একটি ইমেলকে এমন একটি টাস্কে রূপান্তর করতে যা আপনি পরবর্তীতে খুঁজে নিয়ে কাজ করতে পারেন, মেল-এ মেসেজটি সিলেক্ট করুন এবং অপশনটি উপলভ্য থাকলে তা রিমাইন্ডারস-এ পাঠাতে এর শেয়ার মেনু ব্যবহার করুন। একটি স্পষ্ট পরবর্তী পদক্ষেপ এবং শেষ সময়সীমা যোগ করুন, তারপর মূল মেসেজে ফিরে যেতে রিমাইন্ডারের লিঙ্ক বা মেল আইকনটি ব্যবহার করুন। আপনার যদি কেবল ইমেলটির প্রতি মেল অ্যাপের মাধ্যমে পুনরায় মনোযোগ আকর্ষণের প্রয়োজন হয়, তবে এর পরিবর্তে রিমাইন্ড মি ব্যবহার করুন; এটি মেসেজটিকে পুনরায় সামনে নিয়ে আসে কিন্তু কোনো পৃথক টু-ডু তৈরি করে না।

রিমাইন্ডারস টাস্ক এবং মেল-এর রিমাইন্ড মি-এর মধ্যে নির্বাচন করুন

যখন ফলো-আপটি এমন কোনো পদক্ষেপ যা আপনি ট্র্যাক করতে চান, যেমন "লি-কে সংশোধিত এস্টিমেট পাঠানো", তখন রিমাইন্ডারস ব্যবহার করুন। একটি রিমাইন্ডারের নিজস্ব শিরোনাম, নোট এবং তারিখ থাকতে পারে, এবং—সমর্থিত কোনো অ্যাপ থেকে তৈরি করা হলে—উৎস আইটেমটিতে ফিরে যাওয়ার একটি লিঙ্কও অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে। অ্যাপল উল্লেখ করেছে যে শেয়ার-টু-রিমাইন্ডারস-এর এই প্রক্রিয়াটি কেবল সেই অ্যাপগুলোতেই কাজ করে যেগুলোর শেয়ার মেনুতে রিমাইন্ডারস অন্তর্ভুক্ত রয়েছে; এর প্রাপ্যতা আপডেটেড আইক্লাউড রিমাইন্ডার ব্যবহারের ওপরও নির্ভর করতে পারে। অন্য অ্যাপ থেকে রিমাইন্ডার যোগ করার বিষয়ে অ্যাপলের গাইড

যখন ইমেলটি নিজেই এমন কিছু যা আপনার পুনরায় দেখা প্রয়োজন, এবং রিমাইন্ডারস-এ কোনো পৃথক টাস্কের প্রয়োজন নেই, তখন মেল-এর রিমাইন্ড মি ব্যবহার করুন। মেল-এ মেসেজটি সিলেক্ট করুন, ট্র্যাকপ্যাড বা ম্যাজিক মাউসে দুটি আঙুল দিয়ে ডানদিকে সোয়াইপ করে রিমাইন্ড মি-তে ক্লিক করুন, অথবা মেসেজটিতে কন্ট্রোল-ক্লিক করে অপশনটি বেছে নিন। প্রস্তাবিত সময়গুলোর মধ্যে একটি বেছে নিন অথবা নিজের পছন্দমতো তারিখ এবং সময়ের জন্য রিমাইন্ড মি লেটার বেছে নিন। মেল একটি নোটিফিকেশন পাঠায়, নির্ধারিত সময়ে মেসেজটিকে ইনবক্সের শীর্ষে নিয়ে আসে এবং রিমাইন্ড মি মেলবক্সে এটিকে তালিকাভুক্ত করে। মেল রিমাইন্ডার সংক্রান্ত অ্যাপলের গাইড

মেসেজটি থেকে একটি রিমাইন্ডারস টাস্ক তৈরি করুন

  1. মেল-এ, যে ইমেলটির ওপর আপনার কাজ করা প্রয়োজন সেটি সিলেক্ট করুন। মেসেজ কন্ট্রোলগুলোতে শেয়ার বোতামটি খুঁজুন, অথবা মেসেজটিতে কন্ট্রোল-ক্লিক করে শেয়ার অপশনটি দেখুন। যদি রিমাইন্ডারস দেখা যায়, তবে সেটি বেছে নিন। অ্যাপল জানায় যে উৎস আইটেমটিতে ফিরে যেতে সাহায্য করার জন্য রিমাইন্ডারস একটি অ্যাপ আইকন বা লিঙ্ক যুক্ত করে; এর নির্দিষ্ট রূপ ভিন্ন হতে পারে। শেয়ার মেনু থেকে যদি রিমাইন্ডারস অনুপস্থিত থাকে, তবে আপনার বর্তমান সেটআপে ওই মেসেজটির জন্য এই পথটি অনুপলব্ধ।

  2. যোগ করার আগে প্রস্তাবিত রিমাইন্ডারটি পর্যালোচনা করুন। কেবল ইমেলের বিষয়টি কপি করার পরিবর্তে, আপনি কী করবেন তা বর্ণনা করে এমন একটি অ্যাকশন-ভিত্তিক শিরোনাম দিন। উদাহরণস্বরূপ, "আপডেটেড প্রপোজাল"-এর পরিবর্তে "প্রপোজাল পর্যালোচনা করুন এবং মায়াকে উত্তর দিন" লিখুন। এটি একটি সম্পাদকীয় পরামর্শ: একটি ক্রিয়াপদ-প্রধান শিরোনাম পরবর্তী পদক্ষেপকে স্পষ্ট করে তোলে, অন্যদিকে লিঙ্কযুক্ত ইমেলটি প্রাসঙ্গিক তথ্য প্রদান করে।

  3. একটি শেষ সময়সীমা (ডিউ ডেট) এবং প্রয়োজন হলে একটি সময় যোগ করুন। রিমাইন্ডারের শিরোনাম, নোট, তারিখ এবং অন্যান্য ফিল্ড সম্পাদনা করতে এর বিস্তারিত বিবরণ খুলুন। মেসেজে যদি কোনো নির্দিষ্ট সময়সীমা থাকে, তবে সেই তারিখটি ব্যবহার করুন; অন্যথায় এটি পুনরায় দেখার জন্য একটি বাস্তবসম্মত সময় বেছে নিন অথবা রিমাইন্ডারটিকে তারিখহীন রাখুন। অ্যাপল উল্লেখ করেছে যে সময় ছাড়া কেবল তারিখ থাকা রিমাইন্ডার হলো সারাদিনের (অল-ডে) রিমাইন্ডার। রিমাইন্ডার যোগ করা এবং পরিবর্তন করার বিষয়ে অ্যাপলের গাইড

  4. অ্যাড-এ ক্লিক করুন, তারপর রিমাইন্ডারস-এ আইটেমটি চেক করুন। কাজ করার সময় হলে, মেসেজটিতে ফিরে যাওয়ার জন্য রিমাইন্ডারের মেল আইকন বা লিঙ্কটি খুলুন (যদি উপস্থিত থাকে)। উত্তর দেওয়ার বা টাস্কটি সম্পন্ন করার আগে ইমেলটি পড়ে নিন, যাতে আপনি সঠিক বিবরণ এবং কথোপকথনের নতুন কোনো প্রেক্ষাপট অনুযায়ী কাজ করতে পারেন।

শেয়ার টু রিমাইন্ডারস অনুপলব্ধ হলে

সরাসরি রিমাইন্ডারস-এ টাস্কটি তৈরি করুন: উপযুক্ত তালিকা বেছে নিন, অ্যাড-এ ক্লিক করুন এবং শিরোনাম হিসেবে করণীয় পদক্ষেপটি লিখুন। বিস্তারিত অংশে একটি তারিখ বা নোট যোগ করুন। আপনার নির্দিষ্ট মেল সেটআপে মেসেজটির জন্য যদি কোনো ব্যবহারযোগ্য ওয়েব ঠিকানা কপি করা সম্ভব হয়, তবে রিমাইন্ডারস-এ একটি URL ফিল্ড রয়েছে; তবে অ্যাপলের নির্দেশিকা এটি নিশ্চয়তা দেয় না যে প্রতিটি মেল মেসেজেই একটি কপিযোগ্য URL থাকবে। ধরে নেবেন না যে ম্যানুয়ালি টাইপ করা বা কপি করা লিঙ্কটি ঠিক সেই মেসেজটিকেই পুনরায় খুলবে। প্রেরক, বিষয় এবং যেকোনো গুরুত্বপূর্ণ তথ্য রিমাইন্ডার নোটে লিখে রাখুন যাতে আপনি মেল সার্চ দিয়ে এটি খুঁজে পেতে পারেন।

একটি হালকা মার্কার হিসেবে আপনি মেল-এ ইমেলটিকে ফ্ল্যাগও করতে পারেন। ফ্ল্যাগযুক্ত মেসেজগুলো ফ্ল্যাগড মেলবক্সে প্রদর্শিত হয়, তবে ফ্ল্যাগ কোনো শিডিউল করা টাস্ক নয় এবং এটি আপনাকে রিমাইন্ডারস-এর মতো কোনো শেষ সময়সীমা দেয় না। মেল-এ পুনরায় ইমেল দেখার বিষয়ে অ্যাপলের গাইড

নির্ভরযোগ্য ফলো-আপের একটি সহজ নিয়ম

প্রতিটি রিমাইন্ডারে একটি মাত্র পরবর্তী পদক্ষেপ ক্যাপচার করুন, ম্যাকওএস সুবিধা দিলে মূল মেসেজের সংযোগটি বজায় রাখুন, এবং কেবল তখনই একটি তারিখ বেছে নিন যখন এটি কখন কাজ করতে হবে তা নির্ধারণে সাহায্য করে। নির্দিষ্ট সময়ে একটি ইমেলে ফিরে আসার জন্য রিমাইন্ড মি ব্যবহার করুন; আর যখন আপনি একটি পৃথক টাস্ক চান যা আপনি পর্যালোচনা এবং সম্পন্ন করতে পারেন, তখন রিমাইন্ডারস ব্যবহার করুন। এই পার্থক্যটি ইনবক্সের কোনো ফ্ল্যাগ বা পুনরায় সামনে আসা মেসেজকে একটি পূর্ণাঙ্গ টাস্ক হিসেবে বিবেচনা না করেই করণীয় কাজটিকে স্পষ্টভাবে দৃশ্যমান রাখে।

সূত্র