Pour regrouper les tâches d'un projet dans une vue unique sur votre Mac, attribuez à chaque rappel concerné le même tag de projet, puis créez une liste intelligente qui correspond à ce tag. La liste intelligente affiche les rappels correspondants depuis leurs listes d'origine ; elle ne les déplace pas et ne crée pas de copie distincte. Cette méthode fonctionne particulièrement bien lorsque les tâches du projet se trouvent déjà dans différentes listes mais nécessitent une vue partagée. (Apple : Créer des listes intelligentes personnalisées dans Rappels sur Mac)

1. Choisir et appliquer un tag de projet

Choisissez un tag court et distinctif pour le projet, tel que #WebsiteRefresh. Dans l'application Rappels d'Apple, les tags commencent par # ; pour un tag composé de plusieurs mots, utilisez des traits d'union ou des traits de soulignement, comme #Website-Refresh. Veillez à conserver toujours la même orthographe afin que la liste intelligente puisse trouver chaque tâche prévue. (Apple : Ajouter des tags à des rappels sur Mac)

Dans Rappels, sélectionnez une tâche et ajoutez le tag dans son champ Tags. Si le tag n'existe pas encore, tapez # suivi du nom du tag pour le créer et l'appliquer. Vous pouvez également utiliser le bouton Tag, ou saisir le tag dans le titre ou les notes du rappel et le sélectionner parmi les suggestions. Répétez l'opération pour chaque rappel associé au projet, quelles que soient les listes dans lesquelles ces tâches se trouvent actuellement. Un tag regroupe des rappels situés dans différentes listes ; il n'attribue pas automatiquement un tag à chaque rappel d'une liste simplement parce que celle-ci porte le nom du projet. (Apple : Ajouter des tags à des rappels sur Mac)

2. Créer la liste intelligente sur votre Mac

Dans la barre latérale de Rappels, cliquez sur Ajouter une liste. Donnez à la liste un nom facilement reconnaissable, comme « Refonte du site web — Tâches du projet », choisissez une couleur ou une icône si vous le souhaitez, puis ouvrez Type de liste et sélectionnez Liste intelligente. Dans les réglages de filtre, définissez le premier filtre sur Tags et choisissez le tag du projet. Laissez Inclure les rappels correspondant à réglé sur toutes les conditions si vous ajoutez d'autres filtres et souhaitez que chaque condition sélectionnée s'applique. Avec une seule condition de tag, l'option toutes/n'importe quelle condition ne modifie pas les tâches retenues. Cliquez sur OK pour créer la liste. (Apple : Créer des listes intelligentes personnalisées dans Rappels sur Mac)

L'interface d'Apple vous permet également de créer une liste intelligente depuis la section Tags de la barre latérale : sélectionnez le tag du projet, puis choisissez Fichier > Créer une liste intelligente et nommez-la. Si vous sélectionnez d'abord plusieurs tags, le menu contextuel Tags détermine si le résultat applique la condition Tous les tags sélectionnés ou N'importe quel tag sélectionné. Pour un seul tag de projet, la boîte de dialogue de nouvelle liste est une méthode simple et rend le filtre explicite. (Apple : Créer des listes intelligentes personnalisées dans Rappels sur Mac)

3. Décider d'ajouter ou non un autre filtre

Une liste intelligente basée uniquement sur des tags constitue généralement la vue de projet la plus simple : chaque rappel balisé apparaît, qu'il ait ou non une date d'échéance ou une priorité. Vous pouvez ajouter des filtres tels que Date, Priorité ou Drapeau si vous souhaitez obtenir une vue plus restreinte. Par exemple, ajoutez un filtre de date pour afficher les tâches du projet qui arrivent à échéance dans une période donnée. Vérifiez la règle de correspondance avant d'ajouter plusieurs filtres : toutes les conditions signifie que chaque condition doit être remplie, tandis que n'importe quelle condition signifie qu'au moins une condition doit l'être. Ainsi, « tag de projet » et « priorité élevée » restreint la liste aux éléments de priorité élevée de ce projet ; utiliser n'importe quelle condition inclurait également les tâches de priorité élevée provenant d'autres projets. (Apple : Créer des listes intelligentes personnalisées dans Rappels sur Mac)

4. Garder un affichage à jour et précis

Lorsqu'une tâche de projet est manquante, ouvrez le rappel et vérifiez que le tag de projet est bien appliqué sous forme de tag, et non sous forme de simple texte ordinaire. Assurez-vous qu'il n'y a pas d'erreur d'orthographe ou de filtre de tag supplémentaire configuré sur toutes les conditions que le rappel ne remplirait pas. Lorsqu'une tâche apparaît de manière inattendue, confirmez qu'elle est bien censée porter le tag du projet et vérifiez si la liste intelligente utilise la règle de correspondance n'importe quelle condition. La modification du tag d'un rappel détermine s'il peut figurer dans la liste intelligente ; la suppression d'un tag le retire des rappels et des listes intelligentes qui l'utilisent. (Apple : Ajouter des tags à des rappels sur Mac)

Les listes intelligentes nécessitent des rappels iCloud mis à niveau pour bénéficier des fonctionnalités décrites ici par Apple ; certaines fonctionnalités ne sont pas disponibles avec des comptes fournis par d'autres services. Prenez également en compte la compatibilité matérielle si vous utilisez des appareils Apple plus anciens : les listes intelligentes créées avec certains filtres sous macOS 13 ou version ultérieure peuvent être masquées sous macOS 12 ou version antérieure, iOS 15 ou version antérieure, et iPadOS 15 ou version antérieure. (Apple : Créer des listes intelligentes personnalisées dans Rappels sur Mac, Apple : À propos des filtres de listes intelligentes dans Rappels sur Mac)

Sources