Чтобы превратить электронное письмо в задачу, которую можно легко найти и выполнить позже, выберите сообщение в Почте и воспользуйтесь меню «Поделиться», чтобы отправить его в Напоминания (если эта опция доступна). Добавьте четкое следующее действие и срок выполнения, а затем используйте ссылку напоминания или значок Почты, чтобы вернуться к исходному письму. Если вам нужно лишь, чтобы Почта снова привлекла ваше внимание к письму, используйте функцию «Напомнить позже»; она вернет сообщение наверх, но не создаст отдельную задачу.

Выбор между задачей в Напоминаниях и функцией «Напомнить позже» в Почте

Используйте Напоминания, когда отслеживание представляет собой действие, за которым вы планируете следить, например: «Отправить обновленную смету Ли». У напоминания может быть собственное название, заметки и дата, а при создании из поддерживаемого приложения оно также может содержать ссылку на исходный объект. Apple отмечает, что этот сценарий отправки через меню «Поделиться» работает только в тех приложениях, где в этом меню есть пункт «Напоминания»; доступность также может зависеть от использования обновленных напоминаний iCloud. Руководство Apple по добавлению напоминания из другого приложения

Используйте функцию «Напомнить позже» в Почте, когда вернуться нужно именно к самому письму и вам не требуется отдельная задача в Напоминаниях. В Почте выберите сообщение, смахните двумя пальцами вправо на трекпаде или мыши Magic Mouse и нажмите «Напомнить позже», либо нажмите на сообщение, удерживая клавишу Control, и выберите этот пункт. Выберите один из предложенных вариантов времени или вариант «Напомнить позже…», чтобы задать произвольные дату и время. Почта отправит уведомление, переместит сообщение наверх списка входящих в выбранное время и добавит его в почтовый ящик «Напомнить позже». Руководство Apple по напоминаниям в Почте

Создание задачи в Напоминаниях из письма

  1. В Почте выберите письмо, по которому требуется выполнить действие. Найдите кнопку «Поделиться» на панели управления сообщением или нажмите на сообщение, удерживая клавишу Control, и перейдите в меню «Поделиться». Если пункт «Напоминания» отображается, выберите его. Apple указывает, что Напоминания добавляют значок приложения или ссылку для возврата к исходному объекту; точный внешний вид может различаться. Если пункта «Напоминания» нет в меню «Поделиться», этот способ недоступен для данного сообщения при текущих настройках.

  2. Проверьте параметры создаваемого напоминания перед его добавлением. Дайте ему ориентированное на действие название, описывающее то, что вы собираетесь сделать, а не просто копирующее тему письма. Например, измените «Обновленное предложение» на «Изучить предложение и ответить Майе». Это практическая рекомендация: название, начинающееся с глагола, делает следующий шаг очевидным, в то время как прикрепленное письмо обеспечивает контекст.

  3. Укажите срок выполнения и, если необходимо, время. Откройте подробные сведения о напоминании, чтобы отредактировать его название, заметки, дату и другие поля. Если в письме указан крайний срок, используйте эту дату; в противном случае выберите реалистичное время для возврата к вопросу или оставьте напоминание без даты. Apple отмечает, что напоминание с датой, но без указания времени, считается напоминанием на весь день. Руководство Apple по добавлению и изменению напоминаний

  4. Нажмите «Добавить», а затем проверьте созданный пункт в Напоминаниях. Когда придет время заняться задачей, откройте значок Почты или ссылку в напоминании (при их наличии), чтобы вернуться к письму. Перечитайте письмо перед тем, как ответить или завершить задачу, чтобы учесть все точные детали и обновленный контекст переписки.

Если отправка в Напоминания через меню «Поделиться» недоступна

Создайте задачу непосредственно в приложении «Напоминания»: выберите нужный список, нажмите «Добавить» и введите действие в качестве названия. Укажите дату или заметки в подробных сведениях. Если особенности вашей почтовой системы позволяют скопировать работающий веб-адрес письма, в Напоминаниях есть поле URL; однако в документации Apple нет гарантии того, что каждое сообщение Почты имеет копируемый URL-адрес. Не стоит рассчитывать на то, что введенная вручную или скопированная ссылка гарантированно откроет именно это сообщение. Сохраните отправителя, тему и ключевую информацию в заметках напоминания, чтобы письмо можно было найти через поиск в Почте.

Вы также можете пометить письмо флажком в Почте в качестве простой визуальной отметки. Отмеченные сообщения отображаются в почтовом ящике «С флажком», однако флажок не является запланированной задачей и не задает срок выполнения в Напоминаниях. Руководство Apple по возврату к письмам в Почте

Простое правило для надежного отслеживания

Фиксируйте одно следующее действие на одно напоминание, сохраняйте связь с исходным письмом, когда macOS это предлагает, и выбирайте дату только тогда, когда она действительно помогает определить время выполнения. Используйте «Напомнить позже» для запланированного возврата к письму; используйте Напоминания, когда вам нужна отдельная задача, которую можно отслеживать и закрывать. Это разграничение сохраняет действие на виду и не позволяет относиться к флажку во входящих или возвращенному письму как к полноценной задаче.

Источники