Si vous disposez d'un fichier Word original et d'une copie révisée, comparez-les dans Word pour Mac avant d'accepter quoi que ce soit. Word crée un document de comparaison distinct comportant des marques de révision, ce qui vous permet d'examiner les modifications tout en conservant le fichier d'origine intact. Examinez ensuite ces marques et acceptez ou refusez les modifications uniquement dans la copie que vous prévoyez de conserver.

Préparer les deux versions

Identifiez le fichier qui correspond à l'original et celui qui correspond à la version révisée. L'original constitue le point de départ ; le fichier révisé est celui dont vous souhaitez examiner les modifications. Si les noms de fichiers sont similaires, vérifiez d'abord le contenu des documents ou les détails des fichiers afin de ne pas inverser leurs rôles. L'ordre a son importance, car Word génère le résultat de la comparaison à partir de l'original et met en évidence les différences apportées par la copie révisée.

Fermez les modifications non enregistrées ou enregistrez les fichiers avant de lancer la comparaison. Cela permet de s'assurer que la comparaison s'effectue sur les versions souhaitées. La méthode documentée par Microsoft pour Mac vous permet d'ouvrir l'une ou l'autre des versions en premier, puis de sélectionner les deux fichiers dans la boîte de dialogue de comparaison. Instructions de Microsoft pour Mac sur la comparaison de versions

Comparer les documents dans Word pour Mac

  1. Ouvrez l'un ou l'autre des documents dans Word.
  2. Sous l'onglet Révision, sélectionnez Comparer, puis Comparer des documents. Si le ruban est masqué, développez-le ou élargissez la fenêtre de Word pour faire apparaître l'option.
  3. Dans Document original, choisissez la version initiale.
  4. Dans Document révisé, parcourez vos fichiers pour sélectionner la version modifiée, puis cliquez sur OK.

Word génère une nouvelle copie de comparaison basée sur l'original et met en évidence les modifications introduites par le fichier révisé. Selon Microsoft, le fichier d'origine reste intact. Enregistrez le résultat sous un nom distinct, tel que Draft-comparison.docx, afin de le différencier facilement des deux fichiers sources. Les commandes de comparaison exactes et les options disponibles peuvent varier selon la version de Word ; l'article de Microsoft dédié au Mac s'applique à Word 2019 pour Mac. Si votre version actuelle présente des intitulés différents, utilisez la commande Comparer et vérifiez les fichiers Original et Révisé sélectionnés avant de poursuivre.

Examiner la comparaison avant de prendre une décision

Considérez le nouveau fichier comme un outil de relecture, et non comme une validation des modifications correctes. Parcourez les modifications signalées du début à la fin. Pour chaque insertion, suppression ou changement de mise en forme, observez la phrase ou la section environnante et déterminez si la version révisée préserve le sens et la structure prévus. Examinez également les commentaires séparément : un commentaire peut expliquer une proposition de modification, mais il ne constitue pas la modification en lui-même.

Si le résultat est trop chargé, ouvrez les options de comparaison accessibles depuis la boîte de dialogue Comparer et ajustez les types de modifications affichés par Word. La page d'assistance pour Mac mentionne une commande d'options permettant de modifier les paramètres de comparaison et le niveau de détail, bien que les dénominations puissent différer d'une version à l'autre. Réduire les détails visuels peut s'avérer utile pour un document volumineux, mais évitez de masquer les catégories que vous devez impérativement vérifier ; en cas de doute, revenez à un affichage complet avant de finaliser.

N'accepter que les modifications vérifiées

Une fois le document de comparaison examiné, utilisez l'onglet Révision de Word pour naviguer d'une modification à l'autre à l'aide des boutons Suivant ou Précédent. Choisissez Accepter ou Refuser pour chaque modification au fur et à mesure. Microsoft préconise d'accepter ou de refuser les modifications une par une, en progressant de manière séquentielle dans le document. Instructions de Microsoft pour la vérification du suivi des modifications

Ne cliquez pas sur Accepter toutes les modifications simplement pour effacer les marques de révision, à moins d'avoir décidé que chaque modification doit être conservée. L'acceptation rend une modification avec suivi définitive dans ce document ; le refus la supprime. Le mode d'affichage Aucune marque ne fait que masquer temporairement les révisions et ne remplace donc pas leur acceptation ou leur refus. Conservez les fichiers originaux et révisés jusqu'à ce que vous ayez validé la copie revue et que vous l'ayez enregistrée sous un nom de fichier final explicite.

Si la commande Comparer est absente ou si le résultat semble anormal

Vérifiez tout d'abord que vous utilisez l'application de bureau Word et que vous vous trouvez bien sous l'onglet Révision. L'article d'assistance de Microsoft dédié à la comparaison sur Mac indique le chemin Révision > Comparer > Comparer des documents pour Word 2019 pour Mac ; cela ne garantit pas que toutes les versions actuelles disposent de menus identiques. Si votre version installée de Word ne comporte pas cette commande, consultez son aide intégrée ou le support Microsoft pour cette édition, plutôt que de vous fier à une commande issue d'une autre plateforme.

Si le document généré présente de nombreuses différences inattendues, assurez-vous d'avoir sélectionné les bons fichiers d'origine et révisés et qu'il s'agit bien de documents Word comparables. La comparaison est conçue pour identifier les différences entre deux versions ; elle ne juge pas de la pertinence d'une formulation ni de l'opportunité d'un changement de mise en forme. Examinez les passages marqués en contexte avant de les accepter.

Le fait de comparer au préalable vous procure un récapitulatif précis des divergences. Utilisez ce document de résultat distinct pour prendre des décisions réfléchies, et conservez les fichiers sources jusqu'à ce que la relecture soit entièrement terminée.

Sources