Para ver únicamente el trabajo no finalizado en una tabla de proyectos de Apple Numbers, filtre la columna Estado por el valor que indique incompleto, como «No iniciado» o «En curso». En Numbers para Mac, seleccione la tabla, añada un filtro desde la barra lateral Organizar y elija el estado correspondiente. La clave está en utilizar valores de estado coherentes; un filtro no puede deducir que una celda en blanco o una etiqueta con una redacción diferente significan lo mismo.

Preparar la tabla del proyecto

Utilice una tabla con un elemento del proyecto por fila y una columna dedicada al Estado. Asigne a cada estado una ortografía coherente, como «No iniciado», «En curso» y «Hecho». También puede usar una columna de casillas de verificación si en su flujo de trabajo una casilla marcada define una tarea como completada, pero para filtrar elementos incompletos, un estado de texto suele ser más claro porque distingue el trabajo que no ha comenzado del trabajo en curso.

Antes de filtrar, revise las entradas de estado en busca de variaciones como «En curso», «En Curso», «Iniciado» o «Hecho». Un filtro compara valores y reglas; no conciliará su terminología. Decida qué valores cuentan como incompletos para esta revisión y utilice esas entradas exactas. Si la tabla contiene celdas combinadas, es posible que Numbers inhabilite las opciones de filtrado; Apple indica separar esas celdas antes de aplicar filtros. La guía de Numbers de Apple explica las reglas de filtrado y la limitación de las celdas combinadas.

Añadir un filtro para tareas incompletas

  1. Abra la hoja de cálculo en Numbers en su Mac y haga clic en la tabla del proyecto.
  2. En la barra lateral Organizar, haga clic en Filtro.
  3. Haga clic en Añadir un filtro y, a continuación, elija la columna Estado.
  4. Elija el tipo de filtro Texto y una regla como es o no es.
  5. Introduzca el valor de estado que desea revisar y compruebe que la opción Filtros esté activada.

Para una tabla que utiliza un único valor coherente de completado, una regla como El estado no es Hecho mostrará todos los demás valores de estado, incluidos los nuevos que se añadan más adelante. Utilícela solo si cada valor distinto de «Hecho» significa realmente incompleto; si la columna contiene celdas en blanco, trabajo cancelado o elementos archivados, estos también podrían aparecer. Para restringir la vista a los estados activos conocidos, añada reglas independientes para «No iniciado» y «En curso» en la misma columna. Numbers le permite añadir varias reglas para una sola columna; sus controles de filtro determinan si las filas deben coincidir con todos los filtros o con alguno de ellos. Para estos dos estados alternativos, establezca la combinación en cualquiera de modo que cualquiera de los dos estados permanezca visible. Apple documenta las reglas de filtros múltiples y la opción de coincidencia con todo/cualquiera.

Comprobar los resultados y mantener la vista práctica

Revise algunas filas visibles para confirmar que el filtro muestre los estados previstos. Si desaparecen elementos que esperaba ver, compruebe si hay etiquetas incoherentes, una regla no deseada o una configuración de todo/cualquiera que combine las condiciones de forma demasiado estricta. Si quedan elementos de más, decida si valores como «Bloqueado» o estados en blanco deben considerarse incompletos y ajuste las reglas según corresponda.

El filtrado cambia qué filas están visibles; no elimina las filas ocultas. Al añadir filas a una tabla filtrada, Numbers les aplica las reglas existentes. Por tanto, un elemento recién añadido podría no aparecer hasta que su estado coincida con el filtro. Actualice su estado en la tabla si desea que se incluya en la revisión de tareas incompletas. Apple describe lo que ocurre al añadir filas a una tabla filtrada.

Para restaurar la lista completa, seleccione la tabla y abra Organizar > Filtro. Desactive los filtros para conservar las reglas para más adelante, o elimine una regla cuando ya no la necesite. Desactivar los filtros preserva su configuración de revisión; editar un filtro resulta útil cuando la definición de incompleto del proyecto cambia. La guía de filtros de Apple explica cómo desactivar filtros y eliminar reglas.

Cuándo usar un Filtro rápido

Si solo necesita una vista puntual y la columna Estado ya contiene el valor deseado, use un Filtro rápido: mueva el puntero sobre la letra de la columna, haga clic en su flecha, elija Filtro rápido y seleccione el valor que desea mostrar. Para una revisión periódica, una regla en la pestaña Filtro es más fácil de inspeccionar y modificar. Apple documenta los filtros rápidos como una forma de mostrar u ocultar filas que coinciden con valores de columna específicos. Consulte los pasos para usar el Filtro rápido de Apple.

Un filtro de Numbers es una forma práctica de acotar una tabla de proyectos para su revisión, pero depende de los datos que ya contiene la tabla. No asigna estados ni decide qué fases considera incompletas su equipo. Establezca esa definición en la columna Estado, aplique la regla correspondiente y compruebe las filas resultantes antes de tomar medidas sobre la lista.

Fuentes