Apple Numbers प्रोजेक्ट तालिका में केवल अधूरे काम देखने के लिए, इसके स्थिति (Status) कॉलम को उस मान के लिए फ़िल्टर करें जिसका अर्थ अधूरा है—जैसे कि "शुरू नहीं हुआ" या "प्रगति पर है।" Mac पर Numbers में, तालिका चुनें, व्यवस्थित करें (Organize) साइडबार से एक फ़िल्टर जोड़ें, और मेल खाती स्थिति चुनें। मुख्य बात यह है कि स्थिति के मान एक समान होने चाहिए; फ़िल्टर यह अनुमान नहीं लगा सकता कि खाली सेल या अलग शब्दों वाले लेबल का एक ही मतलब है।

प्रोजेक्ट तालिका तैयार करें

प्रति पंक्ति एक प्रोजेक्ट आइटम और एक समर्पित स्थिति (Status) कॉलम वाली तालिका का उपयोग करें। प्रत्येक स्थिति को एक समान वर्तनी दें, जैसे कि "Not started," "In progress," और "Done।" यदि आपका कार्यप्रवाह चेक किए गए बॉक्स को पूर्ण मानता है, तो आप एक चेकबॉक्स कॉलम का भी उपयोग कर सकते हैं, लेकिन अधूरे आइटम्स को फ़िल्टर करने के लिए, टेक्स्ट स्थिति अक्सर अधिक स्पष्ट होती है क्योंकि यह उन कार्यों में अंतर करती है जो शुरू नहीं हुए हैं और जो प्रगति पर हैं।

फ़िल्टर करने से पहले, "In progress," "In Progress," "Started," या "Done" जैसे बदलावों के लिए स्थिति प्रविष्टियों को स्कैन करें। एक फ़िल्टर मानों और नियमों से मेल खाता है; यह आपकी शब्दावली का समन्वय नहीं करेगा। तय करें कि इस समीक्षा के लिए कौन से मान अधूरे माने जाएंगे और उन्हीं सटीक प्रविष्टियों का उपयोग करें। यदि तालिका मर्ज किए गए सेल का उपयोग करती है, तो Numbers फ़िल्टर विकल्पों को अनुपलब्ध कर सकता है; Apple का कहना है कि फ़िल्टर करने से पहले उन सेलों को अनमर्ज करें। Apple की Numbers गाइड फ़िल्टर नियमों और मर्ज किए गए सेल की सीमाओं की व्याख्या करती है।

अधूरे आइटम्स के लिए एक फ़िल्टर जोड़ें

  1. अपने Mac पर Numbers में स्प्रेडशीट खोलें और प्रोजेक्ट तालिका पर क्लिक करें।
  2. व्यवस्थित करें (Organize) साइडबार में, Filter पर क्लिक करें।
  3. Add a Filter पर क्लिक करें, फिर Status कॉलम चुनें।
  4. Text फ़िल्टर प्रकार और is या is not जैसा कोई नियम चुनें।
  5. वह स्थिति मान दर्ज करें जिसकी आप समीक्षा करना चाहते हैं, फिर जांचें कि फ़िल्टर विकल्प सक्षम है या नहीं।

ऐसी तालिका के लिए जो पूर्णता के लिए एक ही सुसंगत मान का उपयोग करती है, Status is not Done जैसा नियम बाद में जोड़े गए नए मानों सहित अन्य सभी स्थिति मानों को दिखाएगा। इसका उपयोग केवल तभी करें जब प्रत्येक गैर-Done मान का वास्तव में अधूरा अर्थ हो; यदि कॉलम में रिक्त स्थान, रद्द किए गए कार्य या संग्रहीत (archived) आइटम हैं, तो वे भी दिखाई दे सकते हैं। दृश्य को ज्ञात सक्रिय स्थितियों तक सीमित करने के लिए, उसी कॉलम पर "Not started" और "In progress" के लिए अलग-अलग नियम जोड़ें। Numbers आपको एक कॉलम के लिए कई नियम जोड़ने की अनुमति देता है; इसके फ़िल्टर नियंत्रण यह निर्धारित करते हैं कि पंक्तियों को सभी फ़िल्टरों (all) से मेल खाना चाहिए या किसी भी फ़िल्टर (any) से। इन दो वैकल्पिक स्थितियों के लिए, संयोजन को any पर सेट करें ताकि दोनों में से कोई भी स्थिति दृश्यमान रहे। Apple एकाधिक फ़िल्टर नियमों और all/any विकल्प का विवरण देता है।

परिणाम जांचें और दृश्य को उपयोगी बनाए रखें

यह पुष्टि करने के लिए कि फ़िल्टर आपकी इच्छित स्थितियाँ दिखा रहा है, कुछ दृश्यमान पंक्तियों की समीक्षा करें। यदि अपेक्षित आइटम गायब हो जाते हैं, तो असंगत लेबल, किसी अनपेक्षित नियम, या all/any सेटिंग की तलाश करें जो शर्तों को बहुत सख्ती से जोड़ती है। यदि अतिरिक्त आइटम शेष रह जाते हैं, तो तय करें कि क्या "Blocked" या रिक्त स्थिति जैसे मानों को अधूरा माना जाना चाहिए और नियमों को उसी अनुसार समायोजित करें।

फ़िल्टर करने से केवल यह बदलता है कि कौन सी पंक्तियाँ दिखाई दे रही हैं; यह छिपी हुई पंक्तियों को हटाता नहीं है। जब आप किसी फ़िल्टर की गई तालिका में पंक्तियाँ जोड़ते हैं, तो Numbers उन पर मौजूदा नियमों को लागू करता है। इसलिए नया जोड़ा गया आइटम तब तक दिखाई नहीं दे सकता जब तक कि उसकी स्थिति फ़िल्टर से मेल न खाए। यदि आप चाहते हैं कि इसे अधूरी समीक्षा में शामिल किया जाए, तो तालिका में इसकी स्थिति अपडेट करें। Apple वर्णन करता है कि फ़िल्टर की गई तालिका में पंक्तियाँ जोड़ते समय क्या होता है।

पूरी सूची को पुनर्स्थापित करने के लिए, तालिका का चयन करें और Organize > Filter खोलें। बाद के लिए नियमों को रखने के लिए फ़िल्टर बंद करें, या जब आपको किसी नियम की आवश्यकता न हो तो उसे हटा दें। फ़िल्टर बंद करने से आपका समीक्षा सेटअप सुरक्षित रहता है; जब प्रोजेक्ट में अधूरे काम की परिभाषा बदलती है, तो फ़िल्टर को संपादित करना उपयोगी होता है। Apple की फ़िल्टर गाइड फ़िल्टर बंद करने और नियमों को हटाने को कवर करती है।

क्विक फ़िल्टर का उपयोग कब करें

यदि आपको केवल एक बार देखने की आवश्यकता है और स्थिति कॉलम में पहले से ही वांछित मान मौजूद है, तो त्वरित फ़िल्टर (Quick Filter) का उपयोग करें: पॉइंटर को कॉलम अक्षर के ऊपर ले जाएं, उसके तीर पर क्लिक करें, Quick Filter चुनें, और दिखाने के लिए मान का चयन करें। दोहराए जाने योग्य समीक्षा के लिए, फ़िल्टर टैब में एक नियम का निरीक्षण करना और उसे संशोधित करना आसान होता है। Apple त्वरित फ़िल्टर को विशिष्ट कॉलम मानों से मेल खाने वाली पंक्तियों को दिखाने या छिपाने के तरीके के रूप में प्रस्तुत करता है। Apple के Quick Filter चरण देखें।

समीक्षा के लिए प्रोजेक्ट तालिका को सीमित करने का Numbers फ़िल्टर एक व्यावहारिक तरीका है, लेकिन यह तालिका में पहले से मौजूद डेटा पर निर्भर करता है। यह स्थितियाँ असाइन नहीं करता है या यह तय नहीं करता है कि आपकी टीम किन स्थितियों को अधूरा मानती है। उस परिभाषा को स्थिति कॉलम में सेट करें, एक मिलान नियम लागू करें, और सूची पर कार्रवाई करने से पहले परिणामी पंक्तियों की जांच करें।

स्रोत