Lorsqu'une recherche dans le Finder portant sur un nom de fichier ou un sujet renvoie une liste trop chargée, utilisez une balise pour limiter les résultats aux fichiers que vous avez délibérément marqués. Recherchez la balise dans le Finder ou cliquez dessus dans la barre latérale. Si les fichiers possèdent déjà une balise, l'opération est rapide ; si ce n'est pas le cas, identifiez d'abord les bons fichiers et appliquez-leur une balise, puis utilisez-la comme un raccourci réutilisable. Ce guide présente les deux méthodes sur macOS.

Pourquoi utiliser une balise pour affiner une recherche Finder trop large ?

Une recherche de texte peut correspondre à un terme apparaissant dans plusieurs noms de fichiers ou dans le contenu de plusieurs fichiers. Une balise offre au Finder un critère supplémentaire pour filtrer : par exemple, utilisez une balise telle que « Révision client » pour un ensemble de documents que vous devez récupérer ensemble. Apple indique que les fichiers et dossiers peuvent avoir plusieurs balises, y compris les éléments stockés sur le Mac ou dans iCloud. Une balise ne déplace pas un fichier et ne crée pas de copie supplémentaire ; elle étiquette l'élément existant. (Utiliser des balises pour organiser des fichiers sur Mac)

Les balises sont utiles lorsque vous pouvez reconnaître ou sélectionner précisément l'ensemble souhaité. Elles ne déterminent pas automatiquement quel résultat de recherche est le bon, et appliquer une balise à chaque résultat d'une recherche trop large ne ferait que propager les éléments superflus dans le nouveau filtre. Confirmez d'abord les fichiers pertinents, puis appliquez-leur une balise.

Trouver des fichiers qui possèdent déjà la balise

  1. Ouvrez une fenêtre du Finder et saisissez le nom de la balise dans le champ de recherche. Lorsque le Finder propose la balise dans ses suggestions, sélectionnez cette suggestion. Apple explique également qu'il est possible d'effectuer une recherche par couleur de balise, mais la sélection de la suggestion de balise nommée permet de mieux distinguer les résultats lorsque plusieurs balises ou couleurs sont utilisées. (Utiliser des balises pour organiser des fichiers sur Mac)

  2. Si la balise est visible dans la barre latérale du Finder, cliquez dessus pour afficher les éléments qui la portent. Si elle est absente, ouvrez Finder > Réglages > Balises et cochez sa case pour l'afficher dans la barre latérale. Ce réglage gère la visibilité dans la barre latérale ; il n'applique la balise à aucun fichier. (Utiliser des balises pour organiser des fichiers sur Mac)

  3. Pour examiner un ensemble volumineux d'éléments balisés, regroupez ou triez les résultats par Balises. Apple décrit le regroupement en utilisant la commande Grouper de la barre d'outils et en choisissant Balises. Pour le tri, utilisez Présentation > Afficher les options de présentation et choisissez Balises dans Trier par ; la présentation par liste peut également afficher une colonne Balises. Cela permet de comparer les étiquettes attribuées aux résultats, bien que cela ne limite pas en soi l'ensemble à une seule balise particulière. (Utiliser des balises pour organiser des fichiers sur Mac)

Ajouter une balise aux bons fichiers

Si les fichiers recherchés ne sont pas encore balisés, effectuez une recherche large pour repérer les candidats potentiels, puis examinez-les avant de les étiqueter. Ouvrez chaque résultat probable ou utilisez la prévisualisation et les détails visibles du fichier dans le Finder pour confirmer qu'il appartient bien à l'ensemble. Évitez d'ajouter une balise uniquement parce qu'un nom de fichier contient le terme de recherche général.

Sélectionnez un fichier confirmé dans le Finder et choisissez Fichier > Balises, faites un Contrôle-clic dessus et choisissez une balise, ou utilisez le bouton Balises dans la barre d'outils du Finder s'il est disponible. Vous pouvez choisir une balise existante ou en saisir une nouvelle. Pour baliser plusieurs éléments sélectionnés en même temps, utilisez la même commande sur la sélection ; vérifiez la sélection au préalable afin que des fichiers non pertinents ne reçoivent pas l'étiquette. Apple mentionne également Contrôle-1 à Contrôle-7 pour les balises favorites, et Contrôle-0 pour supprimer toutes les balises d'un fichier sélectionné. Utilisez le raccourci avec le chiffre zéro avec prudence, car il supprime toutes les balises de ce fichier, et pas seulement une seule. (Utiliser des balises pour organiser des fichiers sur Mac)

Une règle pratique de nommage consiste à faire en sorte que la balise décrive la raison pour laquelle vous aurez besoin de récupérer ces fichiers, plutôt que de répéter un terme général qui produit déjà de nombreuses correspondances. Par exemple, « Rapport trimestriel – Révision finale » représentera sans doute un ensemble de résultats plus restreint que « Rapport ». Il s'agit d'un conseil d'organisation et non d'une fonctionnalité propre au Finder : choisissez un nom dont vous vous souviendrez, puis appliquez-le de manière cohérente.

Conserver un résultat balisé réutilisable grâce à un dossier intelligent

Pour une tâche récurrente, créez un dossier intelligent basé sur la balise. Dans le Finder, choisissez Fichier > Nouveau dossier intelligent. Saisissez le nom de la balise dans le champ de recherche et choisissez la suggestion de balise, puis vérifiez les critères. Si vous avez besoin d'une condition supplémentaire, cliquez sur le bouton Ajouter et choisissez un attribut ; Apple précise que l'option Autre permet d'afficher la liste complète des attributs. Enregistrez le dossier intelligent sous un nom explicite et choisissez si vous souhaitez l'ajouter à la barre latérale. (Créer ou modifier un dossier intelligent sur Mac)

Un dossier intelligent est une vue enregistrée des fichiers qui répondent à certains critères, et le Finder met à jour la liste de son contenu à mesure que les fichiers correspondants évoluent. Les fichiers restent à leur emplacement d'origine ; c'est pratique pour les retrouver sans avoir à créer une copie de travail distincte ni à modifier la structure des dossiers. Pour modifier un dossier intelligent enregistré, ouvrez-le, cliquez sur le bouton Action et choisissez Afficher les critères de recherche. (Créer ou modifier un dossier intelligent sur Mac)

Si la recherche par balise semble toujours trop large

Vérifiez que le Finder a bien sélectionné la suggestion de balise au lieu de laisser la recherche sous forme de texte brut saisi au clavier. Envisagez ensuite d'ajouter un deuxième critère au dossier intelligent, tel que le type de fichier ou un attribut de date, si cela correspond à votre besoin. Le Finder permet d'ajouter des règles aux dossiers intelligents, mais les noms exacts des attributs et les opérateurs disponibles se sélectionnent via l'interface ; ne partez pas du principe qu'une expression tapée fonctionne comme une balise et n'inventez pas de commande spéciale de recherche par balise. (Créer ou modifier un dossier intelligent sur Mac)

Si des résultats semblent manquer, vérifiez que les éléments visés portent bien la balise et que celle-ci n'est pas simplement masquée de la barre latérale. Les réglages du Finder vous permettent également de choisir si une nouvelle recherche s'effectue par défaut sur tout le Mac, dans le dossier actif ou selon le dernier périmètre utilisé. Ce périmètre détermine les emplacements examinés ; un filtre par balise ne peut pas afficher un fichier situé en dehors des emplacements recherchés. (Modifier les réglages Finder sur Mac)

Pour les fichiers que vous devez consulter régulièrement, un dossier intelligent basé sur des balises permet de garder cette vue à portée de main dans le Finder. Wallo est utile lorsque vous souhaitez également organiser vos fenêtres Finder ouvertes aux côtés des autres fenêtres Mac et de vos tâches par objectif, avec un passage rapide au clavier ; l'application n'applique pas de balises Finder et ne modifie pas les fichiers renvoyés par le Finder.

Sources