ম্যাকের কোনো ক্যালেন্ডার ইভেন্টে মিটিংয়ের অ্যাজেন্ডা যুক্ত করতে, ইভেন্টটি খুলুন বা তৈরি করুন, Add Notes, URL, or Attachments বেছে নিন, তারপর হয় অ্যাজেন্ডা ফাইলটি সংযুক্ত করুন অথবা এর সংক্ষিপ্ত বিবরণটি Notes-এ পেস্ট করুন। যখন সবার মূল ডকুমেন্টের প্রয়োজন হয় তখন একটি অ্যাটাচমেন্ট ব্যবহার করুন; আর সংক্ষিপ্ত কোনো অ্যাজেন্ডা যা আপনি ইভেন্টের বিবরণে দৃশ্যমান রাখতে চান তার জন্য Notes ব্যবহার করুন। ক্যালেন্ডার আপনাকে ইভেন্টের তথ্য উইন্ডোতে একটি ফাইল টেনে এনে ড্রপ করার সুবিধাও দেয়। অ্যাপলের ক্যালেন্ডার গাইডে দুটি বিকল্পই নথিভুক্ত রয়েছে।

ফাইল অ্যাটাচমেন্ট বা ইভেন্ট নোটের মধ্যে একটি বেছে নিন

ফাইল অ্যাটাচমেন্টের মাধ্যমে অ্যাজেন্ডাটি ইভেন্টের সাথে যুক্ত একটি পৃথক ডকুমেন্ট হিসেবে সংরক্ষিত থাকে। এটি তখন কার্যকর হয় যখন অ্যাজেন্ডাটি ইতিমধ্যেই একটি PDF, Pages ডকুমেন্ট বা অন্য কোনো ফাইল ফরম্যাটে থাকে যা আপনি মূল আকারে খুলতে চান। ক্যালেন্ডারে, আপনি Attachments-এর মাধ্যমে ফাইলটি নির্বাচন করতে পারেন অথবা এটিকে ইভেন্ট তথ্য উইন্ডোতে টেনে এনে ছেড়ে দিতে পারেন। সংযুক্ত কোনো ফাইল প্রিভিউ করতে সেটি নির্বাচন করে Space চাপুন; আর তা মুছে ফেলতে, সেটি নির্বাচন করে Delete চাপুন। অ্যাপল এই অ্যাটাচমেন্ট নিয়ন্ত্রণের বিবরণ নথিভুক্ত করেছে।

অ্যাজেন্ডা যদি কয়েকটি শিরোনাম বা আলোচনার মূল বিষয়ভিত্তিক হয়, তবে একটি পৃথক ফাইল তৈরি করার চেয়ে সেগুলিকে Notes-এ যোগ করা দ্রুততর হতে পারে। অ্যাপল বিশেষভাবে Notes-কে অ্যাজেন্ডা আইটেমগুলোর একটি তালিকা যোগ করার জায়গা হিসেবে উল্লেখ করেছে। অ্যাজেন্ডাটি যদি কোনো ওয়েব ঠিকানায় সংরক্ষিত থাকে, তবে একটি URL ব্যবহার করা আরেকটি বিকল্প। মিটিং চলাকালীন আপনি যেভাবে অ্যাজেন্ডাটি ব্যবহার বা দেখার পরিকল্পনা করছেন, তার সাথে মানানসই ফরম্যাটটি বেছে নিন।

বিদ্যমান কোনো ইভেন্টে অ্যাজেন্ডা যোগ করুন

  1. আপনার ম্যাকে Calendar খুলুন এবং মিটিংটি খুঁজে বের করুন। এর তথ্য উইন্ডো খুলতে ইভেন্টটিতে ডাবল-ক্লিক বা ফোর্স ক্লিক করুন।
  2. Add Notes, URL, or Attachments-এ ক্লিক করুন। আপনার macOS সংস্করণে যদি আলাদা আলাদা অপশন থাকে, তবে প্রাসঙ্গিক Notes, URL, বা Attachment বিকল্পটি বেছে নিন।
  3. ফাইলের ক্ষেত্রে, Attachments-এ ক্লিক করুন, ফাইল পিকার থেকে অ্যাজেন্ডাটি নির্বাচন করুন এবং নিশ্চিত করুন। অথবা ফাইলটিকে ইভেন্ট তথ্য উইন্ডোতে টেনে আনুন। লেখার ক্ষেত্রে, Add Notes-এ ক্লিক করে অ্যাজেন্ডাটি পেস্ট করুন বা টাইপ করুন। ওয়েবে হোস্ট করা কোনো অ্যাজেন্ডার জন্য, URL-এ ক্লিক করুন এবং এর ঠিকানাটি লিখুন।
  4. ইভেন্ট তথ্য উইন্ডোটি বন্ধ করুন, তারপর অ্যাজেন্ডাটি প্রত্যাশা অনুযায়ী দেখা যাচ্ছে কি না তা যাচাই করতে ইভেন্টটি আবার খুলুন।

macOS সংস্করণের ওপর ভিত্তি করে ক্যালেন্ডারের লেবেল পরিবর্তিত হতে পারে: অ্যাপলের বর্তমান প্রাথমিক নির্দেশিকায় সম্মিলিত Add Notes, URL, or attachments নিয়ন্ত্রণের কথা বলা হয়েছে, অন্যদিকে এর বিস্তারিত গাইডে ইভেন্টের বিবরণের মধ্যে Notes, URL এবং Attachments-এর আলাদা বিকল্পের বিবরণ দেওয়া হয়েছে। তবে কাজটি একই: ইভেন্টের তথ্য খুলুন এবং প্রাসঙ্গিক বিষয়বস্তু যোগ করুন। অ্যাপলের ম্যাক ক্যালেন্ডার গাইড-এ ইভেন্টের তথ্য যোগ করার বিষয়টি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে এবং এর বিশদ নির্দেশিকায় ফাইল যোগ করার প্রক্রিয়া আলোচনা করা হয়েছে।

ইভেন্ট তৈরি করুন এবং অ্যাজেন্ডা সংযুক্ত করুন

মিটিংটি যদি এখনও আপনার ক্যালেন্ডারে না থাকে, তবে প্রথমে এটি তৈরি করুন। Day বা Week ভিউতে, মিটিংয়ের শুরু এবং শেষ সময়ের ওপর টেনে আনুন (ড্র্যাগ করুন), অথবা নির্দিষ্ট কোনো সময়ে ডাবল-ক্লিক করুন। Month ভিউতে, তারিখটিতে ডাবল-ক্লিক করুন। ইভেন্টের শিরোনাম এবং বিবরণ লিখুন, তারপর এর তথ্য খুলে উপরের ধাপগুলো অনুসরণ করে অ্যাজেন্ডা যোগ করুন। ক্যালেন্ডারের কুইক-ইভেন্ট কন্ট্রোল এবং স্পটলাইটের মাধ্যমেও ইভেন্ট তৈরির বিষয়টি অ্যাপল নথিভুক্ত করেছে, তবে ফাইল বা নোট যোগ করতে আপনাকে এখনও ইভেন্টের বিবরণ খুলতে হবে। ম্যাক ক্যালেন্ডার ইভেন্ট তৈরি এবং সংশোধন করার জন্য অ্যাপলের নির্দেশাবলী দেখুন।

একটি বাস্তবসম্মত পদ্ধতি হলো ইভেন্টের একটি স্পষ্ট শিরোনাম ব্যবহার করা, যেমন "প্রকল্প পর্যালোচনা" (Project review), এবং মূল অ্যাজেন্ডাটি Notes অথবা একটি সংযুক্ত ডকুমেন্টে রাখা। আপনি যদি একটি ফাইল সংযুক্ত করেন, তবে ফাইলটি বেছে নেওয়ার আগেই সঠিক অ্যাজেন্ডা সংস্করণটি নিশ্চিত করে নিন; ক্যালেন্ডার নির্বাচিত ফাইলটিকে সেই ইভেন্টের সাথে যুক্ত করে দেয়। অ্যাজেন্ডাটি যদি পরিবর্তন হওয়ার সম্ভাবনা থাকে, তবে একটি URL ব্যবহার করা আরও উপযুক্ত হতে পারে, যদি এটি এমন কোনো ডকুমেন্টের লিংক হয় যা মিটিংয়ে অংশগ্রহণকারীরা দেখতে পারেন। ক্যালেন্ডারের URL ফিল্ডটি মূলত একটি লিংক সংরক্ষণ করে; লিঙ্ক করা ডকুমেন্ট অ্যাক্সেস করতে পারা সেই ডকুমেন্টের নিজস্ব শেয়ারিং সেটিংসের ওপর নির্ভর করে।

অ্যাটাচমেন্ট যাচাই করুন এবং শেয়ারিংয়ের বিষয়টি বুঝুন

ইভেন্টটি আবার খুলুন এবং সংযুক্ত ফাইল বা অ্যাজেন্ডার লেখাটি পরীক্ষা করুন। ফাইলটি সঠিক কি না তা যাচাই করতে, সেটি নির্বাচন করুন এবং প্রিভিউ দেখার জন্য Space চাপুন। যদি ভুল ফাইল সংযুক্ত হয়ে থাকে, তবে সেটি নির্বাচন করে Delete চাপুন এবং তারপর সঠিক ফাইলটি সংযুক্ত করুন। এই যাচাইকরণগুলো দরকারি কারণ একটি ইভেন্টে আলাদা ধরনের তথ্য হিসেবে লিংক, নোট এবং অ্যাটাচমেন্ট সবই থাকতে পারে।

কোনো ইভেন্টে ফাইল সংযুক্ত করলেই স্বয়ংক্রিয়ভাবে নিশ্চিত হয় না যে প্রতিটি আমন্ত্রিত ব্যক্তি তা খুলতে পারবেন। অ্যাপল ক্যালেন্ডারে ফাইল সংযুক্ত করার বিষয়টি এবং আমন্ত্রিতদের যুক্ত করার বিষয়টি আলাদাভাবে নথিভুক্ত করেছে; নির্দেশাবলীতে এমন কোনো নিশ্চয়তা দেওয়া নেই যে একটি অ্যাটাচমেন্ট স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রত্যেক অংশগ্রহণকারীর কাছে পৌঁছে যাবে। অংশগ্রহণকারীদের যদি অ্যাজেন্ডাটির প্রয়োজন হয়, তবে নিশ্চিত করুন যে ইভেন্টের অ্যাকাউন্ট এবং তাদের ক্যালেন্ডার অ্যাক্সেস এটি সমর্থন করে, অথবা তাদের অ্যাক্সেসযোগ্য কোনো পদ্ধতির মাধ্যমে ডকুমেন্টটি শেয়ার করুন এবং ইভেন্টে এর URL অন্তর্ভুক্ত করুন। অ্যাপলের ইভেন্ট নির্দেশিকা-তে ফাইল যোগ করা এবং ব্যক্তিদের আমন্ত্রণ জানানোকে পৃথক ইভেন্ট কার্যক্রম হিসেবে বর্ণনা করা হয়েছে। iCloud.com-এর কোনো ইভেন্টের জন্য, অ্যাপল স্পষ্টভাবে এর Attachments ফিল্ডের মাধ্যমে ফাইল যোগ করার বিষয়টি উল্লেখ করেছে, তবে অ্যাকাউন্ট এবং শেয়ারিংয়ের আচরণ অন্যান্য ক্যালেন্ডার পরিষেবার চেয়ে ভিন্ন হতে পারে। অ্যাপলের আইক্লাউড ক্যালেন্ডার নির্দেশিকা।

উৎসসমূহ