Zotero kan behålla författar–årtalshänvisningar i texten samtidigt som referenserna listas i den ordning de först hänvisas till. I Word för Mac använder du en anpassad CSL-stil som bevarar författar–årtal-formatet och tar bort sorteringsregeln för bibliografin.

Det här arbetsflödet är avsett för den som förbereder ett Word-dokument och vill ha hänvisningar som ”(Vale, 2022)” tillsammans med en referenslista ordnad efter var varje verk först förekommer. Nyckeln är att behandla hänvisningarnas utseende och referensernas ordning som separata krav. Sorteringsreglerna i CSL-specifikationen stöder den uppdelningen.

Hur ska det färdiga dokumentet se ut?

Använd det här lilla, syntetiska exemplet för att definiera uppgiften innan du ändrar en stil. Alla namn, titlar och publikationsuppgifter nedan är påhittade i demonstrationssyfte.

Första förekomsten i texten Illustrativ författar–årtalshänvisning Placering i referenslistan
Ett stycke hänvisar till Morgan Vales Shape arrangements, daterad 2022 (Vale, 2022) Först
Ett senare stycke hänvisar till Avery Alders Grid patterns, daterad 2024 (Alder, 2024) Andra
Ett annat stycke hänvisar till Vales verk igen (Vale, 2022) Fortfarande först
Det sista stycket hänvisar till Riley Birchs Colour sequences, daterad 2021 (Birch, 2021) Tredje

Den avsedda referensordningen är Vale, Alder, Birch. Den skiljer sig medvetet från både alfabetisk ordning och publiceringsår. Det ger dig ett användbart test: en alfabetisk lista skulle börja med Alder, medan en lista sorterad efter stigande år skulle börja med Birch. Exakt interpunktion och typografi beror på vilken grundstil du väljer.

CSL har separata sorteringsinstruktioner för hänvisningar och bibliografier. När en bibliografi saknar elementet sort visas posterna i hänvisningsordning. Du kan därför behålla en författar–årtal-utformning av hänvisningarna samtidigt som du tar bort bibliografins sortering. Se CSL:s sorteringsspecifikation.

Förbered Zotero och välj en grundstil

Använd Zotero för datorn och Microsoft Word för Mac med Zotero-pluginen tillgänglig. Öppna Zotero → Inställningar i Zotero och välj sedan Cite. Zotero beskriver den här inställningsvägen på Mac i Zotero Settings.

Om Word saknar fliken Zotero kontrollerar du Cite → Word Processors i Zoteros inställningar. Zotero beskriver hur pluginen installeras och installeras om i guiden för Cite-inställningarna. Se till att Word-anslutningen fungerar innan du redigerar en hänvisningsstil.

Välj en författar–årtal-stil vars interpunktion och referensuppgifter redan motsvarar dina behov. Du kommer att ändra en sorteringsregel, så om du börjar nära det önskade resultatet blir ändringen enklare att hantera. Zotero rekommenderar att börja med den senaste versionen av en lämplig stil i sin guide för stilredigering.

Installera en grundstil genom att öppna Cite → Styles, välja Get additional styles…, söka efter namnet och välja resultatet. Det här är Zoteros dokumenterade steg för att installera stilar.

Skapa tre syntetiska Book-poster med metadata nedan för ett test som går att upprepa. Välj New Item, välj posttypen och fyll i informationen i panelen till höger. Zotero beskriver hur du skapar poster manuellt och anger personnamn i två fält i Adding Items to Zotero.

Fält Verk A Verk B Verk C
Title Shape arrangements Grid patterns Colour sequences
Författarens förnamn Morgan Avery Riley
Författarens efternamn Vale Alder Birch
Date 2022 2024 2021
Publisher Sample Press Sample Press Sample Press

Håll dessa poster åtskilda från verkliga källor. Syftet är att göra sorteringstestet enkelt att granska utan att du behöver tolka en lång referenslista.

Redigera bibliografins sorteringsregel

Markera testposterna i ditt Zotero-bibliotek. Öppna Style Editor från inställningspanelen Cite och läs sedan in grundstilen från rullgardinsmenyn i redigeraren. Redigeraren visar CSL-kod ovanför en förhandsvisning av hänvisningar och referenser, enligt beskrivningen i Zotero Style Editor.

Kontrollera först att du har en fristående stil som innehåller faktiska instruktioner för hänvisningar och bibliografi. En beroende CSL-stil innehåller metadata och pekar på en fristående överordnad stil; redigera den överordnade stilens formatering i din anpassade kopia. Den här skillnaden dokumenteras under CSL-filtyper.

Leta upp den inledande taggen bibliography. Hitta hela blocket sort inuti den, före layout. Följande är ett illustrativt utdrag att ta bort, inte en komplett stil eller ett block att klistra in i Zotero:

<sort>
  <key variable="author"/>
  <key variable="issued"/>
  <key variable="title"/>
</sort>

Din grundstil kan använda andra nycklar eller makronamn. Ta bort hela stilens bibliografi-sort-block, inklusive start- och sluttaggarna. Behåll bibliografins layout. Låt det separata avsnittet citation vara orört, såvida du inte också vill ändra ordningen inom en hänvisning till flera verk. Den relevanta avgränsningen förklaras i CSL:s avsnitt om sortering.

Ge den anpassade stilen en egen titel och ett eget ID innan du installerar den. Du kan till exempel använda en titel som Author–Date — First Citation Order och ett unikt ID som bygger på originalet. Zotero förklarar att stil-ID:n inte behöver leda till en webbsida. Om du ändrar båda kan en uppdatering av originalstilen inte skriva över dina anpassningar. Följ Ändra stilens titel och ID.

Spara resultatet som en .csl-fil. Om du använder TextEdit väljer du Format → Make Plain Text innan du redigerar. Zoteros instruktioner för manuell stilredigering beskriver redigering och sparande i oformaterad text.

Validera hela stilen

Kontrollera hela den redigerade filen mot CSL-schemat innan installation. CSL-projektets guide för stilutveckling hänvisar till dess validator, som tar emot en fil, en URL eller inklistrad kod. Skicka in hela stilen, inklusive dess metadata och oförändrade formateringsinstruktioner.

En fungerande förhandsvisning är användbar, men ersätter inte schemavalidering. Zotero påpekar att giltig XML ändå kan vara ogiltig CSL, och att osparade ändringar går förlorade om du byter stil eller stänger redigeraren. Spara arbetet innan du lämnar Style Editor.

Använd den anpassade stilen i Word för Mac

Installera den sparade filen via Zoteros panel Cite → Styles: välj + och leta upp .csl-filen. Installation från en lokal fil stöds i Zoteros dokumentation om hänvisningsstilar.

Använd följande ordning i ett tomt testdokument i Word. Kommandona beskrivs i Använda Zotero-pluginen för Word.

  1. Öppna fliken Zotero i Word och välj Document Preferences.
  2. Välj din anpassade stil med den nya titeln.
  3. Använd Add/Edit Citation för att infoga Vales verk i det första stycket.
  4. Infoga Alders verk i ett andra stycke, Vales verk igen i ett tredje och Birchs verk i ett fjärde.
  5. Placera markören efter texten och välj Add/Edit Bibliography.
  6. Välj Refresh när du har gjort ändringar.

Den förväntade ordningen är Vale, Alder, Birch, med en post per verk. Jämför den med tabellen ovan. Det här är ett föreslaget godkännandetest som bygger på den dokumenterade sorteringsregeln, inte en rapport från en Word-session som genomförts för den här artikeln.

Flytta nu stycket med Birchs hänvisning till början och uppdatera. Den avsedda ordningen blir då Birch, Vale, Alder. Det här andra testet är viktigt eftersom det kontrollerar dokumentets aktuella läsordning snarare än den ordning i vilken du ursprungligen infogade hänvisningarna.

När båda kontrollerna fungerar som avsett använder du samma anpassade stil via Document Preferences i ditt arbetsdokument. Zoteros Word-guide anger att den inställningen gäller för det enskilda dokumentet, så det räcker inte att installera filen för att välja stilen i ett befintligt dokument. Använda Zotero-pluginen för Word.

Vad händer om två verk först förekommer i samma hänvisning?

Lägg till ett separat teststycke som innehåller två verk som inte tidigare har hänvisats till, i en och samma hänvisning. Zotero låter dig lägga till flera poster efter varandra i hänvisningsdialogrutan, och en stil kan sortera dessa poster automatiskt. Granska deras visade ordning innan du avgör att referensordningen är fel. Zotero förklarar detta i Hänvisningar med flera citerade verk.

Om kravet även anger ordningen inom parentesen kan du dra hänvisningsbubblorna eller inaktivera Keep Sources Sorted för den hänvisningen. Det styr hänvisningsgruppen; det ersätter inte ändringen av bibliografin. Använd separata stycken vid det första entydiga testet och pröva sedan grupper som ett extra fall. Zoteros instruktioner för hänvisningar till flera verk.

Testa också två verk av samma författare från samma år. När disambiguering med årtalssuffix är aktiverad tilldelar CSL suffixen utifrån bibliografins ordning. Om första förekomsten flyttas kan det därför ändra vilket verk som får ”a” eller ”b”. Behåll de befintliga disambigueringsinställningarna och kontrollera att hänvisningarna fortfarande pekar på rätt verk enligt CSL:s disambigueringsregler.

Felsök ett oväntat resultat

Välj nästa kontroll utifrån symtomet. Den här ordningen är ett praktiskt felsökningsstöd som bygger på det dokumenterade arbetsflödet.

Symtom Nästa kontroll
Referenserna ligger fortfarande i alfabetisk ordning Bekräfta den anpassade titeln i Words Document Preferences och kontrollera sedan om det finns ett kvarvarande sort-block i bibliografin.
Stilredigeraren slutar uppdateras Kontrollera om en sluttagg saknas och validera hela filen.
Hänvisningarna blir numeriska Läs in den avsedda författar–årtal-grundstilen igen och gör om endast bibliografiändringen.
En författare eller ett årtal är fel Korrigera postens metadata i Zotero och uppdatera sedan Word.
En manuell omflyttning försvinner Ändra ordningen i CSL och skapa om bibliografin.

Korrigera metadata i biblioteket i stället för att försöka kompensera för dem i dokumentet. Zoteros dokumentation om att redigera poster förklarar var du redigerar fält och rekommenderar konsekventa författaruppgifter.

Undvik att manuellt flytta om den genererade bibliografin som en permanent lösning: Zotero dokumenterar att direkta redigeringar av bibliografin i Word skrivs över vid uppdatering. Behåll den stilbaserade referenslistan medan du gör ändringar. Zoteros bibliografi-instruktioner.

Den färdiga konfigurationen ska klara tre synliga kontroller: författar–årtalshänvisningarna förblir lättlästa, varje verk hamnar på den plats som motsvarar dess första förekomst och en flytt av den första hänvisningen ändrar referensordningen efter uppdatering. Spara det lilla testdokumentet och den anpassade stilfilen tillsammans så att du kan upprepa kontrollerna när du ändrar stilen.

Källor