Quando uma busca no Finder por um nome de arquivo ou tópico retorna uma lista lotada, use uma etiqueta para restringir os resultados aos arquivos que você marcou deliberadamente. Busque pela etiqueta no Finder ou clique nela na barra lateral. Se os arquivos já estiverem com etiquetas, o processo é rápido; se não estiverem, identifique primeiro os arquivos certos e aplique uma etiqueta, depois use essa etiqueta como um atalho reutilizável. Este guia aborda os dois caminhos no macOS.

Por que usar uma etiqueta para restringir uma busca ampla no Finder?

Uma busca de texto pode corresponder a um termo que aparece em mais de um nome de arquivo ou no conteúdo de vários arquivos. Uma etiqueta oferece ao Finder outro atributo para filtrar: por exemplo, use uma etiqueta como “Revisão do Cliente” para um conjunto de documentos que você precisa acessar juntos. A Apple afirma que arquivos e pastas podem ter várias etiquetas, incluindo itens armazenados no Mac ou no iCloud. Uma etiqueta não move um arquivo nem cria outra cópia; ela apenas rotula o item existente. (Usar etiquetas para organizar arquivos no Mac)

As etiquetas ajudam quando você consegue reconhecer ou selecionar o conjunto desejado. Elas não determinam automaticamente qual resultado da busca é o correto, e adicionar uma etiqueta a cada resultado de uma busca ampla apenas levaria o excesso de ruído para o novo filtro. Primeiro confirme os arquivos relevantes, depois aplique as etiquetas a esses arquivos.

Encontrar arquivos que já possuem a etiqueta

  1. Abra uma janela do Finder e digite o nome da etiqueta no campo de busca. Quando o Finder exibir a etiqueta nas sugestões, selecione essa sugestão. A Apple também documenta a busca pela cor da etiqueta, mas selecionar a sugestão de etiqueta nomeada é mais fácil de distinguir quando várias etiquetas ou cores estão em uso. (Usar etiquetas para organizar arquivos no Mac)

  2. Se a etiqueta estiver visível na barra lateral do Finder, clique nela para ver os itens associados a ela. Se não estiver visível, abra Finder > Ajustes > Etiquetas e marque a caixa de seleção correspondente para mostrá-la na barra lateral. O ajuste controla apenas a visibilidade na barra lateral; ele não aplica a etiqueta a nenhum arquivo. (Usar etiquetas para organizar arquivos no Mac)

  3. Para inspecionar um conjunto grande de itens etiquetados, agrupe ou ordene os resultados por Etiquetas. A Apple documenta o agrupamento por meio do controle Agrupar na barra de ferramentas, escolhendo Etiquetas. Para ordenar, use Visualizar > Mostrar Opções de Visualização e escolha Etiquetas em Ordenar Por; a visualização em Lista também pode exibir uma coluna de Etiquetas. Isso ajuda a comparar os rótulos anexados aos resultados, embora não restrinja o conjunto a uma etiqueta específica por si só. (Usar etiquetas para organizar arquivos no Mac)

Adicionar uma etiqueta aos arquivos certos

Se os arquivos desejados ainda não tiverem etiquetas, use a busca ampla para localizar possíveis candidatos e analise-os antes de rotulá-los. Abra cada resultado provável ou use a pré-visualização e os detalhes visíveis do arquivo no Finder para confirmar se ele pertence ao conjunto. Evite colocar etiquetas apenas porque o nome do arquivo contém o termo da busca ampla.

Selecione um arquivo confirmado no Finder e escolha Arquivo > Etiquetas, clique com a tecla Control pressionada e escolha uma etiqueta, ou use o botão Etiqueta na barra de ferramentas do Finder, se disponível. Você pode escolher uma etiqueta existente ou digitar uma nova. Para etiquetar vários itens selecionados de uma vez, use o mesmo controle na seleção; revise a seleção primeiro para que arquivos não relacionados não recebam o rótulo. A Apple também documenta os atalhos Control-1 a Control-7 para etiquetas favoritas, e Control-0 para remover todas as etiquetas de um arquivo selecionado. Tenha cuidado com o atalho com zero, pois ele remove todas as etiquetas do arquivo, e não apenas uma. (Usar etiquetas para organizar arquivos no Mac)

Uma regra prática de nomenclatura é fazer com que a etiqueta descreva por que você precisará recuperar os arquivos, em vez de repetir uma palavra genérica que já gera muitos resultados. Por exemplo, “Relatório Trimestral – Revisão Final” pode representar um conjunto de recuperação menor do que apenas “Relatório”. Esta é uma sugestão de fluxo de trabalho, não um recurso especial do Finder: escolha um nome do qual você se lembrará e aplique-o de forma consistente.

Manter um resultado etiquetado reutilizável com uma Pasta Inteligente

Para uma tarefa recorrente, crie uma Pasta Inteligente baseada na etiqueta. No Finder, escolha Arquivo > Nova Pasta Inteligente. Digite o nome da etiqueta no campo de busca e selecione a sugestão de etiqueta, depois inspecione os critérios. Se precisar de outra condição, clique no botão Adicionar e escolha um atributo; a Apple informa que a opção Outro revela a lista completa de atributos. Salve a Pasta Inteligente com um nome significativo e escolha se deseja adicioná-la à barra lateral. (Criar ou alterar uma Pasta Inteligente no Mac)

Uma Pasta Inteligente é uma visualização salva de arquivos que atendem a determinados critérios, e o Finder atualiza seu conteúdo listado à medida que os arquivos correspondentes mudam. Os arquivos permanecem onde estão; isso é útil para recuperação sem a necessidade de criar uma cópia de trabalho separada ou alterar a estrutura de pastas. Para modificar uma Pasta Inteligente salva, abra-a, clique no botão Ação e escolha Mostrar Critérios de Busca. (Criar ou alterar uma Pasta Inteligente no Mac)

Se a busca por etiqueta ainda parecer ampla demais

Verifique se o Finder selecionou a sugestão de etiqueta em vez de manter a busca como um texto comum digitado. Em seguida, considere adicionar um segundo critério à Pasta Inteligente, como tipo de arquivo ou um atributo de data, se fizer sentido para a sua tarefa. O Finder permite adicionar regras às Pastas Inteligentes, mas os nomes exatos dos atributos e os operadores disponíveis são escolhidos na própria interface; não presuma que uma frase digitada funcione como etiqueta nem invente um comando especial de busca de etiquetas. (Criar ou alterar uma Pasta Inteligente no Mac)

Se parecer que faltam resultados, certifique-se de que os itens desejados realmente têm a etiqueta e que ela não está apenas oculta da barra lateral. Os Ajustes do Finder também permitem escolher se uma nova busca no Finder tem como padrão todo o Mac, a pasta atual ou o escopo usado mais recentemente. O escopo afeta quais locais são pesquisados; um filtro de etiqueta não pode retornar um arquivo fora dos locais pesquisados. (Alterar os ajustes do Finder no Mac)

Para arquivos que você precisa recuperar repetidamente, uma Pasta Inteligente baseada em etiquetas pode manter a visualização acessível no Finder. O Wallo é útil quando você também deseja organizar a janela aberta do Finder ao lado de outras janelas do Mac e tarefas por objetivo, com foco pelo teclado; ele não aplica etiquetas do Finder nem altera os arquivos retornados por ele.

Fontes