Se você tem um arquivo original do Word e uma cópia revisada, compare-os no Word para Mac antes de aceitar qualquer alteração. O Word cria um documento de comparação separado com marcas de revisão, para que você possa inspecionar o que mudou mantendo o arquivo original intacto. Em seguida, revise essas marcas e aceite ou rejeite as alterações apenas na cópia que você planeja manter.

Prepare as duas versões

Identifique qual arquivo é o original e qual é a versão revisada. O original é o ponto de partida; o arquivo revisado é aquele cujas edições você deseja inspecionar. Se os nomes dos arquivos forem semelhantes, verifique primeiro o conteúdo do documento ou os detalhes do arquivo para não inverter as funções. O sentido da comparação importa, pois o Word gera o resultado da comparação a partir do original e mostra as diferenças introduzidas pela cópia revisada.

Feche quaisquer edições não salvas ou salve os arquivos antes de comparar. Isso ajuda a garantir que a comparação use as versões pretendidas. O fluxo de trabalho documentado pela Microsoft para Mac permite abrir qualquer uma das versões primeiro e, em seguida, escolher os dois arquivos na caixa de diálogo de comparação. Instruções da Microsoft para Mac sobre comparação de versões

Compare os documentos no Word para Mac

  1. Abra qualquer um dos documentos no Word.
  2. Na guia Revisão, selecione Comparar e, em seguida, Comparar Documentos. Se a faixa de opções estiver recolhida, expanda-a ou aumente a largura da janela do Word para localizar o controle.
  3. Em Documento original, escolha a versão inicial.
  4. Em Documento revisado, procure e selecione a versão editada e, em seguida, clique em OK.

O Word cria uma nova cópia de comparação com base no original e marca as diferenças introduzidas pelo arquivo revisado. A Microsoft afirma que a cópia original permanece intacta. Salve o resultado com um nome distinto, como Draft-comparison.docx, para poder diferenciá-lo dos dois arquivos de entrada. Os controles exatos de comparação e as configurações disponíveis podem variar de acordo com a versão do Word; o artigo específico para Mac da Microsoft se aplica ao Word 2019 para Mac, portanto, se sua versão atual apresentar rótulos diferentes, use o comando Comparar e verifique os arquivos Original e Revisado selecionados antes de continuar.

Leia a comparação antes de tomar decisões

Trate o novo arquivo como uma visualização de revisão, não como uma decisão sobre quais edições estão corretas. Analise as alterações marcadas do início ao fim. Para cada inserção, exclusão ou alteração de formatação, verifique a frase ou seção ao redor e decida se a versão revisada preserva o sentido e a estrutura pretendidos. Inspecione também os comentários separadamente: um comentário pode explicar uma edição proposta, mas não é a alteração em si.

Se o resultado estiver muito poluído, abra as opções de comparação disponíveis na caixa de diálogo Comparar e ajuste quais tipos de alterações o Word exibe. A página de suporte para Mac documenta um controle de opções para alterar as configurações de comparação e o nível de detalhes, embora os nomes possam diferir entre as versões. Reduzir os detalhes visuais pode ajudar em um arquivo longo, mas evite ocultar categorias que você precisa verificar; volte para uma exibição mais completa antes de finalizar, caso tenha dúvidas.

Aceite apenas as alterações que você revisou

Depois de inspecionar o documento de comparação, use a guia Revisão do Word para navegar pelas alterações com os botões Próxima ou Anterior. Escolha Aceitar ou Rejeitar para cada alteração conforme a alcançar. A Microsoft orienta aceitar ou rejeitar as alterações uma a uma e avançar pelo documento de forma sequencial. Instruções da Microsoft para revisão de alterações controladas

Não selecione Aceitar Todas as Alterações apenas para limpar a marcação, a menos que tenha decidido que todas as alterações devem permanecer. Aceitar torna uma alteração controlada permanente naquele documento; rejeitar a remove. A configuração de exibição Sem Marcação apenas oculta as marcas de revisão temporariamente, de modo que não substitui o ato de aceitá-las ou rejeitá-las. Mantenha os arquivos de entrada original e revisado até ter verificado a cópia revisada e a salvo com um nome de arquivo final claro.

Se a opção Comparar estiver ausente ou o resultado parecer inesperado

Primeiro, confirme se você está usando o aplicativo desktop do Word e se está na guia Revisão. O artigo de comparação específico para Mac da Microsoft indica Revisão > Comparar > Comparar Documentos para o Word 2019 para Mac; ele não afirma que todas as edições atuais tenham menus idênticos. Se a sua versão instalada do Word não tiver o comando, consulte a ajuda integrada ou o Suporte da Microsoft para essa versão, em vez de depender de um comando de uma plataforma diferente.

Se a saída mostrar muitas diferenças inesperadas, verifique se você selecionou os arquivos original e revisado pretendidos e se eles são documentos do Word comparáveis. A comparação serve para identificar diferenças entre versões; ela não determina qual redação é a correta nem se uma alteração de formatação é desejável. Revise os trechos marcados em contexto antes de aceitá-los.

Comparar antes oferece um registro marcado do que difere. Use esse registro para tomar decisões deliberadas no documento de resultado separado e preserve os arquivos de origem até que a revisão esteja concluída.

Fontes