Apple Numbers প্রজেক্ট টেবিলে কেবল অসমাপ্ত কাজগুলো দেখতে, এর Status কলামটি এমন মানের জন্য ফিল্টার করুন যা অসম্পূর্ণ বোঝায়—যেমন “Not started” বা “In progress”। Mac-এর Numbers-এ, টেবিলটি নির্বাচন করুন, Organize সাইডবার থেকে একটি ফিল্টার যোগ করুন এবং মিলে যাওয়া স্ট্যাটাসটি বেছে নিন। আসল বিষয়টি হলো সঙ্গতিপূর্ণ স্ট্যাটাস মান ব্যবহার করা; কোনো ফিল্টার নিজে থেকে ধরে নিতে পারে না যে একটি ফাঁকা সেল বা ভিন্নভাবে লেখা কোনো লেবেল একই অর্থ প্রকাশ করে।

প্রজেক্ট টেবিলটি প্রস্তুত করুন

এমন একটি টেবিল ব্যবহার করুন যেখানে প্রতি সারিতে একটি করে প্রজেক্ট আইটেম এবং একটি নির্দিষ্ট Status কলাম থাকবে। প্রতিটি স্ট্যাটাসের জন্য একটি সঙ্গতিপূর্ণ বানান ব্যবহার করুন, যেমন “Not started,” “In progress,” এবং “Done।” আপনার কাজের ধারায় যদি টিক দেওয়া বক্সকে সম্পন্ন হিসেবে সংজ্ঞায়িত করা থাকে তবে আপনি একটি চেকবক্স কলামও ব্যবহার করতে পারেন, তবে অসম্পূর্ণ আইটেমগুলো ফিল্টার করার ক্ষেত্রে টেক্সট স্ট্যাটাস সাধারণত বেশি স্পষ্ট হয়, কারণ এটি যে কাজটি শুরু হয়নি তার সাথে চলমান কাজের পার্থক্য তৈরি করে।

ফিল্টার করার আগে, “In progress,” “In Progress,” “Started,” বা “Done”-এর মতো বিভিন্ন বৈচিত্র্যের জন্য স্ট্যাটাস এন্ট্রিগুলো যাচাই করে নিন। একটি ফিল্টার মান এবং নিয়মের সাথে মিল খোঁজে; এটি আপনার পরিভাষার অসঙ্গতি মেটাবে না। এই পর্যালোচনার জন্য কোন মানগুলো অসম্পূর্ণ হিসেবে গণ্য হবে তা ঠিক করুন এবং হুবহু সেই এন্ট্রিগুলো ব্যবহার করুন। টেবিলে মার্জ করা সেল থাকলে Numbers হয়তো ফিল্টার অপশনগুলো নিষ্ক্রিয় করে দিতে পারে; Apple ফিল্টার করার আগে সে সেলগুলোকে আনমার্জ করার পরামর্শ দেয়। Apple-এর Numbers গাইডে ফিল্টারের নিয়ম এবং মার্জড-সেলের সীমাবদ্ধতা ব্যাখ্যা করা হয়েছে।

অসম্পূর্ণ আইটেমগুলোর জন্য একটি ফিল্টার যোগ করুন

  1. আপনার Mac-এ Numbers-এ স্প্রেডশিটটি খুলুন এবং প্রজেক্ট টেবিলটিতে ক্লিক করুন।
  2. Organize সাইডবারে, Filter-এ ক্লিক করুন।
  3. Add a Filter-এ ক্লিক করুন, তারপর Status কলামটি বেছে নিন।
  4. Text ফিল্টার টাইপ এবং is অথবা is not-এর মতো একটি নিয়ম বেছে নিন।
  5. আপনি যে স্ট্যাটাস মানটি পর্যালোচনা করতে চান তা লিখুন, তারপর Filters অপশনটি সক্রিয় করা আছে কিনা তা দেখে নিন।

যে টেবিলে সম্পন্ন বোঝাতে একটিমাত্র সঙ্গতিপূর্ণ মান ব্যবহার করা হয়, সেখানে Status is not Done-এর মতো একটি নিয়ম পরবর্তীতে যুক্ত হওয়া নতুন মানসহ অন্যান্য সব স্ট্যাটাস মান প্রদর্শন করবে। এটি কেবল তখনই ব্যবহার করুন যদি প্রতিটি অ-Done মান সত্যিই অসম্পূর্ণ অর্থ প্রকাশ করে; কলামটিতে যদি ফাঁকা সেল, বাতিল হওয়া কাজ বা আর্কাইভে রাখা আইটেম থাকে, তবে সেগুলোও প্রদর্শিত হতে পারে। দৃশ্যমান তালিকাকে শুধু পরিচিত সক্রিয় স্ট্যাটাসগুলোতে সীমাবদ্ধ রাখতে, একই কলামে “Not started” এবং “In progress”-এর জন্য আলাদা নিয়ম যোগ করুন। Numbers আপনাকে একটি কলামের জন্য একাধিক নিয়ম যোগ করতে দেয়; এর ফিল্টার নিয়ন্ত্রণগুলো নির্ধারণ করে যে সারিগুলোকে সব ফিল্টারের (all) সাথে মিলতে হবে নাকি যেকোনো একটির (any) সাথে। এই দুটি বিকল্প স্ট্যাটাসের জন্য, সমন্বয়টি any হিসেবে নির্ধারণ করুন যাতে যেকোনো একটি স্ট্যাটাসই দৃশ্যমান থাকে। Apple একাধিক ফিল্টার নিয়ম এবং all/any বিকল্পের বিষয়টি নথিবদ্ধ করেছে।

ফলাফল পরীক্ষা করুন এবং ভিউটি কার্যকর রাখুন

ফিল্টারটি আপনার কাঙ্ক্ষিত স্ট্যাটাসগুলো দেখাচ্ছে কিনা তা নিশ্চিত করতে দৃশ্যমান কয়েকটি সারি পর্যালোচনা করুন। যদি প্রত্যাশিত আইটেমগুলো অদৃশ্য হয়ে যায়, তবে অসঙ্গতিপূর্ণ লেবেল, কোনো অনাকাঙ্ক্ষিত নিয়ম বা all/any সেটিং শর্তগুলোকে খুব বেশি কঠোরভাবে যুক্ত করছে কিনা তা খতিয়ে দেখুন। যদি অতিরিক্ত আইটেম থেকে যায়, তবে “Blocked” বা ফাঁকা স্ট্যাটাসের মতো মানগুলো অসম্পূর্ণ হিসেবে গণ্য হওয়া উচিত কিনা তা ঠিক করুন এবং সে অনুযায়ী নিয়মগুলো সামঞ্জস্য করুন।

ফিল্টার করলে কেবল কোন সারিগুলো দৃশ্যমান থাকবে তা পরিবর্তিত হয়; এটি লুকানো সারিগুলোকে মুছে ফেলে না। ফিল্টার করা টেবিলে আপনি যখন নতুন সারি যোগ করেন, Numbers সেগুলোর ওপরও বিদ্যমান নিয়মগুলো প্রয়োগ করে। সুতরাং একটি নতুন যোগ করা আইটেম হয়তো ততক্ষণ প্রদর্শিত হবে না যতক্ষণ না এর স্ট্যাটাস ফিল্টারের সাথে মিলছে। আপনি যদি এটিকে অসম্পূর্ণ পর্যালোচনায় অন্তর্ভুক্ত করতে চান তবে টেবিলে এর স্ট্যাটাস আপডেট করুন। একটি ফিল্টার করা টেবিলে সারি যোগ করার সময় কী ঘটে তা Apple বর্ণনা করেছে।

সম্পূর্ণ তালিকাটি পুনরুদ্ধার করতে, টেবিলটি নির্বাচন করুন এবং Organize > Filter খুলুন। পরবর্তীতে ব্যবহারের জন্য নিয়মগুলো রেখে দিতে ফিল্টার বন্ধ (off) করুন, অথবা যখন আর প্রয়োজন থাকবে না তখন নিয়মটি মুছে ফেলুন। ফিল্টার বন্ধ করলে আপনার পর্যালোচনার সেটআপ সংরক্ষিত থাকে; অসম্পূর্ণ কাজের সংজ্ঞা যখন পরিবর্তিত হয় তখন ফিল্টার এডিট করা কার্যকর। Apple-এর ফিল্টার গাইডে ফিল্টার বন্ধ করা এবং নিয়ম মুছে ফেলার বিষয়টি আলোচনা করা হয়েছে।

কখন Quick Filter ব্যবহার করবেন

আপনার যদি কেবল একবারের জন্য কোনো ভিউয়ের প্রয়োজন হয় এবং Status কলামে ইতোমধ্যে কাঙ্ক্ষিত মানটি থাকে, তবে একটি Quick Filter ব্যবহার করুন: কলামের অক্ষরের ওপর পয়েন্টারটি নিয়ে যান, এর তীরে ক্লিক করুন, Quick Filter বেছে নিন এবং প্রদর্শনের জন্য মানটি নির্বাচন করুন। বারবার পর্যালোচনা করার ক্ষেত্রে, Filter ট্যাবের একটি নিয়ম পরীক্ষা করা এবং সংশোধন করা তুলনামূলক সহজ। কলামের নির্দিষ্ট মানের সাথে মিলে এমন সারিগুলো দেখাতে বা লুকাতে Apple কুইক ফিল্টার ব্যবহারের কথা উল্লেখ করেছে। Apple-এর Quick Filter-এর ধাপগুলো দেখুন।

পর্যালোচনার সুবিধার জন্য প্রজেক্ট টেবিলকে সংক্ষেপ করার ক্ষেত্রে একটি Numbers ফিল্টার খুবই ব্যবহারিক একটি উপায়, তবে এটি পুরোপুরি নির্ভর করে টেবিলে ইতোমধ্যে থাকা তথ্যের ওপর। এটি নিজে থেকে কোনো স্ট্যাটাস নির্ধারণ করে না বা আপনার দল কোন অবস্থাকে অসম্পূর্ণ বিবেচনা করে তা ঠিক করে না। Status কলামে সেই সংজ্ঞা নির্ধারণ করুন, মানানসই একটি নিয়ম প্রয়োগ করুন এবং তালিকার ওপর ভিত্তি করে পদক্ষেপ নেওয়ার আগে প্রাপ্ত সারিগুলো যাচাই করে নিন।

সূত্রসমূহ