Para incluir a pauta de uma reunião em um evento do Calendário do Mac, abra ou crie o evento, escolha Adicionar Notas, URL ou Anexos e, em seguida, anexe o arquivo da pauta ou cole seus tópicos nas Notas. Use um anexo quando as pessoas precisarem do documento original; use as Notas para uma pauta curta que você deseja visível nos detalhes do evento. O Calendário também permite arrastar um arquivo para a janela de informações do evento. O guia do Calendário da Apple documenta ambas as opções.

Escolha um arquivo anexo ou as notas do evento

Um anexo de arquivo mantém a pauta como um documento separado associado ao evento. Isso é útil quando a pauta já é um PDF, documento do Pages ou outro arquivo que você deseja abrir em seu formato original. No Calendário, você pode selecionar o arquivo com Anexos ou arrastá-lo para a janela de informações do evento. Você pode pré-visualizar um arquivo anexado selecionando-o e pressionando a barra de espaço; para removê-lo, selecione-o e pressione Delete. A Apple documenta esses controles de anexo.

Se a pauta consistir em apenas alguns tópicos ou pontos de discussão, adicioná-los às Notas pode ser mais rápido do que criar um arquivo separado. A Apple descreve especificamente as Notas como um local para adicionar uma lista de itens da pauta. Uma URL é outra opção quando a pauta está localizada em um endereço web. Escolha o formato que melhor se adapte à forma como você pretende consultar a pauta durante a reunião.

Adicione a pauta a um evento existente

  1. Abra o Calendário no seu Mac e localize a reunião. Dê um clique duplo ou um clique forte no evento para abrir sua janela de informações.
  2. Clique em Adicionar Notas, URL ou Anexos. Se a sua versão do macOS apresentar controles separados, escolha a opção Notas, URL ou Anexo relevante.
  3. Para um arquivo, clique em Anexos, selecione a pauta no seletor de arquivos e confirme. Ou arraste o arquivo para a janela de informações do evento. Para texto, clique em Adicionar Notas e cole ou digite a pauta. Para uma pauta hospedada online, clique em URL e insira o endereço.
  4. Feche a janela de informações do evento e abra o evento novamente para verificar se a pauta aparece como o esperado.

O rótulo do Calendário pode variar conforme a versão do macOS: as instruções iniciais atuais da Apple descrevem o controle combinado Adicionar Notas, URL ou anexos, enquanto seu guia detalhado descreve as opções Notas, URL e Anexos dentro dos detalhes do evento. A tarefa é a mesma: abrir as informações do evento e adicionar o material relevante. O guia do Calendário do Mac da Apple aborda a adição de informações ao evento, e suas instruções detalhadas abrangem arquivos.

Crie o evento e anexe a pauta

Se a reunião ainda não estiver no seu calendário, crie-a primeiro. Na visualização de Dia ou Semana, arraste pelo horário de início e término da reunião ou dê um clique duplo em um horário. Na visualização de Mês, dê um clique duplo na data. Digite o título e os detalhes do evento, abra suas informações e adicione a pauta usando as etapas acima. A Apple também documenta a criação de eventos por meio do controle de evento rápido do Calendário e do Spotlight, mas você ainda precisará abrir os detalhes do evento para adicionar um arquivo ou notas. Consulte as instruções da Apple para criar e modificar eventos do Calendário no Mac.

Uma escolha prática é usar um título de evento claro, como “Revisão de projeto”, e manter a pauta em si nas Notas ou em um documento anexado. Se você anexar um arquivo, certifique-se de escolher a versão desejada da pauta antes de selecioná-la; o Calendário associa o arquivo selecionado àquele evento. Se houver probabilidade de a pauta mudar, uma URL pode ser mais adequada quando direcionar para um documento que os participantes da reunião possam acessar. O campo de URL do Calendário registra um link; o acesso ao documento vinculado depende das configurações de compartilhamento do próprio documento.

Verifique o anexo e entenda o compartilhamento

Reabra o evento e procure pelo anexo ou pelo texto da pauta. Para verificar se o arquivo está correto, selecione-o e pressione a barra de espaço para pré-visualizá-lo. Se o anexo estiver incorreto, selecione-o e pressione Delete, depois anexe o arquivo correto. Essas verificações são úteis porque um evento pode conter um link, notas e anexos como tipos separados de informação.

O simples fato de anexar um arquivo a um evento não garante que todos os convidados conseguirão abri-lo. A Apple documenta como anexar arquivos no Calendário e documenta separadamente como adicionar convidados; as instruções não garantem que um anexo seja entregue automaticamente a cada participante. Se os participantes precisarem da pauta, confirme se a conta do evento e o acesso ao calendário deles oferecem suporte a isso, ou compartilhe o documento por um método que eles possam acessar e inclua a URL no evento. As instruções de eventos da Apple descrevem a adição de arquivos e o convite de pessoas como ações distintas do evento. Para um evento no iCloud.com, a Apple documenta explicitamente a adição de um anexo por meio do campo Anexos, mas o comportamento da conta e do compartilhamento pode ser diferente de outros serviços de calendário. Instruções do Calendário do iCloud da Apple.

Fontes