若要在 Mac 日历日程中添加会议议程，请打开或创建日程，选择添加备注、URL 或附件，然后附加议程文件或将其大纲粘贴到“备注”中。当参会人员需要原始文档时，请使用附件；对于希望在日程详情中直接可见的简短议程，请使用“备注”。日历还允许您将文件拖入日程信息窗口中。Apple 的日历使用手册对这两种方式均有说明。

选择文件附件或日程备注

文件附件会将议程作为一个与日程关联的单独文档进行保留。如果议程已经是 PDF、Pages 文稿或其他您希望以原始形式打开的文件，这种方式会非常实用。在“日历”中，您可以通过附件选择文件，也可以将其拖入日程信息窗口。您可以选中已附加的文件并按空格键进行预览；若要移除它，请选中它并按 Delete 键。Apple 记录了这些附件控制选项。

如果议程只是几个标题或讨论要点，将它们添加到备注中可能比创建单独的文件更快捷。Apple 明确将“备注”描述为添加议程事项列表的位置。如果议程托管在某个网址上，URL 是另一种选择。选择符合您在会议期间查阅议程习惯的格式即可。

将议程添加到现有日程

  1. 在 Mac 上打开日历并找到相应会议。连按或用力点按该日程以打开其信息窗口。
  2. 点按添加备注、URL 或附件。如果您的 macOS 版本显示的是单独的控制项，请选择相应的“备注”、“URL”或“附件”选项。
  3. 对于文件，请点按附件，在文件选取器中选择议程并确认。或者将文件拖到日程信息窗口中。对于文本，请点按添加备注并粘贴或键入议程。对于托管在网络上的议程，请点按 URL 并输入其网址。
  4. 关闭日程信息窗口，然后再次打开该日程以检查议程是否如期显示。

日历中的标签可能会随 macOS 版本的不同而有所差异：Apple 当前的入门指南描述的是整合的添加备注、URL 或附件控制项，而其详细指南则介绍了日程详情中的“备注”、“URL”和“附件”选项。操作任务是一样的：打开日程信息并添加相关资料。Apple 的 Mac 日历指南介绍了添加日程信息，其详细说明中则介绍了文件操作。

创建日程并附加议程

如果会议尚未添加到日历中，请先创建它。在“日”或“周”视图中，拖移会议的开始和结束时间，或连按某个时间。在“月”视图中，连按日期。输入日程标题和详情，然后打开其信息并按照上述步骤添加议程。Apple 还记录了通过日历的“快速日程”控制项和聚焦 (Spotlight) 创建日程的方法，但您仍需打开日程详情来添加文件或备注。请参阅 Apple 关于在 Mac 日历中创建和修改日程的说明。

一个实用的做法是使用清晰的日程标题，例如“项目评审”，并将议程本身保留在“备注”或附加文档中。如果您附加的是文件，请在选择之前确认所需的议程版本；“日历”会将所选文件与该日程关联。如果议程可能会发生变动，且它指向参会人员能够访问的文档，那么使用 URL 可能会更合适。日历的 URL 栏位会记录一个链接；能否访问所链接的文档取决于该文档本身的共享设置。

检查附件并了解共享机制

重新打开日程并查看附件或议程文本。若要验证文件是否正确，请选中它并按空格键进行预览。如果附件有误，请选中它并按 Delete 键，然后附加正确的文件。这些检查很有帮助，因为一个日程可以分别包含链接、备注和附件这几种不同类型的信息。

仅在日程中附加文件，并不代表每位被邀请人都能直接打开它。Apple 记录了在“日历”中附加文件的操作，并单独记录了添加被邀请人的操作；相关说明并未承诺附件会自动分发给每位参与者。如果参会人员需要该议程，请确认日程所属账户及其日历访问权限支持此功能，或者通过他们能够访问的途径共享文档，并在日程中附上其 URL。Apple 的日程说明将添加文件和邀请人员描述为不同的日程操作。对于 iCloud.com 日程，Apple 明确记录了通过其“附件”栏位添加附件的方法，但账户和共享行为可能与其他日历服务有所不同。Apple 的 iCloud 日历说明。

参考资料