আপনার কাছে যদি একটি মূল Word ফাইল এবং একটি সংশোধিত কপি থাকে, তবে কোনো কিছু গ্রহণ করার আগে Mac-এর জন্য Word-এ সেগুলির তুলনা করুন। Word রিভিশন চিহ্ন সহ একটি পৃথক তুলনামূলক ডকুমেন্ট তৈরি করে, যাতে আপনি মূল ফাইলটি অক্ষত রেখে কী পরিবর্তিত হয়েছে তা পরীক্ষা করতে পারেন। তারপর সেই চিহ্নগুলি পর্যালোচনা করুন এবং আপনি যে কপিটি রাখতে চান শুধুমাত্র সেটিতেই পরিবর্তনগুলি গ্রহণ বা প্রত্যাখ্যান করুন।

সংস্করণ দুটি প্রস্তুত করুন

কোন ফাইলটি মূল এবং কোনটি সংশোধিত সংস্করণ তা চিহ্নিত করুন। মূল ফাইলটি হলো প্রারম্ভিক বিন্দু; সংশোধিত ফাইলটি হলো সেটি যার সম্পাদনাগুলি আপনি পরীক্ষা করতে চান। ফাইলের নামগুলি একই রকম হলে, প্রথমে ডকুমেন্টের বিষয়বস্তু বা ফাইলের বিবরণ যাচাই করে নিন যাতে তাদের ভূমিকা অদলবদল না হয়ে যায়। এই দিকটি গুরুত্বপূর্ণ কারণ Word মূল ফাইলের ওপর ভিত্তি করে তুলনামূলক ফলাফল তৈরি করে এবং সংশোধিত কপির মাধ্যমে আসা পার্থক্যগুলি প্রদর্শন করে।

তুলনা করার আগে অসংরক্ষিত কোনো সম্পাদনা বন্ধ করুন বা ফাইলগুলি সংরক্ষণ (save) করুন। এটি নিশ্চিত করতে সাহায্য করে যে তুলনা প্রক্রিয়ায় আপনার উদ্দেশ্য অনুযায়ী সংস্করণগুলিই ব্যবহৃত হচ্ছে। Word-এর নির্দেশিত Mac ওয়ার্কফ্লো আপনাকে প্রথমে যেকোনো একটি সংস্করণ খোলার অনুমতি দেয়, এবং তারপর তুলনা ডায়ালগে উভয় ফাইল নির্বাচন করতে দেয়। সংস্করণ তুলনা করার জন্য Microsoft-এর Mac সংক্রান্ত নির্দেশাবলী

Mac-এর জন্য Word-এ ডকুমেন্টগুলি তুলনা করুন

  1. Word-এ যেকোনো একটি ডকুমেন্ট খুলুন।
  2. Review ট্যাবে, Compare এবং তারপর Compare Documents নির্বাচন করুন। রিবনটি গুটিয়ে থাকলে, কন্ট্রোলটি খুঁজে পেতে এটি প্রসারিত করুন বা Word উইন্ডোটি প্রশস্ত করুন।
  3. Original document-এ, প্রারম্ভিক সংস্করণটি বেছে নিন।
  4. Revised document-এ, ব্রাউজ করে সম্পাদিত সংস্করণটি নির্বাচন করুন, তারপর OK বেছে নিন।

Word মূল ফাইলের ওপর ভিত্তি করে একটি নতুন তুলনামূলক কপি তৈরি করে এবং সংশোধিত ফাইলের মাধ্যমে যুক্ত হওয়া পার্থক্যগুলি চিহ্নিত করে। Microsoft-এর মতে মূল কপিটি অপরিবর্তিত থাকে। ফলাফলটি একটি স্বতন্ত্র নামে সংরক্ষণ করুন, যেমন Draft-comparison.docx, যাতে আপনি এটিকে উভয় ইনপুট ফাইল থেকে আলাদা করতে পারেন। Word-এর সংস্করণভেদে সুনির্দিষ্ট তুলনামূলক কন্ট্রোল এবং উপলভ্য সেটিংস পরিবর্তিত হতে পারে; Microsoft-এর Mac-নির্দিষ্ট নিবন্ধটি Word 2019 for Mac-এর জন্য প্রযোজ্য, তাই আপনার বর্তমান সংস্করণে ভিন্ন লেবেল প্রদর্শিত হলে, Compare কমান্ডটি ব্যবহার করুন এবং এগিয়ে যাওয়ার আগে নির্বাচিত Original এবং Revised ফাইলগুলি যাচাই করে নিন।

সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগে তুলনাটি পড়ে দেখুন

নতুন ফাইলটিকে একটি পর্যালোচনার মাধ্যম হিসেবে বিবেচনা করুন, কোন সম্পাদনাগুলি সঠিক সে বিষয়ে চূড়ান্ত সিদ্ধান্ত হিসেবে নয়। চিহ্নিত পরিবর্তনগুলি শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত ভালোভাবে দেখে নিন। প্রতিটি সংযোজন, বর্জন বা ফর্ম্যাটিং পরিবর্তনের জন্য, আশেপাশের বাক্য বা অনুচ্ছেদটি পরীক্ষা করুন এবং সিদ্ধান্ত নিন যে সংশোধিত সংস্করণটি কাঙ্ক্ষিত অর্থ ও গঠন বজায় রাখছে কি না। এছাড়াও মন্তব্যগুলি আলাদাভাবে পরীক্ষা করুন: একটি মন্তব্য প্রস্তাবিত সম্পাদনার ব্যাখ্যা দিতে পারে, কিন্তু এটি নিজে কোনো পরিবর্তন নয়।

ফলাফলটি যদি খুব বেশি জটিল বা ঘিঞ্জি মনে হয়, তবে Compare ডায়ালগ থেকে তুলনামূলক অপশনগুলি খুলুন এবং Word কী ধরনের পরিবর্তন প্রদর্শন করবে তা সামঞ্জস্য করুন। Mac সহায়তা পৃষ্ঠায় তুলনামূলক সেটিংস এবং বিস্তারিত মাত্রার স্তর পরিবর্তনের জন্য একটি অপশন নিয়ন্ত্রণের বিবরণ রয়েছে, যদিও রিলিজভেদে নামগুলি ভিন্ন হতে পারে। ভিজ্যুয়াল বিশদ কমানো একটি দীর্ঘ ফাইলের ক্ষেত্রে সাহায্য করতে পারে, তবে আপনার পরীক্ষা করা প্রয়োজন এমন বিভাগগুলি লুকানো এড়িয়ে চলুন; নিশ্চিত না হলে চূড়ান্ত করার আগে সম্পূর্ণ ভিউতে ফিরে যান।

শুধুমাত্র আপনার পর্যালোচনা করা পরিবর্তনগুলি গ্রহণ করুন

একবার আপনি তুলনামূলক ডকুমেন্টটি পরীক্ষা করে নিলে, Word-এর Review ট্যাব ব্যবহার করে Next বা Previous দিয়ে পরিবর্তনগুলির মধ্যে নেভিগেট করুন। প্রতিটি পরিবর্তনের কাছে পৌঁছানোর পর সেটির জন্য Accept অথবা Reject বেছে নিন। Microsoft পরিবর্তনগুলি একে একে গ্রহণ বা প্রত্যাখ্যান করার এবং ক্রমানুসারে ডকুমেন্টের মধ্য দিয়ে অগ্রসর হওয়ার পরামর্শ দেয়। Microsoft-এর ট্র্যাক করা পরিবর্তন পর্যালোচনার নির্দেশাবলী

সব পরিবর্তন বজায় রাখার সিদ্ধান্ত না নিয়ে থাকলে শুধুমাত্র মার্কআপ মুছে ফেলার জন্য Accept All Changes নির্বাচন করবেন না। গ্রহণ করলে সেই ডকুমেন্টে ট্র্যাক করা পরিবর্তনটি স্থায়ী হয়ে যায়; প্রত্যাখ্যান করলে তা মুছে যায়। No Markup ডিসপ্লে সেটিং শুধুমাত্র অস্থায়ীভাবে রিভিশন চিহ্নগুলি লুকিয়ে রাখে, তাই এটি পরিবর্তন গ্রহণ বা প্রত্যাখ্যান করার বিকল্প নয়। যতক্ষণ না আপনি পর্যালোচিত কপিটি পরীক্ষা করে একটি স্পষ্ট চূড়ান্ত ফাইলের নামে সংরক্ষণ করছেন, ততক্ষণ মূল এবং সংশোধিত ইনপুট ফাইলগুলি সংরক্ষণ করে রাখুন।

Compare অপশনটি না থাকলে বা ফলাফল অপ্রত্যাশিত দেখালে

প্রথমে নিশ্চিত করুন যে আপনি ডেস্কটপ Word অ্যাপ ব্যবহার করছেন এবং আপনি Review ট্যাবে আছেন। Word 2019 for Mac-এর জন্য Microsoft-এর Mac-নির্দিষ্ট তুলনা নিবন্ধে Review > Compare > Compare Documents-এর কথা উল্লেখ করা হয়েছে; তবে এটি নিশ্চিত করে না যে প্রতিটি বর্তমান সংস্করণে অভিন্ন মেনু রয়েছে। আপনার ইনস্টল করা Word সংস্করণে কমান্ডটি না থাকলে, ভিন্ন প্ল্যাটফর্মের কমান্ডের ওপর নির্ভর না করে সেই সংস্করণের জন্য এর নিজস্ব সহায়তা (built-in help) বা Microsoft Support-এর পরামর্শ নিন।

আউটপুটে যদি অনেক অপ্রত্যাশিত পার্থক্য দেখা যায়, তবে যাচাই করুন যে আপনি সঠিক মূল এবং সংশোধিত ফাইলগুলি নির্বাচন করেছেন এবং সেগুলি তুলনার উপযুক্ত Word ডকুমেন্ট কি না। তুলনার উদ্দেশ্য হলো সংস্করণগুলির মধ্যে পার্থক্য শনাক্ত করা; কোন শব্দচয়নটি সঠিক বা কোনো ফর্ম্যাটিং পরিবর্তন কাঙ্ক্ষিত কি না তা এটি নির্ধারণ করে না। চিহ্নিত অংশগুলি গ্রহণ করার আগে প্রাসঙ্গিকভাবে সেগুলি পর্যালোচনা করুন।

আগে তুলনা করে নিলে কী কী পার্থক্য রয়েছে তার একটি চিহ্নিত রেকর্ড পাওয়া যায়। আলাদা ফলাফল ডকুমেন্টে সুবিবেচিত সিদ্ধান্ত নিতে সেই রেকর্ডটি ব্যবহার করুন এবং পর্যালোচনা সম্পূর্ণ না হওয়া পর্যন্ত সোর্স ফাইলগুলি সংরক্ষণ করে রাখুন।

তথ্যসূত্র