Para reunir las tareas de un proyecto en una sola vista en el Mac, etiqueta cada recordatorio correspondiente con la misma etiqueta del proyecto y, a continuación, crea una lista inteligente que coincida con esa etiqueta. La lista inteligente muestra los recordatorios coincidentes de sus listas originales; no los traslada ni crea una copia independiente. Esto funciona muy bien cuando las tareas del proyecto ya se encuentran en distintas listas pero necesitan una vista compartida. (Apple: Crear listas inteligentes personalizadas en Recordatorios en el Mac)

1. Elige y aplica una etiqueta para el proyecto

Elige una etiqueta breve y representativa para el proyecto, como #WebsiteRefresh. Las etiquetas de Recordatorios de Apple empiezan por #; en etiquetas de varias palabras, utiliza guiones o guiones bajos, como #Website-Refresh. Mantén siempre la misma ortografía para que la lista inteligente pueda localizar cada tarea correspondiente. (Apple: Etiquetar recordatorios en el Mac)

En Recordatorios, selecciona una tarea y añade la etiqueta en su campo Etiquetas. Si la etiqueta aún no existe, escribe # seguido del nombre de la etiqueta para crearla y aplicarla. También puedes usar el botón Etiqueta, o bien escribir la etiqueta en el título o en las notas del recordatorio y seleccionarla en las sugerencias. Repite este proceso para cada recordatorio que pertenezca al proyecto, en cualquiera de las listas en las que se encuentren dichas tareas actualmente. Una etiqueta agrupa recordatorios procedentes de distintas listas; no etiqueta automáticamente todos los recordatorios de una lista solo porque esta lleve el nombre del proyecto. (Apple: Etiquetar recordatorios en el Mac)

2. Crea la lista inteligente en el Mac

En la barra lateral de Recordatorios, haz clic en Añadir lista. Asigna a la lista un nombre fácilmente reconocible, como «Rediseño web — Tareas del proyecto», elige un color o un icono si lo deseas, abre Tipo de lista y selecciona Lista inteligente. En los controles de filtro, establece el primer filtro en Etiquetas y elige la etiqueta del proyecto. Deja Incluir los recordatorios que coincidan con configurado en todo si vas a añadir más filtros y quieres que se apliquen todas las condiciones seleccionadas. Con una sola condición de etiqueta, la opción todo/cualquiera no cambia las tareas que coinciden. Haz clic en Aceptar para crear la lista. (Apple: Crear listas inteligentes personalizadas en Recordatorios en el Mac)

La interfaz de Apple también te permite crear una lista inteligente desde la sección Etiquetas de la barra lateral: selecciona la etiqueta del proyecto, ve a Archivo > Crear lista inteligente y ponle un nombre. Si primero seleccionas varias etiquetas, el menú desplegable Etiquetas controlará si el resultado utiliza Todas las seleccionadas o Cualquiera de las seleccionadas. Para una sola etiqueta de proyecto, el cuadro de diálogo de nueva lista es una vía directa que hace que el filtro quede explícito. (Apple: Crear listas inteligentes personalizadas en Recordatorios en el Mac)

3. Decide si deseas añadir otro filtro

Una lista inteligente basada únicamente en etiquetas suele ser la vista de proyecto más sencilla: aparecen todos los recordatorios etiquetados, tengan o no fecha de vencimiento o prioridad. Puedes añadir filtros como Fecha, Prioridad o Marcado cuando desees una vista más restringida. Por ejemplo, añade un filtro de fecha para ver las tareas del proyecto que vencen en un periodo determinado. Revisa la regla de coincidencia antes de añadir varios filtros: todo significa que deben cumplirse todas las condiciones, mientras que cualquiera significa que basta con que se cumpla al menos una condición. Así, «etiqueta del proyecto» y «prioridad alta» limita la lista a los ítems de prioridad alta de ese proyecto; utilizar cualquiera incluiría también tareas de prioridad alta procedentes de otros proyectos. (Apple: Crear listas inteligentes personalizadas en Recordatorios en el Mac)

4. Mantén la vista actualizada y precisa

Si falta una tarea del proyecto, abre el recordatorio y confirma que la etiqueta del proyecto esté aplicada como etiqueta y no aparezca únicamente como texto normal. Comprueba si hay variaciones de ortografía o un filtro de etiqueta adicional configurado en todo que el recordatorio no cumpla. Si aparece una tarea de forma inesperada, confirma si realmente debe llevar la etiqueta del proyecto y revisa si la lista inteligente utiliza condiciones con cualquiera. Al actualizar la etiqueta de un recordatorio se modifica si este cumple o no los requisitos para figurar en la lista inteligente; al eliminar una etiqueta, esta se retira de los recordatorios y de las listas inteligentes que la utilicen. (Apple: Etiquetar recordatorios en el Mac)

Las listas inteligentes requieren una versión actualizada de Recordatorios de iCloud para las funciones descritas por Apple aquí; algunas características no están disponibles con cuentas de otros proveedores. Ten en cuenta también la compatibilidad entre dispositivos si utilizas equipos Apple más antiguos: las listas inteligentes creadas con determinados filtros en macOS 13 o posterior podrían permanecer ocultas en macOS 12 o anterior, iOS 15 o anterior y iPadOS 15 o anterior. (Apple: Crear listas inteligentes personalizadas en Recordatorios en el Mac, Apple: Acerca de los filtros de las listas inteligentes de Recordatorios en el Mac)

Fuentes