O Zotero pode manter citações autor-data no texto e listar as referências na ordem da primeira citação. No Word para Mac, use um estilo CSL personalizado que preserve a formatação autor-data e remova a regra de ordenação da bibliografia.

Este fluxo de trabalho é para quem está preparando um documento do Word e quer citações como “(Vale, 2022)” junto a uma lista de referências ordenada pela primeira ocorrência de cada obra. O segredo é tratar a aparência das citações e a ordem das referências como requisitos separados. As regras de ordenação da especificação CSL permitem essa separação.

Como deve ficar o documento final?

Use este pequeno exemplo sintético para definir a tarefa antes de alterar um estilo. Todos os nomes, títulos e detalhes de publicação abaixo foram inventados para fins de demonstração.

Primeira ocorrência no texto Exemplo de citação autor-data Posição na lista de referências
Um parágrafo cita Shape arrangements, de Morgan Vale, publicado em 2022 (Vale, 2022) Primeiro
Um parágrafo posterior cita Grid patterns, de Avery Alder, publicado em 2024 (Alder, 2024) Segundo
Outro parágrafo cita novamente a obra de Vale (Vale, 2022) Continua em primeiro
O último parágrafo cita Colour sequences, de Riley Birch, publicado em 2021 (Birch, 2021) Terceiro

A sequência de referências pretendida é Vale, Alder, Birch. Ela difere intencionalmente tanto da ordem alfabética quanto da ordem por ano de publicação. Isso oferece um teste útil: uma lista alfabética começaria com Alder, enquanto uma lista em ordem crescente por ano começaria com Birch. A pontuação e a tipografia exatas dependem do estilo-base escolhido.

O CSL fornece instruções de ordenação separadas para citações e bibliografias. Quando uma bibliografia não tem o elemento sort, suas entradas aparecem na ordem das citações. Assim, você pode manter o formato autor-data das citações e remover a ordenação da bibliografia. Consulte a especificação de ordenação do CSL.

Prepare o Zotero e escolha um estilo-base

Use o Zotero para computador e o Microsoft Word para Mac com o plugin do Zotero disponível. No Zotero, abra Zotero → Settings e selecione Cite. O Zotero documenta esse caminho nas configurações do Mac em Zotero Settings.

Se a aba Zotero não aparecer no Word, confira Cite → Word Processors nas configurações do Zotero. O Zotero documenta a instalação e a reinstalação do plugin no guia de configurações de citações. Estabeleça a conexão de trabalho com o Word antes de editar um estilo de citação.

Escolha um estilo autor-data cuja pontuação e cujos detalhes das referências já atendam às suas necessidades. Você vai alterar uma regra de ordenação; por isso, começar com um estilo próximo do resultado desejado facilita a edição. O Zotero recomenda começar pela versão mais recente de um estilo adequado em seu guia de edição de estilos.

Para instalar um estilo-base, abra Cite → Styles, selecione Get additional styles…, pesquise o nome e selecione o resultado. Estas são as etapas documentadas de instalação de estilos do Zotero.

Para fazer um teste reproduzível, crie três itens sintéticos do tipo Book usando os metadados abaixo. Selecione New Item, escolha o tipo de item e insira as informações no painel à direita. O Zotero documenta a criação manual e os nomes pessoais em dois campos em Adding Items to Zotero.

Campo Obra A Obra B Obra C
Title Shape arrangements Grid patterns Colour sequences
Nome do autor Morgan Avery Riley
Sobrenome do autor Vale Alder Birch
Date 2022 2024 2021
Publisher Sample Press Sample Press Sample Press

Mantenha esses registros separados das fontes reais. O objetivo é facilitar a inspeção do teste de ordenação, sem precisar interpretar uma lista longa de referências.

Edite a regra de ordenação da bibliografia

Selecione os itens de teste na sua biblioteca do Zotero. No painel de configurações Cite, abra Style Editor e carregue o estilo-base no menu suspenso do editor. O editor exibe o código CSL acima de uma prévia das citações e referências, conforme descrito em Zotero Style Editor.

Primeiro, confirme que você tem um estilo independente com instruções de citação e bibliografia propriamente ditas. Um estilo CSL dependente contém metadados e aponta para um estilo independente pai; edite a formatação desse estilo pai na sua cópia personalizada. Essa distinção está documentada em tipos de arquivos CSL.

Localize o elemento de abertura bibliography. Dentro dele, encontre o bloco completo sort antes de layout. O trecho a seguir é um exemplo ilustrativo a ser removido, não um estilo completo nem um bloco para colar no Zotero:

<sort>
  <key variable="author"/>
  <key variable="issued"/>
  <key variable="title"/>
</sort>

Seu estilo-base pode usar chaves ou nomes de macro diferentes. Remova todo o bloco sort da bibliografia, incluindo as tags de abertura e fechamento. Preserve o elemento layout da bibliografia. Deixe intacta a seção citation separada, a menos que também pretenda alterar a ordenação dentro de uma citação com várias obras. O limite relevante é explicado na seção de ordenação do CSL.

Antes da instalação, atribua ao estilo personalizado um título e um ID distintos. Por exemplo, use um título como Autor-data — Ordem da primeira citação e um ID diferente, derivado do original. O Zotero explica que os IDs de estilo não precisam apontar para uma página da web. Alterar ambos evita que uma atualização do estilo original sobrescreva sua personalização. Siga Alterar o título e o ID do estilo.

Salve o resultado como um arquivo .csl. Se usar o TextEdit, selecione Format → Make Plain Text antes de editar. As instruções de edição manual de estilos do Zotero abordam a edição em texto simples e o salvamento das alterações.

Valide o estilo completo

Confira o arquivo editado inteiro usando o esquema CSL antes da instalação. O guia de desenvolvimento de estilos do projeto CSL direciona os usuários ao validador, que aceita um arquivo, uma URL ou código colado. Envie o estilo completo, incluindo os metadados e as instruções de formatação que não foram alteradas.

Uma prévia bem-sucedida é útil, mas não substitui a validação pelo esquema. O Zotero observa que um XML válido ainda pode ser um CSL inválido e que trocar de estilo ou fechar o editor descarta as alterações não salvas. Salve seu trabalho antes de sair do Style Editor.

Aplique o estilo personalizado no Word para Mac

Instale o arquivo salvo pelo painel Cite → Styles do Zotero: selecione + e localize o arquivo .csl. A instalação de um arquivo local é compatível com a documentação de estilos de citação do Zotero.

Em um documento de teste em branco do Word, siga esta sequência. Os comandos estão documentados em Using the Zotero Word Plugin.

  1. Abra a aba Zotero do Word e selecione Document Preferences.
  2. Selecione seu estilo personalizado pelo novo título.
  3. Use Add/Edit Citation para inserir a obra de Vale no primeiro parágrafo.
  4. Insira a obra de Alder no segundo parágrafo, repita a obra de Vale no terceiro e insira a obra de Birch no quarto.
  5. Posicione o cursor após o texto e selecione Add/Edit Bibliography.
  6. Selecione Refresh depois de fazer alterações.

A sequência esperada é Vale, Alder, Birch, com uma entrada por obra. Compare-a com a tabela anterior. Este é um teste de aceitação proposto com base na regra de ordenação documentada; não é o relato de uma sessão do Word realizada para este artigo.

Agora mova para o início o parágrafo que contém a citação de Birch e atualize. Sua sequência pretendida passa a ser Birch, Vale, Alder. Esse segundo teste é importante porque verifica a ordem de leitura atual do documento, e não a ordem em que as citações foram inseridas originalmente.

Quando os dois testes derem o resultado esperado, aplique o mesmo estilo personalizado por Document Preferences no documento de trabalho. O guia do Zotero para Word identifica essa configuração como específica do documento; portanto, instalar o arquivo não o seleciona automaticamente em um documento existente. Using the Zotero Word Plugin.

E se duas obras aparecerem pela primeira vez na mesma citação?

Adicione um parágrafo de teste separado contendo duas obras ainda não citadas, em uma única citação. O Zotero permite adicionar vários itens seguidos na janela de citação, e um estilo pode ordenar esses itens automaticamente. Inspecione a ordem exibida antes de concluir que a sequência das referências está errada. O Zotero explica isso em Citações com vários itens citados.

Se seu requisito também especificar a ordem dentro desse parêntese, você pode arrastar os balões das citações ou desativar Keep Sources Sorted para aquela citação. Isso controla o grupo de citações; não substitui a edição da bibliografia. Para um primeiro teste sem ambiguidades, use parágrafos separados e depois teste os grupos como um caso adicional. Instruções do Zotero para citações com vários itens.

Teste também duas obras do mesmo autor publicadas no mesmo ano. Quando a desambiguação por sufixo de ano está ativada, o CSL atribui os sufixos conforme a ordem da bibliografia. Assim, mudar a ordem das primeiras ocorrências pode alterar qual obra recebe “a” ou “b”. Mantenha as configurações de desambiguação existentes e confira os resultados, seguindo as regras de desambiguação do CSL.

Diagnostique um resultado inesperado

Use o sintoma para escolher a próxima verificação. Esta sequência é um guia prático de diagnóstico derivado do fluxo de trabalho documentado.

Sintoma Próxima verificação
As referências continuam em ordem alfabética Confirme o título personalizado em Document Preferences do Word; depois confira se ainda há um bloco sort na bibliografia.
O editor de estilos para de atualizar Verifique se falta uma tag de fechamento e valide o arquivo completo.
As citações se tornam numéricas Carregue novamente o estilo-base autor-data pretendido e repita apenas a edição da bibliografia.
Um autor ou ano está incorreto Corrija os metadados do item no Zotero e atualize o Word.
Uma reorganização manual desaparece Altere a ordenação no CSL e gere novamente a bibliografia.

Corrija os metadados na biblioteca em vez de tentar compensá-los no documento. A documentação de edição de itens do Zotero explica onde editar os campos e recomenda manter consistentes as informações dos autores.

Evite reorganizar manualmente a bibliografia gerada como solução permanente: o Zotero documenta que as alterações diretas na bibliografia do Word são sobrescritas ao atualizar. Mantenha a lista de referências controlada pelo estilo durante a revisão. Instruções do Zotero para bibliografias.

A configuração final deve passar em três verificações visíveis: as citações autor-data continuam legíveis, cada obra ocupa a posição correspondente à sua primeira ocorrência e mover uma primeira citação altera a sequência das referências após a atualização. Guarde juntos o pequeno documento de teste e o arquivo de estilo personalizado para poder repetir essas verificações sempre que revisar o estilo.

Fontes