

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