Чтобы подготовить слияние почты в Pages на Mac, сначала определитесь, где хранятся данные получателей: в Контактах или в таблице Numbers. Используйте группу Контактов для людей, сохраненных в виде карточек контактов; используйте Numbers, если вам нужен специально отобранный список или настраиваемые столбцы. Затем добавьте поля слияния в документ Pages, проверьте записи в окне предварительного просмотра и выполните слияние, чтобы создать новый документ с персонализированной копией для каждой записи.

Выберите и подготовьте список контактов

Pages может объединять информацию из группы Контактов или электронной таблицы Numbers. Если это короткий список, который вы ведете в «Контактах», соберите нужных получателей в группу и проверьте соответствующие карточки на предмет отсутствующих или устаревших имен и адресов. Если ваш список находится в формате другой электронной таблицы, подготовьте его в виде таблицы Numbers перед подключением к Pages; Apple указывает Numbers в качестве источника таблиц для настраиваемых полей слияния. Apple: Заполнение и создание персонализированных документов в Pages на Mac

Для списка Numbers используйте одну таблицу для записей, которые вы хотите объединить. Присвойте каждому столбцу понятный заголовок — например, First Name, Last Name и Mailing Address — и поместите по одному получателю в каждую строку. Такая структура делает каждый заголовок доступным в качестве имени поля слияния. Если в файле Numbers несколько таблиц, вы сможете выбрать нужную в Pages. Это практический шаг подготовки, основанный на документированном использовании заголовков столбцов Pages в качестве полей; Apple не предписывает каких-либо конкретных правил именования.

Добавьте поля слияния в документ Pages

Откройте или создайте письмо, приглашение или другой документ, который вы хотите персонализировать. Щелкните в том месте, где должна быть информация о получателе, затем откройте Документ на панели инструментов или боковой панели, выберите вкладку Документ, если она отображается, и выберите Слияние. Нажмите Добавить поле слияния и выберите поле Контактов, например имя или адрес. Нажмите Другие поля, чтобы просмотреть полный список полей Контактов. Новые поля обычно являются полями получателя. Apple: Добавление, изменение или удаление поля слияния в Pages на Mac

Чтобы использовать список Numbers, подключите его в элементах управления слиянием: выберите Добавить поле слияния, затем Добавить из электронной таблицы; выберите файл Numbers, укажите нужную таблицу при появлении запроса и нажмите Добавить как поля. Pages добавит заголовки столбцов таблицы в список полей. Вставьте соответствующие поля туда, где они должны находиться в документе — например, поместите поле с именем после слова «Здравствуйте,» или «Уважаемый(ая)», а поля почтового адреса — в блок адреса. Apple: Добавление, изменение или удаление исходного файла в Pages на Mac

Поле слияния — это объект поля, а не обычный текст-заполнитель. Если выделить существующий текст и преобразовать его в поле, Apple заявляет, что текстовое содержимое не меняется; после добавления поля его текст-заполнитель изменить нельзя. Если вам нужно исправить выбор поля или его значение, измените настройки поля или исправьте исходные данные, вместо того чтобы пытаться переписать подпись поля.

Предварительный просмотр слияния и устранение несоответствий

В Pages выберите Документ > Слияние, нажмите Объединить и проверьте источник, указанный в поле Заполнить из, для каждого поля. Нажмите Предварительный просмотр и используйте стрелки для просмотра записей, включая запись ближе к концу списка. Обратите внимание на пустые имена, неожиданное форматирование адреса или данные, отображаемые не в том месте. Предварительный просмотр доступен только для чтения: вносите исправления в «Контактах» или Numbers, а затем снова выберите обновленный источник таблицы, если вы изменили содержащиеся в нем данные. Apple: Заполнение и создание персонализированных документов в Pages на Mac Apple: Добавление, изменение или удаление исходного файла в Pages на Mac

Эта проверка особенно полезна, когда поля похожи друг на друга (например, домашний и рабочий адреса) или когда в документе используются настраиваемые заголовки электронных таблиц. Пустое значение в режиме предварительного просмотра обычно указывает на отсутствие исходных данных или подключение поля не к тому столбцу; исправьте соответствующую карточку контакта, ячейку таблицы или сопоставление полей, затем повторите предварительный просмотр.

Создайте объединенный документ

Когда предварительный просмотр выглядит правильно, выберите Документ > Слияние, затем нажмите Объединить в правом нижнем углу панели. Pages создаст новый документ с персонализированной копией для каждой записи. Сохраните исходный документ слияния для повторного использования. Apple отмечает, что поля получателя заполняются в готовом объединенном документе; только поля отправителя остаются полями слияния. Apple: Заполнение и создание персонализированных документов в Pages на Mac

Проверьте полученный документ перед печатью или отправкой, обращая особое внимание на разрывы страниц и блоки адресов для длинных имен или адресов. Документированная функция слияния почты в Pages создает персонализированные документы; эти инструкции не описывают команды для массовой рассылки электронных писем. Если вам нужен другой набор получателей, обновите группу в «Контактах» или записи в Numbers и повторите слияние после проверки в режиме предварительного просмотра.

Источники