Pour ajouter l'ordre du jour d'une réunion à un événement de Calendrier sur Mac, ouvrez ou créez l'événement, choisissez Ajouter des notes, une URL ou des pièces jointes, puis joignez le fichier de l'ordre du jour ou collez ses grandes lignes dans Notes. Utilisez une pièce jointe lorsque les participants ont besoin du document original ; utilisez Notes pour un ordre du jour court que vous souhaitez voir apparaître dans les détails de l'événement. Calendrier vous permet également de glisser-déposer un fichier dans la fenêtre d'informations de l'événement. Le guide de Calendrier d'Apple documente les deux options.

Choisir un fichier en pièce jointe ou les notes de l'événement

Une pièce jointe conserve l'ordre du jour sous forme de document distinct associé à l'événement. Cela s'avère utile lorsque l'ordre du jour est déjà un PDF, un document Pages ou un autre fichier que vous souhaitez ouvrir sous sa forme originale. Dans Calendrier, vous pouvez sélectionner le fichier avec Pièces jointes ou le glisser-déposer dans la fenêtre d'informations de l'événement. Vous pouvez prévisualiser un fichier joint en le sélectionnant et en appuyant sur la barre d'espace ; pour le supprimer, sélectionnez-le et appuyez sur Supprimer. Apple documente ces commandes relatives aux pièces jointes.

Si l'ordre du jour se résume à quelques rubriques ou points de discussion, les ajouter dans Notes peut être plus rapide que de créer un fichier distinct. Apple décrit spécifiquement Notes comme un endroit où ajouter une liste de points à l'ordre du jour. Une URL est une autre possibilité lorsque l'ordre du jour se trouve sur une page web. Choisissez le format qui correspond à la façon dont vous prévoyez de consulter l'ordre du jour pendant la réunion.

Ajouter l'ordre du jour à un événement existant

  1. Ouvrez Calendrier sur votre Mac et trouvez la réunion. Double-cliquez ou effectuez un clic forcé sur l'événement pour ouvrir sa fenêtre d'informations.
  2. Cliquez sur Ajouter des notes, une URL ou des pièces jointes. Si votre version de macOS affiche des commandes distinctes, choisissez l'option Notes, URL ou Pièce jointe appropriée.
  3. Pour un fichier, cliquez sur Pièces jointes, sélectionnez l'ordre du jour dans le sélecteur de fichiers et confirmez. Vous pouvez aussi glisser-déposer le fichier sur la fenêtre d'informations de l'événement. Pour du texte, cliquez sur Ajouter des notes et collez ou saisissez l'ordre du jour. Pour un ordre du jour hébergé en ligne, cliquez sur URL et entrez son adresse.
  4. Fermez la fenêtre d'informations de l'événement, puis rouvrez l'événement pour vérifier que l'ordre du jour s'affiche comme prévu.

Le libellé de Calendrier peut varier selon la version de macOS : les instructions de démarrage actuelles d'Apple décrivent la commande combinée Ajouter des notes, une URL ou des pièces jointes, tandis que son guide détaillé décrit les choix distincts Notes, URL et Pièces jointes au sein des détails de l'événement. La tâche reste la même : ouvrir les informations de l'événement et ajouter le contenu pertinent. Le guide de Calendrier sur Mac d'Apple explique comment ajouter des informations à un événement, et ses instructions détaillées couvrent les fichiers.

Créer l'événement et joindre l'ordre du jour

Si la réunion ne figure pas encore dans votre calendrier, commencez par la créer. En présentation Jour ou Semaine, faites glisser le curseur sur l'heure de début et de fin de la réunion, ou double-cliquez sur une heure. En présentation Mois, double-cliquez sur la date. Saisissez le titre et les détails de l'événement, puis ouvrez ses informations et ajoutez l'ordre du jour en suivant les étapes ci-dessus. Apple documente également la création d'événements à l'aide de la commande d'événement rapide de Calendrier et de Spotlight, mais vous devez tout de même ouvrir les détails de l'événement pour ajouter un fichier ou des notes. Consultez les instructions d'Apple pour créer et modifier des événements dans Calendrier sur Mac.

Une solution pratique consiste à utiliser un titre d'événement explicite, tel que « Revue de projet », et à conserver l'ordre du jour lui-même dans Notes ou dans un document joint. Si vous joignez un fichier, choisissez la version souhaitée de l'ordre du jour avant de la sélectionner ; Calendrier associe le fichier sélectionné à cet événement. Si l'ordre du jour est susceptible de changer, une URL peut être plus appropriée si elle renvoie à un document auquel les participants à la réunion peuvent accéder. Le champ URL de Calendrier enregistre un lien ; l'accès au document lié dépend des paramètres de partage propres à ce document.

Vérifier la pièce jointe et comprendre le partage

Rouvrez l'événement et recherchez la pièce jointe ou le texte de l'ordre du jour. Pour vous assurer qu'il s'agit du bon fichier, sélectionnez-le et appuyez sur la barre d'espace pour le prévisualiser. Si la pièce jointe n'est pas la bonne, sélectionnez-la et appuyez sur Supprimer, puis joignez le fichier approprié. Ces vérifications sont utiles car un événement peut comporter un lien, des notes et des pièces jointes en tant que types d'informations distincts.

Joindre un fichier à un événement ne garantit pas, en soi, que tous les invités pourront l'ouvrir. Apple documente l'ajout de pièces jointes dans Calendrier et documente séparément l'ajout d'invités ; les instructions ne garantissent pas qu'une pièce jointe soit automatiquement transmise à chaque participant. Si les participants ont besoin de l'ordre du jour, confirmez que le compte de l'événement et leur accès au calendrier le prennent en charge, ou partagez le document par un moyen auquel ils ont accès et incluez son URL dans l'événement. Les instructions d'Apple relatives aux événements décrivent l'ajout de fichiers et l'invitation de personnes comme des actions distinctes sur l'événement. Pour un événement sur iCloud.com, Apple documente explicitement l'ajout d'une pièce jointe via son champ Pièces jointes, mais le comportement du compte et du partage peut différer d'autres services de calendrier. Instructions d'Apple pour le Calendrier iCloud.

Sources