जब किसी फ़ाइल नाम या विषय के लिए फ़ाइंडर खोज में परिणामों की एक बहुत बड़ी सूची आ जाए, तो परिणामों को केवल उन्हीं फ़ाइलों तक सीमित करने के लिए एक टैग का उपयोग करें जिन्हें आपने जानबूझकर चिह्नित किया है। फ़ाइंडर में उस टैग को खोजें, या साइडबार में उस पर क्लिक करें। यदि फ़ाइलें पहले से टैग की गई हैं, तो यह बहुत त्वरित है; यदि वे नहीं हैं, तो पहले सही फ़ाइलों की पहचान करें और एक टैग लगाएं, फिर उस टैग का उपयोग दोहराए जा सकने वाले शॉर्टकट के रूप में करें। यह मार्गदर्शिका macOS पर दोनों तरीकों को कवर करती है।

एक विस्तृत फ़ाइंडर खोज को सीमित करने के लिए टैग का उपयोग क्यों करें?

एक टेक्स्ट खोज ऐसे शब्द से मेल खा सकती है जो एक से अधिक फ़ाइल नामों या फ़ाइलों की सामग्री में मौजूद हो। एक टैग फ़ाइंडर को फ़िल्टर करने के लिए एक अन्य विशेषता (attribute) प्रदान करता है: उदाहरण के लिए, दस्तावेज़ों के उस सेट के लिए "क्लाइंट समीक्षा" जैसा टैग उपयोग करें जिसे आपको एक साथ प्राप्त करने की आवश्यकता होती है। Apple का कहना है कि फ़ाइलों और फ़ोल्डरों में एकाधिक टैग हो सकते हैं, जिनमें Mac पर या iCloud में संग्रहीत आइटम भी शामिल हैं। एक टैग किसी फ़ाइल को स्थानांतरित नहीं करता है या उसकी कोई अन्य प्रतिलिपि नहीं बनाता है; यह मौजूदा आइटम को लेबल करता है। (Mac पर फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के लिए टैग का उपयोग करें)

टैग तब मदद करते हैं जब आप वांछित सेट को पहचान सकते हैं या उसे व्यवस्थित कर सकते हैं। वे स्वचालित रूप से यह निर्धारित नहीं करते हैं कि कौन सा खोज परिणाम सही है, और एक विस्तृत खोज के प्रत्येक परिणाम में टैग जोड़ने से वह अनावश्यक शोर नए फ़िल्टर में भी आ जाएगा। पहले संबंधित फ़ाइलों की पुष्टि करें, फिर उन फ़ाइलों को टैग करें।

वे फ़ाइलें ढूंढें जिनमें पहले से ही टैग मौजूद है

  1. एक फ़ाइंडर विंडो खोलें और खोज फ़ील्ड में टैग का नाम दर्ज करें। जब फ़ाइंडर अपने सुझावों में वह टैग प्रस्तुत करे, तो उस सुझाव का चयन करें। Apple टैग के रंग द्वारा खोज करने का भी दस्तावेज़ीकरण करता है, लेकिन जब कई टैग या रंग उपयोग में हों, तो नाम वाले टैग सुझाव का चयन करना अंतर करना आसान बनाता है। (Mac पर फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के लिए टैग का उपयोग करें)

  2. यदि टैग फ़ाइंडर के साइडबार में दिखाई दे रहा है, तो उस टैग वाले आइटम देखने के लिए उस पर क्लिक करें। यदि यह गायब है, तो Finder > Settings > Tags खोलें और इसे साइडबार में दिखाने के लिए इसके चेकबॉक्स का चयन करें। यह सेटिंग साइडबार की दृश्यता को नियंत्रित करती है; यह किसी भी फ़ाइल पर टैग लागू नहीं करती है। (Mac पर फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के लिए टैग का उपयोग करें)

  3. एक बड़े टैग किए गए सेट का निरीक्षण करने के लिए, परिणामों को Tags के अनुसार समूहीकृत (group) या क्रमित (sort) करें। Apple टूलबार के Group नियंत्रण का उपयोग करने और Tags चुनने का दस्तावेज़ीकरण करता है। क्रमबद्ध करने के लिए, View > Show View Options का उपयोग करें और Sort By में Tags चुनें; List व्यू एक Tags कॉलम भी दिखा सकता है। यह परिणामों से जुड़े लेबलों की तुलना करने में मदद करता है, यद्यपि यह अपने आप सेट को किसी एक विशेष टैग तक सीमित नहीं करता है। (Mac पर फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के लिए टैग का उपयोग करें)

सही फ़ाइलों में टैग जोड़ें

यदि वांछित फ़ाइलें अभी तक टैग नहीं की गई हैं, तो संभावित फ़ाइलों का पता लगाने के लिए विस्तृत खोज का उपयोग करें, फिर लेबल करने से पहले उनकी समीक्षा करें। प्रत्येक संभावित परिणाम को खोलें या फ़ाइंडर के पूर्वावलोकन (preview) और दृश्यमान फ़ाइल विवरणों का उपयोग करके पुष्टि करें कि यह उस सेट से संबंधित है। केवल इसलिए टैग करने से बचें क्योंकि फ़ाइल नाम में वह विस्तृत खोज शब्द शामिल है।

फ़ाइंडर में पुष्टि की गई फ़ाइल का चयन करें और File > Tags चुनें, उस पर Control-क्लिक करें और एक टैग चुनें, या यदि उपलब्ध हो तो फ़ाइंडर टूलबार में Tag बटन का उपयोग करें। आप किसी मौजूदा टैग को चुन सकते हैं या एक नया टैग दर्ज कर सकते हैं। एक साथ कई चयनित आइटमों को टैग करने के लिए, चयन पर उसी नियंत्रण का उपयोग करें; पहले चयन की समीक्षा कर लें ताकि असंबंधित फ़ाइलों पर वह लेबल न लग जाए। Apple पसंदीदा टैग के लिए Control-1 से Control-7 और किसी चयनित फ़ाइल से सभी टैग हटाने के लिए Control-0 का भी दस्तावेज़ीकरण करता है। शून्य शॉर्टकट का सावधानी से उपयोग करें क्योंकि यह उस फ़ाइल से प्रत्येक टैग को हटा देता है, केवल एक को नहीं। (Mac पर फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के लिए टैग का उपयोग करें)

नामकरण का एक व्यावहारिक नियम यह है कि टैग को यह विवरण देना चाहिए कि आप फ़ाइलों को क्यों पुनः प्राप्त करेंगे, बजाय इसके कि किसी ऐसे अस्पष्ट विषय शब्द को दोहराया जाए जो पहले से ही कई परिणाम देता है। उदाहरण के लिए, "त्रैमासिक रिपोर्ट – अंतिम समीक्षा" "रिपोर्ट" की तुलना में एक छोटे पुनर्प्राप्ति सेट का प्रतिनिधित्व कर सकता है। यह एक वर्कफ़्लो सुझाव है, कोई विशेष फ़ाइंडर सुविधा नहीं: ऐसा नाम चुनें जो आपको याद रहे, फिर इसे लगातार लागू करें।

स्मार्ट फ़ोल्डर के साथ पुन: प्रयोज्य टैग किया गया परिणाम रखें

बार-बार किए जाने वाले कार्य के लिए, टैग के आधार पर एक स्मार्ट फ़ोल्डर बनाएं। फ़ाइंडर में, File > New Smart Folder चुनें। खोज फ़ील्ड में टैग का नाम दर्ज करें और टैग सुझाव चुनें, फिर मानदंडों का निरीक्षण करें। यदि आपको किसी अन्य शर्त की आवश्यकता है, तो Add बटन पर क्लिक करें और एक विशेषता चुनें; Apple का कहना है कि Other विकल्प पूरी विशेषता सूची को प्रदर्शित करता है। स्मार्ट फ़ोल्डर को एक सार्थक नाम के साथ सहेजें और चुनें कि क्या इसे साइडबार में जोड़ना है। (Mac पर स्मार्ट फ़ोल्डर बनाएं या बदलें)

एक स्मार्ट फ़ोल्डर उन फ़ाइलों का सहेजा गया दृश्य होता है जो मानदंडों को पूरा करती हैं, और जैसे-जैसे मेल खाने वाली फ़ाइलें बदलती हैं, फ़ाइंडर इसकी सूचीबद्ध सामग्री को अपडेट करता है। फ़ाइलें वहीं रहती हैं जहाँ वे हैं; यह एक अलग कार्यशील प्रतिलिपि बनाए बिना या फ़ोल्डर संरचना को बदले बिना फ़ाइल पुनर्प्राप्ति के लिए उपयोगी है। सहेजे गए स्मार्ट फ़ोल्डर को संशोधित करने के लिए, इसे खोलें, Action बटन पर क्लिक करें, और Show Search Criteria चुनें। (Mac पर स्मार्ट फ़ोल्डर बनाएं या बदलें)

यदि टैग खोज अभी भी बहुत व्यापक प्रतीत होती है

जांचें कि क्या फ़ाइंडर ने खोज को सामान्य टाइप किए गए टेक्स्ट के रूप में छोड़ने के बजाय टैग सुझाव का चयन किया है। फिर एक दूसरा स्मार्ट फ़ोल्डर मानदंड जोड़ने पर विचार करें, जैसे कि फ़ाइल प्रकार या दिनांक विशेषता, यदि यह आपके कार्य के अनुकूल हो। फ़ाइंडर स्मार्ट फ़ोल्डर्स में नियम जोड़ने का समर्थन करता है, लेकिन सटीक विशेषता नाम और उपलब्ध ऑपरेटर इंटरफ़ेस से चुने जाते हैं; यह न मानें कि कोई टाइप किया गया वाक्यांश टैग के रूप में कार्य करता है या कोई विशेष टैग-खोज कमांड न बनाएं। (Mac पर स्मार्ट फ़ोल्डर बनाएं या बदलें)

यदि परिणाम गायब प्रतीत होते हैं, तो जांचें कि क्या लक्षित आइटमों में वास्तव में वह टैग मौजूद है और टैग केवल साइडबार से छिपा हुआ तो नहीं है। फ़ाइंडर सेटिंग्स आपको यह चुनने की भी अनुमति देती है कि क्या एक नई फ़ाइंडर खोज डिफ़ॉल्ट रूप से पूरे Mac, वर्तमान फ़ोल्डर, या अंतिम-उपयोग किए गए दायरे (scope) में होगी। दायरा इस बात को प्रभावित करता है कि किन स्थानों में खोज की जाती है; एक टैग फ़िल्टर खोजे गए स्थानों के बाहर की फ़ाइल को परिणाम में नहीं ला सकता है। (Mac पर फ़ाइंडर सेटिंग्स बदलें)

जिन फ़ाइलों को आपको बार-बार प्राप्त करने की आवश्यकता होती है, उनके लिए एक टैग-आधारित स्मार्ट फ़ोल्डर फ़ाइंडर में दृश्य को उपलब्ध रख सकता है। Wallo तब प्रासंगिक होता है जब आप खुली हुई फ़ाइंडर विंडो को अन्य Mac विंडो और कार्यों के साथ लक्ष्य के अनुसार, कीबोर्ड फ़ोकसिंग के साथ व्यवस्थित करना चाहते हैं; यह फ़ाइंडर टैग लागू नहीं करता है या फ़ाइंडर द्वारा लौटाए गए फ़ाइलों को नहीं बदलता है।

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