Para reunir as tarefas de um projeto em uma única visualização no seu Mac, adicione a mesma etiqueta de projeto a cada lembrete relevante e, em seguida, crie uma Lista Inteligente que corresponda a essa etiqueta. A Lista Inteligente exibe os lembretes correspondentes a partir de suas listas originais; ela não os move nem cria uma cópia separada. Isso funciona bem quando as tarefas do projeto já estão em listas diferentes, mas precisam de uma visualização compartilhada. (Apple: Criar Listas Inteligentes personalizadas no Lembretes do Mac)

1. Escolha e aplique uma etiqueta de projeto

Escolha uma etiqueta curta e distinta para o projeto, como #WebsiteRefresh. As etiquetas do app Lembretes da Apple começam com #; para uma etiqueta com várias palavras, use hifens ou sublinhados, como #Website-Refresh. Mantenha a mesma grafia de forma consistente para que a Lista Inteligente possa localizar todas as tarefas pretendidas. (Apple: Adicionar etiquetas a lembretes no Mac)

No app Lembretes, selecione uma tarefa e adicione a etiqueta no campo Etiquetas. Se a etiqueta ainda não existir, digite # seguido pelo nome da etiqueta para criá-la e aplicá-la. Você também pode usar o botão Etiqueta ou inserir a etiqueta no título ou nas notas do lembrete e selecioná-la nas sugestões. Repita o processo para cada lembrete pertencente ao projeto, independentemente das listas em que essas tarefas estejam no momento. Uma etiqueta agrupa lembretes de várias listas; ela não adiciona etiquetas automaticamente a todos os lembretes de uma lista só porque essa lista tem o nome do projeto. (Apple: Adicionar etiquetas a lembretes no Mac)

2. Crie a Lista Inteligente no seu Mac

Na barra lateral do app Lembretes, clique em Adicionar Lista. Dê um nome reconhecível à lista, como “Reformulação do Site — Tarefas do Projeto”, escolha uma cor ou ícone se desejar, abra Tipo de Lista e selecione Lista Inteligente. Nos controles de filtro, defina o primeiro filtro como Etiquetas e selecione a etiqueta do projeto. Deixe Incluir lembretes correspondentes a definido como todos se você adicionar mais filtros e quiser que todas as condições selecionadas sejam aplicadas. Com apenas uma condição de etiqueta, a opção todos/qualquer não altera quais tarefas correspondem. Clique em OK para criar a lista. (Apple: Criar Listas Inteligentes personalizadas no Lembretes do Mac)

A interface da Apple também permite criar uma Lista Inteligente a partir da seção Etiquetas da barra lateral: selecione a etiqueta do projeto, escolha Arquivo > Criar Lista Inteligente e dê um nome a ela. Se você selecionar várias etiquetas primeiro, o menu pop-up Etiquetas controlará se o resultado usará Todas as Selecionadas ou Qualquer uma Selecionada. Para uma única etiqueta de projeto, a caixa de diálogo de nova lista é um caminho direto e deixa o filtro explícito. (Apple: Criar Listas Inteligentes personalizadas no Lembretes do Mac)

3. Decida se deseja adicionar outro filtro

Uma Lista Inteligente baseada apenas em etiquetas costuma ser a visualização de projeto mais simples: todos os lembretes com a etiqueta aparecem, tenham ou não uma data de vencimento ou prioridade. Você pode adicionar filtros como Data, Prioridade ou Sinalizador quando desejar uma visualização mais restrita. Por exemplo, adicione um filtro de data para ver tarefas do projeto que vencem em um determinado período. Verifique a regra de correspondência antes de adicionar vários filtros: todos significa que todas as condições devem coincidir, enquanto qualquer significa que pelo menos uma condição deve coincidir. Assim, “etiqueta do projeto” e “alta prioridade” limita a lista aos itens de alta prioridade desse projeto; usar qualquer também incluiria tarefas de alta prioridade de outros projetos. (Apple: Criar Listas Inteligentes personalizadas no Lembretes do Mac)

4. Mantenha a visualização precisa

Quando uma tarefa do projeto estiver faltando, abra o lembrete e confirme se a etiqueta do projeto foi aplicada como etiqueta, e não apenas como texto comum. Verifique se há erros de digitação ou um filtro de etiqueta adicional definido como todos que o lembrete não atende. Quando uma tarefa aparecer inesperadamente, confirme se ela realmente deve ter a etiqueta do projeto e verifique se a Lista Inteligente usa condições do tipo qualquer. Atualizar a etiqueta do lembrete altera se ele se qualifica para a Lista Inteligente; apagar uma etiqueta a remove dos lembretes e das Listas Inteligentes que a utilizam. (Apple: Adicionar etiquetas a lembretes no Mac)

As Listas Inteligentes exigem os Lembretes atualizados do iCloud para os recursos que a Apple documenta aqui; alguns recursos não estão disponíveis com contas de outros provedores. Considere também a compatibilidade de dispositivos se você usa dispositivos Apple mais antigos: Listas Inteligentes criadas com determinados filtros no macOS 13 ou posterior podem ficar ocultas no macOS 12 ou anterior, iOS 15 ou anterior e iPadOS 15 ou anterior. (Apple: Criar Listas Inteligentes personalizadas no Lembretes do Mac, Apple: Sobre os filtros de Listas Inteligentes do Lembretes no Mac)

Fontes