Antes de compartir un archivo de Excel desde su Mac, consulte Datos > Vínculos del libro para ver las referencias a otros libros y, a continuación, inspeccione fórmulas, nombres definidos, gráficos y conexiones de datos para detectar cualquier elemento que el panel no muestre. El vínculo de un libro puede depender de un archivo de origen independiente, por lo que los destinatarios podrían ver valores obsoletos o no poder actualizar los datos si ese origen no está disponible. El comando Vínculos del libro de Excel para Mac es una primera comprobación útil, pero Microsoft no documenta que realice un análisis completo de todas las dependencias externas.

1. Compruebe el panel Vínculos del libro en Excel para Mac

Abra el libro que planea enviar y elija Datos > Vínculos del libro. Si Excel muestra un mensaje amarillo indicando que no se pudieron actualizar los valores vinculados del libro, seleccione Administrar vínculos de libros en la advertencia. Microsoft indica que el comando Vínculos del libro no está disponible cuando el libro no contiene vínculos reconocidos. Revise cada libro de origen de la lista y decida si el destinatario debe conservar una conexión activa con él. Instrucciones de Microsoft para Excel para Mac

El panel muestra vínculos de libro a libro, no hipervínculos ordinarios en los que se puede hacer clic. Un hipervínculo puede abrir una página web u otro archivo al hacer clic en él; una referencia externa a un libro proporciona valores a las fórmulas. Microsoft considera que se trata de funciones diferentes, por lo que eliminar un hipervínculo no elimina la dependencia de una fórmula respecto a otro libro. Microsoft: Corregir vínculos rotos a datos en Excel para Mac

2. Averigüe para qué se utiliza cada vínculo

Una fórmula que hace referencia a otro libro suele incluir el nombre del archivo de origen entre corchetes, como [Budget.xlsx], seguido del nombre de una hoja y una referencia de celda. Con el libro de origen cerrado, la fórmula también puede incluir una ruta de archivo completa. Busque [ en las fórmulas del libro como una forma práctica de detectar muchas referencias externas; en Mac, use Edición > Buscar o presione Comando-F y luego busque en el libro. Considere esto como una pista, no como una auditoría completa: los vínculos también pueden almacenarse en nombres, objetos o gráficos. Microsoft: Cómo corregir errores de fórmulas en Excel para Mac

Microsoft incluye referencias externas en celdas de hojas de cálculo, nombres definidos, objetos como cuadros de texto y formas, títulos de gráficos y series de datos de gráficos. En el caso de un gráfico, seleccione el título o una serie de datos e inspeccione su fórmula en la barra de fórmulas para ver si contiene una referencia a un libro externo. Revise los nombres a través de los controles de administración de nombres de Excel si la búsqueda de fórmulas y el panel Vínculos del libro dejan alguna duda sin resolver. Microsoft: Se han encontrado vínculos externos

3. Compruebe las consultas y las conexiones de datos externas por separado

Vínculos del libro no es el lugar adecuado para revisar todas las formas en que un libro obtiene datos externos. Si el archivo utiliza Power Query u Obtener datos, Microsoft indica a los usuarios de Mac que administren y actualicen esos orígenes en el panel Consultas y conexiones. Inspeccione los nombres de las consultas y conexiones y determine si apuntan a archivos, bases de datos u orígenes en línea a los que el destinatario pueda acceder. Estas conexiones son independientes de las fórmulas que vinculan celdas en otro libro. Microsoft: Corregir vínculos rotos a datos en Excel para Mac y Microsoft: Crear, editar y administrar conexiones a datos externos

4. Elija si desea conservar, reemplazar o romper un vínculo del libro

Conserve un vínculo cuando el destinatario necesite que los datos se actualicen y tenga acceso al libro de origen. Confirme que la ubicación sea estable e infórmele al destinatario qué archivo de origen o ubicación compartida se requiere. Si el archivo de origen se movió, use Datos > Vínculos del libro, seleccione el vínculo, elija Más … > Cambiar origen, busque el archivo correcto y actualícelo antes de compartirlo. Un vínculo que se actualiza en su Mac puede fallar para alguien que no tenga acceso a ese archivo o ubicación.

Si el destinatario solo necesita los resultados actuales, romper un vínculo convierte las fórmulas que hacen referencia al libro de origen en sus valores calculados actuales. En Mac, seleccione el vínculo en Vínculos del libro, elija Más … > Romper vínculos y confirme que puede prescindir de las fórmulas. Microsoft advierte que esta acción no se puede deshacer; guarde una copia independiente primero. Romper los vínculos elimina la capacidad de esas fórmulas de actualizarse desde el origen, por lo que debe revisar los totales y resultados importantes después. Microsoft: Corregir vínculos rotos a datos en Excel para Mac

5. Realice una comprobación final, teniendo en cuenta sus límites claros

Después de cambiar o romper vínculos, guarde el libro, ciérrelo y vuelva a abrirlo para verificar si hay advertencias de actualización o errores visibles. Vuelva a consultar Datos > Vínculos del libro y repita las comprobaciones de fórmulas, gráficos, nombres y conexiones que correspondan al libro. La documentación del Inspector de documentos de Microsoft indica que identifica los vínculos externos que aparecen en su cuadro de diálogo de vínculos y que no puede eliminarlos por usted; la página describe controles de Windows, por lo que no debe asumir que su interfaz exacta esté disponible en Mac. Microsoft: Se han encontrado vínculos externos

No existe un comando único documentado para Mac en estas fuentes que garantice la detección de todas las dependencias externas. Vínculos del libro, la búsqueda de fórmulas, la inspección de gráficos y nombres, y Consultas y conexiones cubren casos diferentes. Si necesita asegurarse de que el archivo sea totalmente autónomo, compruebe cada categoría pertinente y pruebe la copia guardada sin depender de los archivos de origen originales antes de enviarla.

Fuentes