要将电子邮件转化为日后可查找和处理的任务，请在“邮件”中选择该邮件，并在可用时使用其“共享”菜单将其发送到“提醒事项”。添加明确的下一步行动和截止日期，然后使用提醒事项中的链接或“邮件”图标返回原始邮件。如果您只需要“邮件”重新提醒您注意该邮件，请改用“稍后提醒”；它会重新显示邮件，但不会创建单独的待办事项。

在“提醒事项”任务和“邮件”的“稍后提醒”之间做出选择

当跟进事项是您打算追踪的具体行动（例如“将修改后的估算发送给李”）时，请使用“提醒事项”。提醒事项可以有自己的标题、备注和日期，并且在通过支持的 App 创建时，还可以包含返回源项目的链接。Apple 说明指出，这种“共享到提醒事项”的流程仅适用于“共享”菜单中包含“提醒事项”的 App；可用性还可能取决于是否使用了升级后的 iCloud 提醒事项。Apple 关于从其他 App 添加提醒事项的指南

当邮件本身就是您需要重新查看的内容，且您不需要在“提醒事项”中创建单独的任务时，请使用“邮件”的“稍后提醒”。在“邮件”中，选择邮件，在触控板或妙控鼠标上用两指双击向右轻扫并点按“稍后提醒”，或者按住 Control 键点按邮件并选取该选项。选取提供的某个时间，或选取“稍后提醒”以自定日期和时间。“邮件”会在选定时间发送通知，将邮件移至收件箱顶部，并将其列在“稍后提醒”邮箱中。Apple 关于邮件提醒的指南

从邮件创建“提醒事项”任务

  1. 在“邮件”中，选择您需要处理的电子邮件。在邮件控制面板中查找“共享”按钮，或按住 Control 键点按邮件并查看“共享”。如果出现“提醒事项”，请选取它。Apple 表示，“提醒事项”会添加一个 App 图标或链接以帮助您返回源项目；具体外观可能会有所不同。如果“共享”菜单中缺少“提醒事项”，则表示在您当前的设置下该邮件无法使用此路径。

  2. 在添加前先检查建议的提醒事项。为它赋予一个以动词开头的行动导向标题来描述您将要做什么，而不仅仅是复制邮件的主题。例如，将“更新的提案”更改为“审核提案并回复玛雅”。这是一项编辑建议：动词开头的标题能明确下一步行动，而关联的邮件则提供了上下文。

  3. 添加截止日期，若有需要还可添加具体时间。打开提醒事项的详细信息以编辑其标题、备注、日期及其他字段。如果邮件包含截止日期，请使用该日期；否则选择一个切合实际的时间来重新查看，或将提醒事项保留为无日期。Apple 指出，包含日期但没有时间的提醒事项为全天提醒事项。Apple 关于添加和更改提醒事项的指南

  4. 点按“添加”，然后在“提醒事项”中查看该项目。到了处理时间，打开提醒事项中的“邮件”图标或链接返回邮件（如果存在）。在回复或完成任务前阅读邮件，以便根据正确的详细信息和任何最新的对话上下文采取行动。

如果“共享到提醒事项”不可用

直接在“提醒事项”中创建任务：选取相应的列表，点按“添加”，然后输入行动作为标题。在详细信息中添加日期或备注。如果您可以在特定的邮件设置中复制该邮件可用的网址，则“提醒事项”中提供了 URL 栏；但是，Apple 的文档并未保证每封“邮件”中的信息都会提供可复制的 URL。不要以为手动输入或复制的链接一定会重新打开原邮件。请在提醒事项的备注中保留发件人、主题以及任何关键参考信息，以便日后通过“邮件”搜索找到它。

您也可以在“邮件”中为该电子邮件添加旗标作为轻量标记。标有旗标的邮件会出现在“已加旗标”邮箱中，但旗标并非计划的任务，也不会为您提供“提醒事项”的截止日期。Apple 关于在“邮件”中稍后重新查看电子邮件的指南

可靠跟进的简单规则

每个提醒事项只捕获一个下一步行动，在 macOS 提供时保留原始邮件连接，并且仅在有助于确定何时采取行动时才选择日期。需要定时返回某封邮件时，请使用“稍后提醒”；需要一个可供审核和完成的独立任务时，请使用“提醒事项”。这种区分可使行动清晰可见，而无需将收件箱旗标或重新显示的邮件当作完整的任务对待。

参考资料