Если у вас есть исходный файл Word и измененная копия, сравните их в Word для Mac перед принятием правок. Word создает отдельный документ сравнения с исправлениями, чтобы вы могли изучить изменения, сохранив исходный файл нетронутым. Затем просмотрите эти исправления и принимайте или отклоняйте изменения только в той копии, которую планируете сохранить.

Подготовьте две версии

Определите, какой файл является исходным, а какой — измененной версией. Исходный файл — это отправная точка; измененный файл — это тот, правки в котором вы хотите проверить. Если имена файлов похожи, сначала проверьте содержимое документов или свойства файлов, чтобы не перепутать их роли. Направление имеет значение, поскольку Word формирует результат сравнения на основе оригинала и показывает различия, внесенные измененной копией.

Закройте несохраненные правки или сохраните файлы перед сравнением. Это гарантирует, что при сравнении будут использоваться нужные версии. Официальный порядок действий в Word для Mac позволяет сначала открыть любую из версий, а затем выбрать оба файла в диалоговом окне сравнения. Инструкции Microsoft для Mac по сравнению версий

Сравните документы в Word для Mac

  1. Откройте любой из документов в Word.
  2. На вкладке Рецензирование выберите Сравнить, затем Сравнить документы. Если лента свернута, разверните ее или увеличьте окно Word, чтобы найти этот элемент управления.
  3. В поле Исходный документ выберите начальную версию.
  4. В поле Измененный документ найдите и выберите отредактированную версию, затем нажмите ОК.

Word создаст новую копию для сравнения на основе оригинала и отметит различия, внесенные измененным файлом. По данным Microsoft, исходная копия остается нетронутой. Сохраните результат под отдельным именем, например Draft-comparison.docx, чтобы не перепутать его с исходными файлами. Точные элементы управления сравнением и доступные настройки могут различаться в зависимости от версии Word; статья Microsoft для Mac относится к Word 2019 для Mac, поэтому, если в вашей текущей версии названия отличаются, используйте команду «Сравнить» и перед продолжением убедитесь, что правильно выбрали исходный и измененный файлы.

Изучите результат сравнения перед принятием решений

Относитесь к новому файлу как к режиму предварительного просмотра, а не как к готовому решению о том, какие правки верны. Проработайте отмеченные изменения от начала до конца. Для каждой вставки, удаления или изменения форматирования проверяйте окружающее предложение или раздел и решайте, сохраняет ли измененная версия предполагаемый смысл и структуру. Также отдельно проверяйте примечания: примечание может объяснять предлагаемую правку, но само по себе изменением не является.

Если результат слишком перегружен, откройте параметры сравнения, доступные в диалоговом окне «Сравнить», и настройте типы изменений, которые должен отображать Word. На странице поддержки для Mac описан элемент управления параметрами для изменения настроек сравнения и уровня детализации, хотя названия могут различаться в разных выпусках. Уменьшение визуальной детализации может помочь при работе с длинным файлом, но старайтесь не скрывать категории, которые необходимо проверить; если вы не уверены, вернитесь к более полному представлению перед завершением работы.

Принимайте только те изменения, которые вы просмотрели

После изучения документа сравнения перейдите на вкладку Word Рецензирование для навигации по изменениям с помощью кнопок Далее или Назад. Выбирайте Принять или Отклонить для каждого изменения по мере перехода к нему. В документации Microsoft рекомендуется принимать или отклонять изменения по одному, последовательно перемещаясь по документу. Инструкции Microsoft по проверке отслеживаемых исправлений

Не нажимайте Принять все изменения только для того, чтобы убрать разметку, если вы не решили, что каждое изменение должно остаться. Принятие делает отслеживаемое исправление постоянным в этом документе; отклонение удаляет его. Настройка отображения Без исправлений лишь временно скрывает метки исправлений и не заменяет собой их принятие или отклонение. Сохраняйте исходный и измененный файлы до тех пор, пока не проверите отрецензированную копию и не сохраните ее под понятным окончательным именем.

Если функция «Сравнить» отсутствует или результат выглядит неожиданно

Сначала убедитесь, что вы используете настольное приложение Word и находитесь на вкладке Рецензирование. В статье Microsoft по сравнению документов на Mac указан путь Рецензирование > Сравнить > Сравнить документы для Word 2019 для Mac; из этого не следует, что во всех современных версиях меню устроено одинаково. Если в установленной версии Word эта команда отсутствует, обратитесь к встроенной справке или в службу поддержки Microsoft для этой версии, а не полагайтесь на команды для другой платформы.

Если в результате отображается множество неожиданных различий, убедитесь, что вы выбрали нужные исходный и измененный файлы и что они представляют собой сопоставимые документы Word. Сравнение предназначено для выявления различий между версиями; оно не определяет правильность формулировок и необходимость изменения форматирования. Просматривайте отмеченные фрагменты в контексте перед их принятием.

Предварительное сравнение дает наглядную картину различий. Используйте этот результат для принятия взвешенных решений в отдельном документе и сохраняйте исходные файлы до завершения рецензирования.

Источники