إذا كان لديك ملف Word أصلي ونسخة منقحة، فقارن بينهما في Word لـ Mac قبل قبول أي شيء. يُنشئ Word مستند مقارنة منفصلاً يحتوي على علامات مراجعة، حتى تتمكن من فحص ما تغير مع الحفاظ على الملف الأصلي سليماً. ثم راجع تلك العلامات واقبل التغييرات أو ارفضها فقط في النسخة التي تخطط للاحتفاظ بها.

تجهيز النسختين

حدد أي الملفين هو الأصلي وأيهما هو النسخة المنقحة. الملف الأصلي هو نقطة البداية؛ أما الملف المنقح فهو الذي تريد فحص تعديلاته. إذا كانت أسماء الملفات متشابهة، فتحقق من محتويات المستند أو تفاصيل الملف أولاً حتى لا تعكس أدوارهما. الاتجاه مهم لأن Word ينشئ نتيجة المقارنة بناءً على المستند الأصلي ويعرض الاختلافات التي تم إدخالها في النسخة المنقحة.

أغلق أي تعديلات غير محفوظة أو احفظ الملفات قبل المقارنة. يساعد هذا في ضمان استخدام المقارنة للنسخ التي تقصدها. يتيح لك سير العمل الموثق من Microsoft على Mac فتح أي من النسختين أولاً، ثم اختيار كلا الملفين في مربع حوار المقارنة. تعليمات Microsoft الخاصة بنظام Mac لمقارنة الإصدارات

مقارنة المستندات في Word لـ Mac

  1. افتح أياً من المستندين في Word.
  2. في علامة التبويب مراجعة (Review)، حدد مقارنة (Compare)، ثم مقارنة المستندات (Compare Documents). إذا كان الشريط مطوياً، فقم بتوسيعه أو تكبير نافذة Word للعثور على عنصر التحكم.
  3. في خانة المستند الأصلي (Original document)، اختر نسخة البداية.
  4. في خانة المستند المنقح (Revised document)، استعرض للوصول إلى النسخة المعدلة وحددها، ثم اختر موافق (OK).

يُنشئ Word نسخة مقارنة جديدة بناءً على المستند الأصلي ويحدد الاختلافات التي أدخلها الملف المنقح. تذكر Microsoft أن النسخة الأصلية تظل دون أي تغيير. احفظ النتيجة باسم مميز، مثل Draft-comparison.docx، حتى تتمكن من تمييزها عن كلا ملفي الإدخال. قد تختلف عناصر التحكم الدقيقة في المقارنة والإعدادات المتاحة باختلاف إصدار Word؛ تنطبق مقالة Microsoft المخصصة لنظام Mac على Word 2019 لـ Mac، لذا إذا كان إصدارك الحالي يعرض تسميات مختلفة، فاستخدم أمر المقارنة وتحقق من الملفين الأصلي والمنقح المحددين قبل المتابعة.

قراءة المقارنة قبل اتخاذ القرار

تعامل مع الملف الجديد باعتباره طريقة عرض للمراجعة، وليس قراراً بشأن أي التعديلات صحيحة. راجع التغييرات المحددة من البداية إلى النهاية. لكل عملية إدراج أو حذف أو تغيير في التنسيق، تحقق من الجملة أو القسم المحيط وقرر ما إذا كانت النسخة المنقحة تحافظ على المعنى والبنية المقصودين. وافحص أيضاً التعليقات بشكل منفصل: فالتعليق يمكن أن يوضح تعديلاً مقترحاً، لكنه في حد ذاته ليس هو التغيير.

إذا كانت النتيجة مزدحمة للغاية، فافتح خيارات المقارنة المتاحة من مربع حوار المقارنة واضبط أنواع التغييرات التي يعرضها Word. توثق صفحة دعم Mac عنصر تحكم في الخيارات لتغيير إعدادات المقارنة ومستوى التفاصيل، مع أن التسميات قد تختلف بين الإصدارات. يمكن أن يساعد تقليل التفاصيل المرئية في حالة الملفات الطويلة، ولكن تجنب إخفاء الفئات التي تحتاج إلى التحقق منها؛ ارجع إلى طريقة عرض أكثر شمولاً قبل الانتهاء إذا لم تكن متأكداً.

قبول التغييرات التي راجعتها فقط

بمجرد فحص مستند المقارنة، استخدم علامة التبويب مراجعة (Review) في Word للتنقل بين التغييرات باستخدام السابق (Previous) أو التالي (Next). اختر قبول (Accept) أو رفض (Reject) لكل تغيير عند الوصول إليه. توثق Microsoft قبول التغييرات أو رفضها واحداً تلو الآخر والتنقل خلال المستند بشكل متسلسل. تعليمات Microsoft لمراجعة التغييرات المتتبعة

لا تختر قبول كافة التغييرات (Accept All Changes) لمجرد مسح العلامات التوضيحية ما لم تكن قد قررت أنه يجب الإبقاء على كل تغيير. يؤدي القبول إلى جعل التغيير المتتبع دائماً في ذلك المستند؛ بينما يؤدي الرفض إلى إزالته. إن إعداد العرض بلا علامات (No Markup) يخفي علامات المراجعة مؤقتاً فقط، لذا فهو لا يغني عن قبولها أو رفضها. احتفظ بملفي الإدخال الأصلي والمنقح حتى تنتهي من فحص النسخة المراجعة وحفظها باسم ملف نهائي واضح.

في حال تعذر العثور على أمر "مقارنة" أو ظهور نتيجة غير متوقعة

تأكد أولاً من أنك تستخدم تطبيق Word المكتبي وأنك في علامة التبويب مراجعة (Review). تحدد مقالة المقارنة الخاصة بنظام Mac من Microsoft المسار مراجعة > مقارنة > مقارنة المستندات (Review > Compare > Compare Documents) لبرنامج Word 2019 لـ Mac؛ وهي لا تؤكد أن كل إصدار حالي يحتوي على قوائم متطابقة. إذا كان إصدار Word المثبت لديك يفتقر إلى هذا الأمر، فراجع التعليمات المضمنة فيه أو دعم Microsoft الخاص بذلك الإصدار بدلاً من الاعتماد على أمر من نظام أساسي مختلف.

إذا أظهرت النتيجة العديد من الاختلافات غير المتوقعة، فتأكد من أنك حددت الملفين الأصلي والمنقح المستهدفين وأنهما مستندان قابران للمقارنة في Word. تهدف المقارنة إلى تحديد الاختلافات بين الإصدارات؛ ولا تحدد أي صياغة هي الأدق أو ما إذا كان تغيير التنسيق مرغوباً فيه. راجع الفقرات المحددة في سياقها قبل قبولها.

تمنحك المقارنة أولاً سجلاً محدداً بما هو مختلف. استخدم هذا السجل لاتخاذ قرارات مدروسة في مستند النتائج المنفصل، واحتفظ بالملفات المصدرية حتى تكتمل المراجعة.

المصادر