यदि आपके पास एक मूल Word फ़ाइल और एक संशोधित प्रतिलिपि है, तो कुछ भी स्वीकार करने से पहले Mac के लिए Word में उनकी तुलना करें। Word संशोधन चिह्नों के साथ एक अलग तुलना दस्तावेज़ बनाता है, ताकि आप मूल फ़ाइल को सुरक्षित रखते हुए यह देख सकें कि क्या बदलाव हुए हैं। फिर उन चिह्नों की समीक्षा करें और केवल उसी प्रतिलिपि में परिवर्तनों को स्वीकार या अस्वीकार करें जिसे आप रखना चाहते हैं।
दोनों संस्करण तैयार करें
पहचानें कि कौन सी फ़ाइल मूल (original) है और कौन सी संशोधित (revised) संस्करण है। मूल फ़ाइल शुरुआती बिंदु है; संशोधित फ़ाइल वह है जिसके संपादनों का आप निरीक्षण करना चाहते हैं। यदि फ़ाइलों के नाम समान हैं, तो पहले दस्तावेज़ की सामग्री या फ़ाइल विवरण की जाँच करें ताकि आप उनकी भूमिकाएँ न बदल बैठें। दिशा मायने रखती है क्योंकि Word मूल फ़ाइल से तुलना परिणाम बनाता है और संशोधित प्रतिलिपि द्वारा किए गए अंतरों को दिखाता है।
तुलना करने से पहले किसी भी सहेजे न गए संपादन को बंद करें या फ़ाइलों को सहेजें (save करें)। इससे यह सुनिश्चित करने में मदद मिलती है कि तुलना में उन्हीं संस्करणों का उपयोग हो जो आप चाहते हैं। Word का प्रलेखित Mac वर्कफ़्लो आपको पहले किसी भी संस्करण को खोलने की अनुमति देता है, फिर तुलना संवाद (dialog) में दोनों फ़ाइलों को चुनने की सुविधा देता है। संस्करणों की तुलना करने के लिए Microsoft के Mac निर्देश
Mac के लिए Word में दस्तावेज़ों की तुलना करें
- Word में कोई भी दस्तावेज़ खोलें।
- Review टैब पर, Compare चुनें, फिर Compare Documents चुनें। यदि रिबन छोटा (collapsed) है, तो इसे विस्तृत करें या विकल्प ढूँढने के लिए Word विंडो को चौड़ा करें।
- Original document में, प्रारंभिक संस्करण चुनें।
- Revised document में, संपादित संस्करण को ब्राउज़ करके चुनें, फिर OK चुनें।
Word मूल फ़ाइल के आधार पर एक नई तुलना प्रतिलिपि बनाता है और संशोधित फ़ाइल द्वारा पेश किए गए अंतरों को चिह्नित करता है। Microsoft का कहना है कि मूल प्रतिलिपि अप्रभावित रहती है। परिणाम को एक विशिष्ट नाम के साथ सहेजें, जैसे कि Draft-comparison.docx, ताकि आप इसे दोनों इनपुट फ़ाइलों से अलग पहचान सकें। सटीक तुलना नियंत्रण और उपलब्ध सेटिंग्स Word संस्करण के अनुसार भिन्न हो सकते हैं; Microsoft का Mac-विशिष्ट लेख Mac के लिए Word 2019 पर लागू होता है, इसलिए यदि आपका वर्तमान संस्करण भिन्न लेबल प्रस्तुत करता है, तो Compare कमांड का उपयोग करें और आगे बढ़ने से पहले चयनित Original और Revised फ़ाइलों को सत्यापित करें।
निर्णय लेने से पहले तुलना को पढ़ें
नई फ़ाइल को केवल एक समीक्षा दृश्य (review view) के रूप में देखें, न कि इस निर्णय के रूप में कि कौन से संपादन सही हैं। चिह्नित परिवर्तनों को शुरू से अंत तक देखें। प्रत्येक सम्मिलन (insertion), विलोपन (deletion), या फ़ॉर्मेटिंग परिवर्तन के लिए, आस-पास के वाक्य या अनुभाग की जाँच करें और तय करें कि क्या संशोधित संस्करण इच्छित अर्थ और संरचना को बनाए रखता है। टिप्पणियों (comments) का भी अलग से निरीक्षण करें: एक टिप्पणी प्रस्तावित संपादन की व्याख्या कर सकती है, लेकिन वह अपने आप में बदलाव नहीं है।
यदि परिणाम बहुत अधिक अव्यवस्थित (busy) है, तो Compare संवाद से उपलब्ध तुलना विकल्पों को खोलें और समायोजित करें कि Word किस प्रकार के परिवर्तनों को प्रदर्शित करे। Mac सहायता पृष्ठ तुलना सेटिंग्स और विवरण के स्तर को बदलने के लिए एक विकल्प नियंत्रण का दस्तावेजीकरण करता है, हालाँकि विभिन्न संस्करणों के बीच नाम भिन्न हो सकते हैं। दृश्य विवरण को कम करने से लंबी फ़ाइल में मदद मिल सकती है, लेकिन उन श्रेणियों को छिपाने से बचें जिन्हें आपको जाँचना आवश्यक है; यदि अनिश्चित हैं, तो अंतिम रूप देने से पहले पूर्ण दृश्य पर वापस लौटें।
केवल उन्हीं परिवर्तनों को स्वीकार करें जिनकी आपने समीक्षा की है
एक बार जब आप तुलना दस्तावेज़ का निरीक्षण कर लेते हैं, तो Next या Previous के साथ परिवर्तनों को नेविगेट करने के लिए Word के Review टैब का उपयोग करें। जैसे-जैसे आप प्रत्येक परिवर्तन पर पहुँचते हैं, उसके लिए Accept या Reject चुनें। Microsoft एक समय में एक परिवर्तन को स्वीकार या अस्वीकार करने और दस्तावेज़ में क्रमिक रूप से आगे बढ़ने का दस्तावेजीकरण करता है। Microsoft के ट्रैक किए गए परिवर्तनों की समीक्षा संबंधी निर्देश
मार्कअप को केवल हटाने के लिए Accept All Changes न चुनें, जब तक कि आपने यह तय न कर लिया हो कि हर बदलाव बना रहना चाहिए। स्वीकार करने से उस दस्तावेज़ में ट्रैक किया गया परिवर्तन स्थायी हो जाता है; अस्वीकार करने से वह हट जाता है। No Markup प्रदर्शन सेटिंग केवल संशोधन चिह्नों को अस्थायी रूप से छिपाती है, इसलिए यह उन्हें स्वीकार या अस्वीकार करने का विकल्प नहीं है। मूल और संशोधित इनपुट फ़ाइलों को तब तक रखें जब तक कि आपने समीक्षित प्रतिलिपि की जाँच न कर ली हो और उसे एक स्पष्ट अंतिम फ़ाइल नाम के तहत सहेज न लिया हो।
यदि Compare गायब है या परिणाम अप्रत्याशित दिखता है
पहले पुष्टि करें कि आप डेस्कटॉप Word ऐप का उपयोग कर रहे हैं और आप Review टैब पर हैं। Microsoft का Mac-विशिष्ट तुलना लेख Mac के लिए Word 2019 हेतु Review > Compare > Compare Documents का नाम देता है; यह स्थापित नहीं करता है कि प्रत्येक वर्तमान संस्करण में समान मेनू हैं। यदि आपके स्थापित Word संस्करण में यह कमांड नहीं है, तो किसी भिन्न प्लेटफ़ॉर्म के कमांड पर निर्भर रहने के बजाय उस संस्करण के लिए इसकी इन-बिल्ट सहायता या Microsoft सहायता से परामर्श लें।
यदि आउटपुट में कई अप्रत्याशित अंतर दिखाई देते हैं, तो जाँच लें कि आपने इच्छित मूल और संशोधित फ़ाइलों का ही चयन किया है और वे तुलनीय Word दस्तावेज़ हैं। तुलना का उद्देश्य संस्करणों के बीच अंतर की पहचान करना है; यह यह निर्धारित नहीं करता है कि कौन से शब्द सटीक हैं या कोई फ़ॉर्मेटिंग परिवर्तन वांछनीय है या नहीं। चिह्नित अंशों को स्वीकार करने से पहले उनके संदर्भ में उनकी समीक्षा करें।
पहले तुलना करने से आपको इस बात का एक चिह्नित रिकॉर्ड मिलता है कि क्या भिन्न है। अलग परिणाम दस्तावेज़ में सुविचारित निर्णय लेने के लिए उस रिकॉर्ड का उपयोग करें, और समीक्षा पूरी होने तक स्रोत फ़ाइलों को सुरक्षित रखें।
स्रोत
- Compare and merge two versions of a document — Microsoft Support
- Accept or reject tracked changes in Word — Microsoft Support