Para incluir el orden del día de una reunión en un evento de Calendario en Mac, abre o crea el evento, selecciona Agregar notas, URL o archivos adjuntos y, a continuación, adjunta el archivo del orden del día o pega su esquema en Notas. Utiliza un archivo adjunto cuando las personas necesiten el documento original; usa Notas para un orden del día breve que desees que esté visible en los detalles del evento. Calendario también te permite arrastrar un archivo a la ventana de información del evento. La guía de Calendario de Apple documenta ambas opciones.

Elegir entre un archivo adjunto o notas del evento

Un archivo adjunto mantiene el orden del día como un documento independiente asociado al evento. Esto resulta útil cuando el orden del día ya es un PDF, un documento de Pages u otro archivo que deseas abrir en su formato original. En Calendario, puedes seleccionar el archivo con Archivos adjuntos o arrastrarlo a la ventana de información del evento. Puedes obtener una vista previa de un archivo adjunto seleccionándolo y presionando la barra espaciadora; para eliminarlo, selecciónalo y presiona Eliminar. Apple documenta estos controles para archivos adjuntos.

Si el orden del día consta de unos pocos títulos o puntos de discusión, añadirlos a Notas puede ser más rápido que crear un archivo independiente. Apple describe específicamente Notas como un lugar para añadir una lista de temas del orden del día. Una URL es otra opción cuando el orden del día se encuentra en una dirección web. Elige el formato que mejor se adapte a la forma en que planeas consultar el orden del día durante la reunión.

Añadir el orden del día a un evento existente

  1. Abre Calendario en tu Mac y busca la reunión. Haz doble clic o clic fuerte en el evento para abrir su ventana de información.
  2. Haz clic en Agregar notas, URL o archivos adjuntos. Si tu versión de macOS muestra controles independientes, elige la opción correspondiente: Notas, URL o Archivo adjunto.
  3. Si se trata de un archivo, haz clic en Archivos adjuntos, selecciona el orden del día en el selector de archivos y confirma. O bien, arrastra el archivo a la ventana de información del evento. Si es texto, haz clic en Agregar notas y pega o escribe el orden del día. Si el orden del día está alojado en línea, haz clic en URL e introduce su dirección.
  4. Cierra la ventana de información del evento y vuelve a abrirlo para comprobar que el orden del día aparezca según lo previsto.

La etiqueta de Calendario puede variar según la versión de macOS: las instrucciones de introducción actuales de Apple describen el control combinado Agregar notas, URL o archivos adjuntos, mientras que su guía detallada describe las opciones individuales de Notas, URL y Archivos adjuntos dentro de los detalles del evento. La tarea es la misma: abrir la información del evento y añadir el contenido pertinente. La guía de Calendario para Mac de Apple explica cómo añadir información a los eventos, y sus instrucciones detalladas abarcan los archivos.

Crear el evento y adjuntar el orden del día

Si la reunión aún no está en tu calendario, créala primero. En la vista de Día o Semana, arrastra el cursor a lo largo de la hora de inicio y finalización de la reunión, o haz doble clic en una hora. En la vista de Mes, haz doble clic en la fecha. Introduce el título del evento y los detalles; a continuación, abre su información y añade el orden del día siguiendo los pasos anteriores. Apple también documenta la creación de eventos mediante el control de eventos rápidos de Calendario y con Spotlight, pero aun así deberás abrir los detalles del evento para añadir un archivo o notas. Consulta las instrucciones de Apple para crear y modificar eventos de Calendario en Mac.

Una decisión práctica es utilizar un título de evento claro, como «Revisión del proyecto», y mantener el orden del día en sí en Notas o en un documento adjunto. Si adjuntas un archivo, asegúrate de elegir la versión definitiva del orden del día antes de seleccionarlo; Calendario asocia el archivo seleccionado con ese evento. Si es probable que el orden del día cambie, una URL puede ser más adecuada cuando remite a un documento al que pueden acceder los participantes de la reunión. El campo URL de Calendario guarda un enlace; el acceso al documento enlazado dependerá de la configuración de uso compartido propia de dicho documento.

Comprobar el archivo adjunto y comprender cómo se comparte

Vuelve a abrir el evento y comprueba que aparezca el archivo adjunto o el texto del orden del día. Para verificar que un archivo sea el correcto, selecciónalo y presiona la barra espaciadora para previsualizarlo. Si el archivo adjunto no es el que querías, selecciónalo, presiona Eliminar y adjunta el archivo correcto. Estas comprobaciones resultan útiles porque un evento puede contener un enlace, notas y archivos adjuntos como tipos de información independientes.

Adjuntar un archivo a un evento no garantiza por sí solo que todos los invitados puedan abrirlo. Apple documenta cómo adjuntar archivos en Calendario y, por separado, cómo añadir invitados; las instrucciones no prometen que un archivo adjunto se envíe automáticamente a cada participante. Si los asistentes necesitan el orden del día, confirma que la cuenta del evento y el acceso de sus calendarios lo admitan, o comparte el documento a través de un método al que puedan acceder e incluye su URL en el evento. Las instrucciones para eventos de Apple describen la adición de archivos y la invitación de personas como acciones distintas dentro del evento. Para un evento en iCloud.com, Apple documenta explícitamente cómo añadir un archivo adjunto a través de su campo Archivos adjuntos, pero el comportamiento de la cuenta y de las opciones de uso compartido puede diferir de otros servicios de calendario. Instrucciones de Apple para Calendario en iCloud.

Fuentes