Чтобы просмотреть только незавершенную работу в таблице проекта Apple Numbers, отфильтруйте столбец «Статус» по значению, обозначающему незавершенность, например «Не начато» или «В процессе». В Numbers на Mac выберите таблицу, добавьте фильтр на боковой панели «Организовать» и выберите соответствующий статус. Главное — использовать согласованные значения статусов: фильтр не может определить, что пустая ячейка или метка с другой формулировкой означают одно и то же.

Подготовьте таблицу проекта

Используйте таблицу с одной строкой на каждую задачу проекта и отдельным столбцом для статуса. Обеспечьте единообразное написание для каждого статуса, например: «Не начато», «В процессе» и «Готово». Вы также можете использовать столбец с флажками, если в вашем рабочем процессе установленный флажок означает завершение задачи, однако для фильтрации незавершенных пунктов текстовый статус зачастую нагляднее, так как позволяет отличить еще не начатую работу от той, что уже выполняется.

Перед фильтрацией проверьте записи статусов на предмет вариаций, таких как «В процессе», «В Процессе», «Начато» или «Готово». Фильтр сопоставляет значения и правила; он не станет согласовывать терминологию за вас. Определите, какие значения для текущей проверки считаются незавершенными, и используйте именно эти точные записи. Если в таблице используются объединенные ячейки, Numbers может заблокировать доступ к параметрам фильтрации; Apple рекомендует отменить объединение таких ячеек перед применением фильтра. В руководстве по Numbers от Apple описаны правила фильтрации и ограничения, связанные с объединенными ячейками.

Добавьте фильтр для незавершенных задач

  1. Откройте электронную таблицу в Numbers на Mac и щелкните таблицу проекта.
  2. На боковой панели «Организовать» нажмите Фильтр.
  3. Нажмите Добавить фильтр, затем выберите столбец Статус.
  4. Выберите тип фильтра Текст и правило, например равно или не равно.
  5. Введите значение статуса, которое вы хотите проверить, а затем убедитесь, что параметр фильтров включен.

Для таблицы, в которой используется одно согласованное значение для завершенных задач, правило вроде Статус не равен «Готово» покажет все остальные значения статуса, включая новые, добавленные позже. Используйте его только в том случае, если любое значение, отличное от «Готово», действительно означает незавершенность; если в столбце есть пустые строки, отмененные задачи или архивные элементы, они также могут отобразиться. Чтобы ограничить список только известными активными статусами, добавьте отдельные правила для «Не начато» и «В процессе» для одного и того же столбца. Numbers позволяет добавлять несколько правил для одной колонки; элементы управления фильтрами определяют, должны ли строки соответствовать всем фильтрам или любому из них. Для этих двух взаимоисключающих статусов задайте условие комбинации любой, чтобы оставались видимыми строки с любым из них. Apple описывает работу с несколькими правилами фильтрации и выбор условий «все»/«любой».

Проверьте результаты и поддерживайте удобство отображения

Просмотрите несколько отображаемых строк, чтобы убедиться, что фильтр показывает нужные статусы. Если ожидаемые задачи исчезли, проверьте, нет ли несоответствий в названиях меток, непреднамеренно созданного правила или условия «все/любой», которое объединяет параметры слишком строго. Если отображаются лишние пункты, решите, должны ли такие значения, как «Заблокировано» или пустой статус, считаться незавершенными, и скорректируйте правила соответствующим образом.

Фильтрация меняет только видимость строк; она не удаляет скрытые строки. Когда вы добавляете строки в отфильтрованную таблицу, Numbers применяет к ним существующие правила. Поэтому вновь добавленная задача может не отображаться до тех пор, пока ее статус не будет соответствовать условиям фильтра. Обновите ее статус в таблице, если хотите включить ее в список незавершенных задач. Apple описывает поведение программы при добавлении строк в отфильтрованную таблицу.

Чтобы восстановить полный список, выберите таблицу и откройте Организовать > Фильтр. Отключите фильтры, чтобы сохранить правила на будущее, или удалите правило, если оно больше не требуется. Отключение фильтров сохраняет ваши настройки проверки; редактирование фильтра удобно в тех случаях, когда меняются критерии незавершенности в проекте. В руководстве по фильтрам от Apple рассказывается об отключении фильтров и удалении правил.

Когда использовать быстрый фильтр

Если вам нужен лишь разовый просмотр, а столбец «Статус» уже содержит нужное значение, воспользуйтесь быстрым фильтром: наведите указатель мыши на букву столбца, нажмите на появившуюся стрелку, выберите Быстрый фильтр и укажите значение для отображения. Для регулярной проверки удобнее использовать правило на вкладке «Фильтр», так как его проще просматривать и корректировать. В документации Apple быстрые фильтры описываются как способ отображения или скрытия строк, соответствующих определенным значениям столбца. См. инструкции Apple по использованию быстрого фильтра.

Фильтр в Numbers — это практичный способ сузить таблицу проекта для проверки, однако он напрямую зависит от уже имеющихся в ней данных. Он не присваивает статусы и не решает, какие состояния ваша команда считает незавершенными. Задайте эти определения в столбце «Статус», примените подходящее правило и проверьте полученные строки перед тем, как приступать к работе со списком.

Источники