किसी ईमेल को ऐसे कार्य में बदलने के लिए जिसे आप बाद में ढूंढ सकें और उस पर कार्रवाई कर सकें, Mail में संदेश चुनें और उपलब्ध होने पर इसे Reminders में भेजने के लिए इसके Share मेनू का उपयोग करें। एक स्पष्ट अगली कार्रवाई और नियत तारीख (due date) जोड़ें, फिर मूल संदेश पर वापस जाने के लिए रिमाइंडर के लिंक या Mail आइकन का उपयोग करें। यदि आपको केवल Mail द्वारा ईमेल पर अपना ध्यान वापस लाने की आवश्यकता है, तो इसके बजाय Remind Me का उपयोग करें; यह संदेश को फिर से सामने लाता है लेकिन एक अलग टू-डू (to-do) नहीं बनाता है।

Reminders कार्य और Mail के Remind Me के बीच चयन करें

Reminders का उपयोग तब करें जब फ़ॉलो-अप ऐसी कार्रवाई हो जिसे आप ट्रैक करना चाहते हैं, जैसे कि "ली को संशोधित अनुमान भेजें।" एक रिमाइंडर का अपना शीर्षक, नोट्स और तारीख हो सकती है, और—जब किसी समर्थित ऐप से बनाया जाता है—तो इसमें स्रोत आइटम पर वापस जाने का लिंक भी शामिल हो सकता है। Apple के दस्तावेज़ बताते हैं कि यह Share-to-Reminders फ़्लो केवल उन ऐप्स में काम करता है जिनके Share मेनू में Reminders शामिल है; इसकी उपलब्धता अपडेट किए गए iCloud रिमाइंडर्स के उपयोग पर भी निर्भर कर सकती है। अन्य ऐप से रिमाइंडर जोड़ने के लिए Apple की गाइड

Mail के Remind Me का उपयोग तब करें जब ईमेल पर ही आपको दोबारा गौर करने की आवश्यकता हो, और आपको Reminders में किसी अलग कार्य की आवश्यकता न हो। Mail में, संदेश का चयन करें, ट्रैकपैड या Magic Mouse पर दो उंगलियों से दाईं ओर स्वाइप करें और Remind Me पर क्लिक करें, या संदेश पर Control-क्लिक करें और यह विकल्प चुनें। दिए गए समयों में से कोई एक चुनें या कस्टम तारीख और समय के लिए Remind Me Later चुनें। Mail एक सूचना (नोटिफिकेशन) भेजता है, चुने गए समय पर संदेश को इनबॉक्स में सबसे ऊपर ले जाता है, और इसे Remind Me मेलबॉक्स में सूचीबद्ध करता है। Mail रिमाइंडर्स के लिए Apple की गाइड

संदेश से Reminders कार्य बनाएं

  1. Mail में, उस ईमेल का चयन करें जिस पर आपको कार्रवाई करने की आवश्यकता है। संदेश नियंत्रणों में Share बटन देखें, या संदेश पर Control-क्लिक करें और Share देखें। यदि Reminders दिखाई देता है, तो इसे चुनें। Apple का कहना है कि Reminders स्रोत आइटम पर वापस जाने में आपकी सहायता के लिए एक ऐप आइकन या लिंक जोड़ता है; इसका सटीक रूप अलग-अलग हो सकता है। यदि Share मेनू से Reminders गायब है, तो यह तरीका आपके वर्तमान सेटअप में उस संदेश के लिए अनुपलब्ध है।

  2. जोड़े जाने से पहले प्रस्तावित रिमाइंडर की समीक्षा करें। इसे एक कार्रवाई-उन्मुख (action-oriented) शीर्षक दें जो यह बताता हो कि आप क्या करेंगे, बजाय इसके कि केवल ईमेल के विषय (subject) को कॉपी किया जाए। उदाहरण के लिए, "Updated proposal" को बदलकर "Review proposal and reply to Maya" करें। यह एक संपादकीय सुझाव है: क्रिया से शुरू होने वाला शीर्षक अगले कदम को स्पष्ट करता है, जबकि लिंक किया गया ईमेल संदर्भ प्रदान करता है।

  3. एक नियत तारीख (due date) और, यदि उपयोगी हो, तो समय जोड़ें। इसके शीर्षक, नोट्स, तारीख और अन्य फ़ील्ड को संपादित करने के लिए रिमाइंडर का विवरण (details) खोलें। यदि संदेश में कोई अंतिम समय-सीमा (deadline) शामिल है, तो उस तारीख का उपयोग करें; अन्यथा इसे दोबारा देखने के लिए एक व्यावहारिक समय चुनें या रिमाइंडर को बिना तारीख के छोड़ दें। Apple नोट करता है कि बिना समय वाली तारीख वाला रिमाइंडर पूरे दिन (all-day) का रिमाइंडर होता है। रिमाइंडर जोड़ने और बदलने के लिए Apple की गाइड

  4. Add पर क्लिक करें, फिर Reminders में उस आइटम को देखें। जब काम करने का समय हो, तो संदेश पर वापस जाने के लिए रिमाइंडर के Mail आइकन या लिंक को खोलें, यदि कोई मौजूद हो। उत्तर देने या कार्य पूरा करने से पहले ईमेल पढ़ें ताकि आप सही विवरण और बातचीत के नए संदर्भ पर कार्रवाई कर सकें।

यदि Share to Reminders अनुपलब्ध है

कार्य को सीधे Reminders में बनाएं: उपयुक्त सूची चुनें, Add पर क्लिक करें, और शीर्षक के रूप में कार्रवाई दर्ज करें। विवरण में एक तारीख या नोट्स जोड़ें। यदि आप अपने विशिष्ट मेल सेटअप में संदेश के लिए उपयोग करने योग्य वेब पता कॉपी कर सकते हैं, तो Reminders में एक URL फ़ील्ड होता है; हालाँकि, Apple का दस्तावेज़ीकरण यह गारंटी नहीं देता है कि प्रत्येक Mail संदेश एक कॉपी करने योग्य URL प्रदान करता है। यह मानकर न चलें कि मैन्युअल रूप से टाइप या कॉपी किया गया लिंक सटीक संदेश को फिर से खोल देगा। प्रेषक, विषय और किसी भी मुख्य संदर्भ को रिमाइंडर नोट्स में रखें ताकि आप Mail खोज (search) से उसका पता लगा सकें।

आप Mail में ईमेल को एक हल्के मार्कर के रूप में फ़्लैग (flag) भी कर सकते हैं। फ़्लैग किए गए संदेश Flagged मेलबॉक्स में दिखाई देते हैं, लेकिन एक फ़्लैग कोई शेड्यूल किया गया कार्य नहीं है और यह आपको Reminders की नियत तारीख नहीं देता है। Mail में ईमेल पर बाद में दोबारा गौर करने के लिए Apple की गाइड

विश्वसनीय फ़ॉलो-अप के लिए एक सरल नियम

प्रति रिमाइंडर एक अगली कार्रवाई कैप्चर करें, macOS द्वारा प्रदान किए जाने पर मूल संदेश कनेक्शन को बनाए रखें, और केवल तभी कोई तारीख चुनें जब यह तय करने में मदद करे कि कब कार्रवाई करनी है। किसी ईमेल पर समयबद्ध तरीके से वापस लौटने के लिए Remind Me का उपयोग करें; जब आप एक अलग कार्य चाहते हैं जिसकी आप समीक्षा कर सकें और उसे पूरा कर सकें, तो Reminders का उपयोग करें। यह अंतर इनबॉक्स फ़्लैग या दोबारा सामने आए संदेश को एक पूर्ण कार्य माने बिना कार्रवाई को दृश्यमान रखता है।

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