Si tiene un archivo original de Word y una copia revisada, compárelos en Word para Mac antes de aceptar nada. Word crea un documento de comparación independiente con marcas de revisión, lo que le permite inspeccionar los cambios manteniendo el archivo original intacto. Luego, revise esas marcas y acepte o rechace los cambios únicamente en la copia que planea conservar.

Prepare las dos versiones

Identifique cuál es el archivo original y cuál es la versión revisada. El original es el punto de partida; el archivo revisado es aquel cuyas modificaciones desea inspeccionar. Si los nombres de los archivos son similares, compruebe primero el contenido del documento o los detalles del archivo para no invertir sus funciones. El orden es importante porque Word genera el resultado de la comparación a partir del original y muestra las diferencias introducidas por la copia revisada.

Cierre los cambios que no haya guardado o guarde los archivos antes de comparar. Esto ayuda a garantizar que la comparación utilice las versiones deseadas. El flujo de trabajo documentado de Word para Mac le permite abrir primero cualquiera de las dos versiones y luego seleccionar ambos archivos en el cuadro de diálogo de comparación. Instrucciones de Microsoft para comparar versiones en Mac

Compare los documentos en Word para Mac

  1. Abra cualquiera de los dos documentos en Word.
  2. En la pestaña Revisar, seleccione Comparar y, a continuación, Comparar documentos. Si la cinta de opciones está contraída, amplíela o ensanche la ventana de Word para encontrar el control.
  3. En Documento original, elija la versión de partida.
  4. En Documento revisado, busque y seleccione la versión editada, y luego elija Aceptar.

Word creará una nueva copia de comparación basada en el original y marcará las diferencias introducidas por el archivo revisado. Microsoft indica que la copia original permanece intacta. Guarde el resultado con un nombre diferente, como Draft-comparison.docx, para poder distinguirlo de ambos archivos de origen. Los controles de comparación exactos y las opciones de configuración disponibles pueden variar según la versión de Word; el artículo específico de Microsoft para Mac se aplica a Word 2019 para Mac, por lo que si su versión actual presenta etiquetas diferentes, utilice el comando Comparar y verifique los archivos Original y Revisado seleccionados antes de continuar.

Lea la comparación antes de tomar decisiones

Considere el nuevo archivo como una vista de revisión, no como una decisión sobre qué modificaciones son correctas. Examine los cambios marcados de principio a fin. Para cada inserción, eliminación o cambio de formato, revise la frase o sección circundante y decida si la versión revisada preserva el significado y la estructura previstos. Inspeccione también los comentarios por separado: un comentario puede explicar una modificación propuesta, pero no constituye el cambio en sí.

Si el resultado contiene demasiados elementos, abra las opciones de comparación disponibles en el cuadro de diálogo Comparar y ajuste qué tipos de cambios debe mostrar Word. La página de soporte para Mac documenta un control de opciones para modificar la configuración de la comparación y el nivel de detalle, aunque los nombres pueden variar entre versiones. Reducir el detalle visual puede ser útil en un archivo extenso, pero evite ocultar categorías que necesite verificar; vuelva a una vista más completa antes de finalizar si no está seguro.

Acepte solo los cambios que haya revisado

Una vez que haya inspeccionado el documento de comparación, utilice la pestaña Revisar de Word para desplazarse por los cambios con Siguiente o Anterior. Elija Aceptar o Rechazar para cada cambio a medida que llegue a él. Microsoft documenta la aceptación o el rechazo de cambios uno por uno, avanzando por el documento de manera secuencial. Instrucciones de Microsoft para revisar el control de cambios

No elija Aceptar todos los cambios solo para borrar las marcas, a menos que haya decidido que todos los cambios deben permanecer. Aceptar hace que un cambio registrado sea permanente en ese documento; rechazarlo lo elimina. La opción de visualización Sin revisiones solo oculta las marcas de revisión temporalmente, por lo que no sustituye el proceso de aceptarlas o rechazarlas. Conserve los archivos de entrada original y revisado hasta que haya comprobado la copia revisada y la haya guardado con un nombre de archivo definitivo y claro.

Si falta la opción Comparar o el resultado parece inesperado

Primero, confirme que está utilizando la aplicación de escritorio de Word y que se encuentra en la pestaña Revisar. El artículo de comparación específico de Microsoft para Mac indica la ruta Revisar > Comparar > Comparar documentos para Word 2019 para Mac; no establece que todas las ediciones actuales tengan menús idénticos. Si su versión instalada de Word carece del comando, consulte la ayuda integrada o el Soporte técnico de Microsoft para esa versión en lugar de depender de un comando de una plataforma diferente.

Si el resultado muestra muchas diferencias inesperadas, compruebe que haya seleccionado los archivos original y revisado correspondientes y que sean documentos de Word comparables. La comparación tiene como fin identificar diferencias entre versiones; no determina qué redacción es correcta ni si un cambio de formato es conveniente. Revise los pasajes marcados en su contexto antes de aceptarlos.

Comparar primero le proporciona un registro marcado de lo que varía. Utilice ese registro para tomar decisiones deliberadas en el documento de resultados independiente y conserve los archivos de origen hasta finalizar la revisión.

Fuentes