Untuk memasukkan agenda rapat pada acara Kalender Mac, buka atau buat acara, pilih Tambah Catatan, URL, atau Lampiran, lalu lampirkan file agenda atau tempel kerangkanya ke Catatan. Gunakan lampiran jika orang lain membutuhkan dokumen aslinya; gunakan Catatan untuk agenda singkat yang ingin Anda tampilkan pada detail acara. Kalender juga memungkinkan Anda menyeret file ke dalam jendela info acara. Panduan Kalender Apple mendokumentasikan kedua opsi tersebut.

Pilih lampiran file atau catatan acara

Lampiran file menyimpan agenda sebagai dokumen terpisah yang terkait dengan acara tersebut. Hal ini berguna jika agenda sudah berupa PDF, dokumen Pages, atau file lain yang ingin Anda buka dalam format aslinya. Di Kalender, Anda dapat memilih file menggunakan Lampiran atau menyeretnya ke jendela info acara. Anda dapat melihat pratinjau file terlampir dengan memilihnya dan menekan Spasi; untuk menghapusnya, pilih file tersebut dan tekan Hapus (Delete). Apple mendokumentasikan kontrol lampiran ini.

Jika agenda hanya terdiri dari beberapa judul atau poin diskusi, menambahkannya ke Catatan bisa lebih cepat daripada membuat file terpisah. Apple secara khusus menjelaskan Catatan sebagai tempat untuk menambahkan daftar butir agenda. URL adalah opsi lain jika agenda tersimpan di sebuah alamat web. Pilihlah format yang sesuai dengan preferensi Anda saat merujuk ke agenda tersebut selama rapat.

Menambahkan agenda ke acara yang sudah ada

  1. Buka Kalender di Mac Anda dan temukan rapat yang diinginkan. Klik dua kali atau Force click acara tersebut untuk membuka jendela infonya.
  2. Klik Tambah Catatan, URL, atau Lampiran. Jika versi macOS Anda menampilkan kontrol terpisah, pilih opsi Catatan, URL, atau Lampiran yang relevan.
  3. Untuk file, klik Lampiran, pilih agenda di pemilih file, lalu konfirmasi. Atau seret file tersebut ke jendela info acara. Untuk teks, klik Tambah Catatan lalu tempel atau ketik agendanya. Untuk agenda yang dihosting secara online, klik URL dan masukkan alamatnya.
  4. Tutup jendela info acara, lalu buka kembali acara tersebut untuk memastikan agenda muncul seperti yang diharapkan.

Label Kalender dapat bervariasi bergantung pada versi macOS: petunjuk memulai Apple saat ini menjelaskan kontrol gabungan Tambah Catatan, URL, atau lampiran, sedangkan panduan terperincinya menjelaskan pilihan Catatan, URL, dan Lampiran di dalam detail acara. Tugasnya tetap sama: buka informasi acara dan tambahkan materi yang relevan. Panduan Kalender Mac Apple mencakup penambahan informasi acara, dan petunjuk terperincinya mencakup perihal file.

Membuat acara dan melampirkan agenda

Jika rapat belum ada di kalender Anda, buatlah terlebih dahulu. Pada tampilan Hari atau Minggu, seret kursor sepanjang waktu mulai dan berakhir rapat, atau klik dua kali pada waktu tertentu. Pada tampilan Bulan, klik dua kali pada tanggal yang diinginkan. Masukkan judul dan detail acara, lalu buka informasinya dan tambahkan agenda menggunakan langkah-langkah di atas. Apple juga mendokumentasikan pembuatan acara melalui kontrol acara cepat Kalender dan Spotlight, tetapi Anda tetap perlu membuka detail acara untuk menambahkan file atau catatan. Lihat petunjuk Apple untuk membuat dan memodifikasi acara Kalender Mac.

Pilihan yang praktis adalah menggunakan judul acara yang jelas, seperti “Tinjauan Proyek,” dan menaruh agendanya di Catatan atau dokumen terlampir. Jika Anda melampirkan file, pastikan untuk memilih versi agenda yang tepat sebelum melampirkannya; Kalender akan mengaitkan file yang dipilih dengan acara tersebut. Jika agenda kemungkinan akan berubah, URL mungkin lebih cocok asalkan mengarah ke dokumen yang dapat diakses oleh para peserta rapat. Bidang URL di Kalender menyimpan tautan; akses ke dokumen tertaut bergantung pada pengaturan berbagi dokumen itu sendiri.

Memeriksa lampiran dan memahami pengaturan berbagi

Buka kembali acara tersebut dan periksa lampiran atau teks agendanya. Untuk memverifikasi bahwa file sudah benar, pilih file tersebut dan tekan Spasi untuk melihat pratinjaunya. Jika lampirannya salah, pilih file tersebut dan tekan Hapus (Delete), lalu lampirkan file yang benar. Pemeriksaan ini sangat berguna karena sebuah acara dapat memuat tautan, catatan, dan lampiran sebagai jenis informasi yang terpisah.

Melampirkan file ke suatu acara tidak dengan sendirinya menjamin bahwa setiap undangan dapat membukanya. Apple mendokumentasikan cara melampirkan file di Kalender dan secara terpisah mendokumentasikan cara menambahkan undangan; petunjuk tersebut tidak menjamin bahwa lampiran akan otomatis terkirim ke setiap peserta. Jika peserta memerlukan agenda tersebut, pastikan bahwa akun acara dan akses kalender mereka mendukungnya, atau bagikan dokumen melalui metode yang dapat mereka akses dan cantumkan URL-nya di dalam acara. Petunjuk acara Apple menjelaskan penambahan file dan mengundang orang sebagai tindakan acara yang terpisah. Untuk acara iCloud.com, Apple secara eksplisit mendokumentasikan penambahan lampiran melalui bidang Lampirannya, namun perilaku akun dan berbagi mungkin berbeda dari layanan kalender lainnya. Petunjuk Kalender iCloud Apple.

Sumber