আপনার ম্যাক-এ পেজেস-এ মেল মার্জ প্রস্তুত করতে, প্রথমে বেছে নিন আপনার প্রাপকের ডেটা ইতোমধ্যে কন্ট্যাক্টস-এ রয়েছে নাকি একটি নাম্বারস টেবিলে রয়েছে। কন্ট্যাক্ট কার্ড হিসেবে সংরক্ষিত ব্যক্তিদের জন্য কন্ট্যাক্টস গ্রুপ ব্যবহার করুন; যখন আপনার একটি সাজানো তালিকা বা কাস্টম কলামের প্রয়োজন হয় তখন নাম্বারস ব্যবহার করুন। তারপর পেজেস ডকুমেন্টে মার্জ ফিল্ড যোগ করুন, প্রিভিউতে রেকর্ডগুলো পরীক্ষা করুন এবং প্রতিটি রেকর্ডের জন্য একটি ব্যক্তিগতকৃত কপি সম্বলিত নতুন ডকুমেন্ট তৈরি করতে মার্জ করুন।

আপনার কন্ট্যাক্ট তালিকা নির্বাচন এবং প্রস্তুত করুন

পেজেস একটি কন্ট্যাক্টস গ্রুপ বা নাম্বারস স্প্রেডশিট থেকে তথ্য মার্জ করতে পারে। কন্ট্যাক্টস-এ আপনার সংরক্ষিত একটি সংক্ষিপ্ত তালিকার জন্য, উদ্দিষ্ট প্রাপকদের একটি গ্রুপে একত্রিত করুন এবং অনুপস্থিত বা পুরোনো নাম ও ঠিকানার জন্য প্রাসঙ্গিক কার্ডগুলো পরীক্ষা করুন। আপনার তালিকাটি যদি অন্য কোনো স্প্রেডশিট ফরম্যাটে থাকে, তবে পেজেস-এর সাথে সংযোগ করার আগে সেটিকে একটি নাম্বারস স্প্রেডশিট হিসেবে প্রস্তুত করুন; অ্যাপল কাস্টম মার্জ ফিল্ডের জন্য স্প্রেডশিট উৎস হিসেবে নাম্বারস-এর উল্লেখ করে। Apple: Populate and create customized documents in Pages on Mac

একটি নাম্বারস তালিকার ক্ষেত্রে, আপনি যে রেকর্ডগুলো মার্জ করতে চান সেগুলোর জন্য একটি টেবিল ব্যবহার করুন। প্রতিটি কলামকে একটি স্পষ্ট হেডার দিন—যেমন First Name, Last Name, এবং Mailing Address—এবং প্রতিটি সারিতে একজন করে প্রাপকের তথ্য রাখুন। এই কাঠামোর ফলে প্রতিটি হেডার একটি মার্জ-ফিল্ডের নাম হিসেবে ব্যবহারযোগ্য হয়। যদি নাম্বারস ফাইলে একাধিক টেবিল থাকে, তবে আপনি পেজেস-এ সঠিক টেবিলটি বেছে নিতে পারবেন। পেজেস-এ টেবিলের কলাম হেডারকে ফিল্ড হিসেবে ব্যবহারের নথিবদ্ধ নিয়মের ওপর ভিত্তি করে এটি একটি কার্যকর প্রস্তুতি; অ্যাপল কোনো নির্দিষ্ট নামকরণের নিয়ম নির্ধারণ করে দেয়নি।

আপনার পেজেস ডকুমেন্টে মার্জ ফিল্ড যোগ করুন

চিঠি, আমন্ত্রণপত্র বা অন্য যে ডকুমেন্টটি আপনি ব্যক্তিগতকৃত করতে চান তা খুলুন বা তৈরি করুন। প্রাপকের তথ্য যেখানে থাকবে এমন একটি স্থানে ক্লিক করুন, তারপর টুলবার বা সাইডবারে Document খুলুন, Document ট্যাবটি উপস্থিত হলে সেটি বেছে নিন এবং Mail Merge নির্বাচন করুন। Add Merge Field বেছে নিন এবং প্রথম নাম বা ঠিকানার মতো একটি কন্ট্যাক্টস ফিল্ড নির্বাচন করুন। কন্ট্যাক্টস ফিল্ডের সম্পূর্ণ তালিকা দেখতে More Fields বেছে নিন। নতুন ফিল্ডগুলো সাধারণত প্রাপকের ফিল্ড হয়ে থাকে। Apple: Add, change, or delete a merge field in Pages on Mac

একটি নাম্বারস তালিকা ব্যবহার করতে, মেল মার্জ নিয়ন্ত্রণে এটি সংযুক্ত করুন: Add Merge Field বেছে নিন, তারপর Add from Spreadsheet নির্বাচন করুন; নাম্বারস ফাইলটি সিলেক্ট করুন, জানতে চাইলে উদ্দিষ্ট টেবিলটি বেছে নিন এবং Add as Fields-এ ক্লিক করুন। পেজেস টেবিলের কলামের হেডারগুলোকে ফিল্ড তালিকায় যুক্ত করে। ডকুমেন্টের উপযুক্ত স্থানে সংশ্লিষ্ট ফিল্ডগুলো প্রবেশ করান—উদাহরণস্বরূপ, “Dear”-এর পরে প্রথম নামের ফিল্ডটি এবং অ্যাড্রেস ব্লকে ডাকঠিকানার ফিল্ডগুলো রাখুন। Apple: Add, change, or delete a source file in Pages on Mac

একটি মার্জ ফিল্ড হলো একটি ফিল্ড অবজেক্ট, সাধারণ প্লেসহোল্ডার টেক্সট নয়। আপনি যদি বিদ্যমান টেক্সট নির্বাচন করে সেটিকে ফিল্ডে রূপান্তর করেন, তবে অ্যাপলের বক্তব্য অনুযায়ী টেক্সটের বিষয়বস্তু পরিবর্তিত হয় না; ফিল্ড যোগ করার পরে, এর প্লেসহোল্ডার টেক্সট সম্পাদনা করা যায় না। ফিল্ডের নির্বাচন বা মান সংশোধন করার প্রয়োজন হলে, ফিল্ড লেবেলটি পুনরায় লেখার চেষ্টা না করে ফিল্ড সেটিংস পরিবর্তন করুন বা উৎস ডেটা ঠিক করুন।

মার্জ প্রিভিউ করুন এবং অসঙ্গতিগুলো ঠিক করুন

পেজেস-এ, Document > Mail Merge খুলুন, Merge-এ ক্লিক করুন এবং প্রতিটি ফিল্ডের জন্য Populate With-এর অধীনে প্রদর্শিত উৎসটি পরীক্ষা করুন। Preview-এ ক্লিক করুন এবং তালিকার শেষের দিকের একটি রেকর্ডসহ বিভিন্ন রেকর্ড পরিদর্শন করতে তীরচিহ্নগুলো ব্যবহার করুন। খালি নাম, অপ্রত্যাশিত ঠিকানার বিন্যাস বা ভুল জায়গায় ডেটা প্রদর্শিত হচ্ছে কি না তা দেখুন। প্রিভিউ শুধুমাত্র পড়ার জন্য: কন্ট্যাক্টস বা নাম্বারস-এ সংশোধন করুন, তারপর স্প্রেডশিটের তথ্য পরিবর্তন করে থাকলে আপডেট করা স্প্রেডশিট উৎসটি আবার নির্বাচন করুন। Apple: Populate and create customized documents in Pages on Mac Apple: Add, change, or delete a source file in Pages on Mac

এই যাচাইকরণ বিশেষভাবে উপযোগী যখন ফিল্ডগুলো দেখতে একই রকম হয়, যেমন বাড়ির ও অফিসের ঠিকানা, অথবা যখন আপনার ডকুমেন্ট কাস্টম স্প্রেডশিট হেডার ব্যবহার করে। একটি খালি প্রিভিউ মান সাধারণত অনুপস্থিত উৎস ডেটা বা ভুল কলামের সাথে সংযুক্ত ফিল্ডকে নির্দেশ করে; প্রাসঙ্গিক কন্ট্যাক্ট কার্ড, টেবিল সেল বা ফিল্ড ম্যাপিং সংশোধন করুন, তারপর আবার প্রিভিউ করুন।

মার্জ করা ডকুমেন্ট তৈরি করুন

প্রিভিউ ঠিক মনে হলে, Document > Merge বেছে নিন, তারপর প্যানের নিচের ডানদিকে Merge-এ ক্লিক করুন। পেজেস প্রতিটি রেকর্ডের জন্য একটি ব্যক্তিগতকৃত সংস্করণসহ একটি নতুন ডকুমেন্ট তৈরি করে। মূল মার্জ ডকুমেন্টটি আপনার পুনরায় ব্যবহারযোগ্য উৎস হিসেবে সংরক্ষণ করুন। অ্যাপল উল্লেখ করেছে যে মার্জ করা আউটপুটে প্রাপকের ফিল্ডগুলো পূরণ হয়ে যায়; শুধুমাত্র প্রেরকের ফিল্ডগুলো মার্জ ফিল্ড হিসেবে থেকে যায়। Apple: Populate and create customized documents in Pages on Mac

প্রিন্ট বা শেয়ার করার আগে প্রস্তুত হওয়া ডকুমেন্টটি পর্যালোচনা করুন, বিশেষ করে পৃষ্ঠা বিভাজন (পেজ ব্রেক) এবং দীর্ঘ নাম বা ঠিকানার জন্য অ্যাড্রেস ব্লকগুলো। পেজেস-এর নথিবদ্ধ মেল মার্জ কাস্টমাইজড ডকুমেন্ট তৈরি করে; এই নির্দেশাবলীতে একসঙ্গে একাধিক ইমেল (বাল্ক ইমেল) পাঠানোর কোনো কমান্ডের বর্ণনা দেওয়া হয়নি। যদি আপনার ভিন্ন প্রাপক দলের প্রয়োজন হয়, তবে কন্ট্যাক্টস গ্রুপ বা নাম্বারস রেকর্ড আপডেট করুন এবং প্রিভিউ দেখার পর পুনরায় মার্জ করুন।

উৎসসমূহ