Cuando una búsqueda en Finder por nombre de archivo o tema arroja una lista saturada, utiliza una etiqueta para limitar los resultados a los archivos que hayas marcado deliberadamente. Busca la etiqueta en Finder o haz clic en ella en la barra lateral. Si los archivos ya están etiquetados, esto es rápido; si no lo están, primero identifica los archivos correctos y aplícales una etiqueta, para luego usarla como un atajo reutilizable. Esta guía cubre ambos caminos en macOS.

¿Por qué usar una etiqueta para acotar una búsqueda amplia en Finder?

Una búsqueda de texto puede coincidir con un término que aparece en más de un nombre de archivo o en el contenido de varios archivos. Una etiqueta le da a Finder otro atributo por el cual filtrar: por ejemplo, utiliza una etiqueta como “Revisión de cliente” para un conjunto de documentos que necesitas recuperar juntos. Apple indica que los archivos y carpetas pueden tener múltiples etiquetas, incluidos los elementos almacenados en la Mac o en iCloud. Una etiqueta no mueve un archivo ni crea otra copia; etiqueta el elemento existente. (Organizar archivos con etiquetas en la Mac)

Las etiquetas ayudan cuando puedes reconocer o seleccionar el conjunto deseado. No determinan automáticamente qué resultado de búsqueda es el correcto, y añadir una etiqueta a cada resultado de una búsqueda amplia trasladaría el ruido al nuevo filtro. Primero confirma los archivos relevantes y luego etiquétalos.

Encontrar archivos que ya tienen la etiqueta

  1. Abre una ventana de Finder e introduce el nombre de la etiqueta en el campo de búsqueda. Cuando Finder ofrezca la etiqueta en sus sugerencias, selecciona esa sugerencia. Apple también documenta la búsqueda por color de etiqueta, pero seleccionar la sugerencia de la etiqueta con nombre facilita la distinción cuando se utilizan varias etiquetas o colores. (Organizar archivos con etiquetas en la Mac)

  2. Si la etiqueta está visible en la barra lateral de Finder, haz clic en ella para ver los elementos que la llevan. Si no aparece, ve a Finder > Ajustes > Etiquetas y marca su casilla de verificación para mostrarla en la barra lateral. Este ajuste controla la visibilidad en la barra lateral; no aplica la etiqueta a ningún archivo. (Organizar archivos con etiquetas en la Mac)

  3. Para inspeccionar un conjunto amplio de elementos etiquetados, agrupa u ordena los resultados por Etiquetas. Apple documenta la agrupación mediante el control Agrupar de la barra de herramientas y la elección de Etiquetas. Para ordenar, utiliza Visualización > Mostrar opciones de visualización y elige Etiquetas en Ordenar por; la visualización como lista también puede mostrar una columna de Etiquetas. Esto ayuda a comparar las etiquetas asignadas a los resultados, aunque por sí solo no limita aún más el conjunto a una etiqueta en particular. (Organizar archivos con etiquetas en la Mac)

Añadir una etiqueta a los archivos correctos

Si los archivos deseados aún no están etiquetados, usa la búsqueda amplia para localizar candidatos y luego revísalos antes de etiquetarlos. Abre cada resultado probable o utiliza la vista previa de Finder y los detalles visibles del archivo para confirmar que pertenece al conjunto. Evita etiquetar únicamente porque el nombre de un archivo contenga la palabra de búsqueda amplia.

Selecciona un archivo confirmado en Finder y ve a Archivo > Etiquetas, haz clic presionando Control y elige una etiqueta, o usa el botón Etiqueta en la barra de herramientas de Finder si está disponible. Puedes elegir una etiqueta existente o introducir una nueva. Para etiquetar varios elementos seleccionados a la vez, usa el mismo control sobre la selección; revisa la selección primero para que los archivos no relacionados no reciban la etiqueta. Apple también documenta Control-1 a Control-7 para las etiquetas favoritas, y Control-0 para eliminar todas las etiquetas de un archivo seleccionado. Usa el atajo del cero con cuidado, ya que elimina todas las etiquetas de ese archivo, no solo una. (Organizar archivos con etiquetas en la Mac)

Una regla práctica de nomenclatura es hacer que la etiqueta describa por qué recuperarás los archivos, en lugar de repetir una palabra temática vaga que ya produce muchas coincidencias. Por ejemplo, “Informe trimestral – Revisión final” puede representar un conjunto de recuperación más reducido que “Informe”. Esta es una sugerencia de flujo de trabajo, no una función especial de Finder: elige un nombre que recuerdes y aplícalo de manera consistente.

Conservar un resultado etiquetado reutilizable con una Carpeta inteligente

Para una tarea recurrente, crea una Carpeta inteligente basada en la etiqueta. En Finder, selecciona Archivo > Nueva carpeta inteligente. Introduce el nombre de la etiqueta en el campo de búsqueda y selecciona la sugerencia de la etiqueta; luego, inspecciona los criterios. Si necesitas otra condición, haz clic en el botón Añadir (+) y elige un atributo; Apple indica que la opción Otro muestra la lista completa de atributos. Guarda la Carpeta inteligente con un nombre descriptivo y elige si deseas añadirla a la barra lateral. (Crear o cambiar una carpeta inteligente en la Mac)

Una Carpeta inteligente es una vista guardada de archivos que cumplen con ciertos criterios, y Finder actualiza el contenido mostrado a medida que los archivos coincidentes cambian. Los archivos permanecen donde están; esto es útil para la recuperación sin crear una copia de trabajo independiente ni modificar la estructura de carpetas. Para modificar una Carpeta inteligente guardada, ábrela, haz clic en el botón Acción y selecciona Mostrar criterios de búsqueda. (Crear o cambiar una carpeta inteligente en la Mac)

Si la búsqueda por etiqueta sigue pareciendo demasiado amplia

Comprueba que Finder haya seleccionado la sugerencia de la etiqueta en lugar de dejar la búsqueda como texto escrito ordinario. Luego, considera añadir un segundo criterio a la Carpeta inteligente, como el tipo de archivo o un atributo de fecha, si se adapta a tu tarea. Finder permite añadir reglas a las Carpetas inteligentes, pero los nombres exactos de los atributos y los operadores disponibles se eligen desde la interfaz; no asumas que una frase escrita funciona como etiqueta ni inventes un comando especial de búsqueda de etiquetas. (Crear o cambiar una carpeta inteligente en la Mac)

Si parece que faltan resultados, verifica que los elementos deseados realmente tengan la etiqueta y que esta no esté simplemente oculta en la barra lateral. Los Ajustes de Finder también te permiten elegir si una nueva búsqueda de Finder se realiza de forma predeterminada en toda la Mac, en la carpeta actual o en el ámbito utilizado por última vez. El ámbito afecta qué ubicaciones se buscan; un filtro de etiqueta no puede devolver un archivo que esté fuera de las ubicaciones buscadas. (Cambiar los ajustes de Finder en la Mac)

Para los archivos que necesitas recuperar con frecuencia, una Carpeta inteligente basada en etiquetas puede mantener la vista disponible en Finder. Wallo es útil cuando también deseas organizar la ventana abierta de Finder junto con otras ventanas de Mac y tareas pendientes por objetivo, con enfoque mediante el teclado; no aplica etiquetas de Finder ni modifica los archivos devueltos por Finder.

Fuentes