Para ver apenas o trabalho não concluído numa tabela de projetos do Apple Numbers, filtre a coluna Estado pelo valor que significa incompleto — como "Não iniciado" ou "Em curso". No Numbers no Mac, selecione a tabela, adicione um filtro a partir da barra lateral Organizar e escolha o estado correspondente. O segredo é usar valores de estado consistentes; um filtro não consegue deduzir que uma célula em branco ou um rótulo com uma redação diferente significam a mesma coisa.

Preparar a tabela do projeto

Utilize uma tabela com um item de projeto por linha e uma coluna dedicada ao Estado. Atribua a cada estado uma grafia consistente, como "Não iniciado", "Em curso" e "Concluído". Também pode utilizar uma coluna com caixas de verificação se o seu fluxo de trabalho definir uma caixa assinalada como concluída, mas para filtrar itens incompletos, um estado em texto é frequentemente mais claro porque distingue o trabalho que ainda não começou do trabalho em curso.

Antes de filtrar, examine as entradas de estado para detetar variações como "Em curso", "Em Curso", "Iniciado" ou "Concluído". Um filtro faz a correspondência de valores e regras; não irá harmonizar a sua terminologia. Decida quais os valores que contam como incompletos para esta revisão e utilize essas entradas exatas. Se a tabela utilizar células unidas, o Numbers poderá desativar as opções de filtro; a Apple indica que deve anular a união dessas células antes de filtrar. O manual do Numbers da Apple explica as regras de filtragem e a limitação de células unidas.

Adicionar um filtro para itens incompletos

  1. Abra a folha de cálculo no Numbers no seu Mac e clique na tabela do projeto.
  2. Na barra lateral Organizar, clique em Filtro.
  3. Clique em Adicionar um Filtro e, em seguida, selecione a coluna Estado.
  4. Escolha o tipo de filtro Texto e uma regra como é ou não é.
  5. Introduza o valor de estado que pretende rever e, depois, verifique se a opção Filtros está ativada.

Para uma tabela que utiliza um único valor consistente para concluído, uma regra como O estado não é Concluído apresentará todos os outros valores de estado, incluindo novos valores adicionados posteriormente. Utilize-a apenas se todos os valores diferentes de Concluído significarem genuinamente incompleto; se a coluna contiver espaços em branco, trabalho cancelado ou itens arquivados, esses também poderão aparecer. Para restringir a vista a estados ativos conhecidos, adicione regras separadas para "Não iniciado" e "Em curso" na mesma coluna. O Numbers permite-lhe adicionar várias regras para uma única coluna; os respetivos controlos de filtro determinam se as linhas devem corresponder a todos os filtros ou a qualquer um deles. Para estes dois estados alternativos, defina a combinação para qualquer para que qualquer um dos estados permaneça visível. A Apple documenta várias regras de filtro e a opção tudo/qualquer.

Verificar os resultados e manter a vista útil

Reveja algumas linhas visíveis para confirmar que o filtro está a mostrar os estados pretendidos. Se itens esperados desaparecerem, procure por rótulos inconsistentes, uma regra indesejada ou uma definição tudo/qualquer que combine condições de forma demasiado rigorosa. Se sobrarem itens adicionais, decida se valores como "Bloqueado" ou estados em branco devem contar como incompletos e ajuste as regras em conformidade.

A filtragem altera quais as linhas que estão visíveis; não elimina as linhas ocultas. Ao adicionar linhas a uma tabela filtrada, o Numbers aplica-lhes as regras existentes. Assim, um item recém-adicionado pode não aparecer até que o respetivo estado corresponda ao filtro. Atualize o seu estado na tabela se pretender incluí-lo na revisão de itens incompletos. A Apple descreve o que acontece ao adicionar linhas a uma tabela filtrada.

Para restaurar a lista completa, selecione a tabela e abra Organizar > Filtro. Desative os filtros para manter as regras para mais tarde ou elimine uma regra quando já não precisar dela. Desativar os filtros preserva a sua configuração de revisão; editar um filtro é útil quando a definição de incompleto do projeto muda. O guia de filtros da Apple aborda a desativação de filtros e a eliminação de regras.

Quando usar um Filtro Rápido

Se necessitar apenas de uma visualização pontual e a coluna Estado já contiver o valor pretendido, utilize um Filtro Rápido: mova o cursor sobre a letra da coluna, clique na respetiva seta, selecione Filtro Rápido e selecione o valor a apresentar. Para uma revisão recorrente, uma regra no separador Filtro é mais fácil de inspecionar e rever. A Apple documenta os Filtros Rápidos como uma forma de mostrar ou ocultar linhas que correspondam a valores de coluna específicos. Consulte os passos do Filtro Rápido da Apple.

Um filtro do Numbers é uma forma prática de limitar uma tabela de projeto para revisão, mas depende dos dados já presentes na tabela. Não atribui estados nem decide quais os estados que a sua equipa considera incompletos. Estabeleça essa definição na coluna Estado, aplique uma regra correspondente e verifique as linhas resultantes antes de agir sobre a lista.

Fontes