Чтобы добавить повестку встречи в событие Календаря на Mac, откройте или создайте событие, выберите «Добавить заметки, URL или вложения», затем либо прикрепите файл с повесткой, либо вставьте её тезисы в заметки. Используйте вложение, если участникам нужен исходный документ; используйте заметки для краткой повестки, которую вы хотите видеть прямо в деталях события. Календарь также позволяет перетащить файл в окно информации о событии. В руководстве Apple по Календарю описаны оба варианта.

Выберите прикрепление файла или заметки к событию

Прикрепление файла сохраняет повестку как отдельный документ, связанный с событием. Это удобно, если повестка уже оформлена в виде PDF, документа Pages или другого файла, который требуется открывать в исходном формате. В Календаре можно выбрать файл с помощью кнопки «Вложения» или перетащить его в окно с информацией о событии. Просмотреть прикрепленный файл можно, выбрав его и нажав клавишу «Пробел»; чтобы удалить его, выберите его и нажмите клавишу Delete. Apple описывает эти элементы управления вложениями.

Если повестка состоит из нескольких пунктов или тем для обсуждения, добавить их в «Заметки» может быть быстрее, чем создавать отдельный файл. Apple прямо указывает заметки как место для добавления списка пунктов повестки. Также можно использовать URL-адрес, если повестка опубликована в интернете. Выбирайте тот формат, с которым вам будет удобнее сверяться во время встречи.

Добавьте повестку к существующему событию

  1. Откройте Календарь на Mac и найдите нужную встречу. Дважды нажмите или с усилием нажмите на событие, чтобы открыть окно с информацией о нем.
  2. Нажмите «Добавить заметки, URL или вложения». Если в вашей версии macOS отображаются отдельные элементы управления, выберите соответствующий пункт: «Заметки», «URL» или «Вложение».
  3. Если вы добавляете файл, нажмите «Вложения», выберите повестку в диалоговом окне выбора файлов и подтвердите действие. Либо просто перетащите файл в окно информации о событии. Для добавления текста нажмите «Добавить заметки» и вставьте или напечатайте повестку. Если повестка размещена в сети, нажмите «URL» и введите ее адрес.
  4. Закройте окно информации о событии, затем снова откройте событие, чтобы убедиться, что повестка отображается корректно.

Название этого поля в Календаре может отличаться в зависимости от версии macOS: в актуальных вводных инструкциях Apple описывается объединенный элемент управления «Добавить заметки, URL или вложения», тогда как в подробном руководстве говорится об отдельных пунктах «Заметки», «URL» и «Вложения» в деталях события. Суть задачи не меняется: открыть информацию о событии и добавить нужные материалы. Руководство по Календарю на Mac от Apple описывает добавление информации о событиях, а подробные инструкции поясняют работу с файлами.

Создайте событие и прикрепите повестку

Если встреча еще не внесена в календарь, сначала создайте ее. В режиме просмотра «День» или «Неделя» протяните курсор от времени начала до времени окончания встречи или дважды нажмите на нужное время. В режиме «Месяц» дважды нажмите на соответствующую дату. Введите название и сведения о событии, затем откройте информацию о нем и добавьте повестку, выполнив описанные выше шаги. Apple также описывает создание событий с помощью функции быстрого добавления событий в Календаре и через Spotlight, но вам все равно потребуется открыть сведения о событии, чтобы прикрепить файл или добавить заметки. См. инструкции Apple по созданию и изменению событий в Календаре на Mac.

Практичным решением будет использовать понятное название события, например «Обзор проекта», а саму повестку разместить в заметках или прикрепленном документе. Если вы прикрепляете файл, убедитесь, что выбрали правильную версию повестки до ее добавления: Календарь привязывает к событию именно выбранный файл. Если повестка может измениться, лучше использовать URL-адрес, ведущий на документ, к которому у участников встречи есть доступ. Поле URL в Календаре сохраняет ссылку; доступ к документу по ссылке регулируется настройками общего доступа самого документа.

Проверьте вложение и разберитесь с общим доступом

Снова откройте событие и проверьте наличие вложения или текста повестки. Чтобы убедиться, что прикреплен нужный файл, выберите его и нажмите клавишу «Пробел» для быстрого просмотра. Если прикреплен не тот файл, выберите его, нажмите клавишу Delete и прикрепите правильный. Такие проверки полезны, поскольку событие может содержать ссылку, заметки и вложения в виде отдельных типов информации.

Сам факт прикрепления файла к событию еще не гарантирует, что каждый приглашенный сможет его открыть. Apple приводит инструкции по добавлению файлов в Календарь и отдельно — по добавлению участников; в этих инструкциях нет гарантии того, что вложение автоматически доставляется каждому участнику. Если участникам необходима повестка, убедитесь, что учетная запись события и права доступа к их календарям поддерживают это, либо поделитесь документом способом, к которому у них есть доступ, и укажите ссылку на него в событии. В инструкциях Apple к событиям добавление файлов и приглашение участников описаны как раздельные действия. Для событий на сайте iCloud.com Apple явно описывает добавление вложения через специальное поле «Вложения», однако поведение учетных записей и функции общего доступа могут отличаться от других календарных сервисов. См. инструкции Apple по Календарю iCloud.

Источники