لإعداد دمج المراسلات في Pages على جهاز Mac الخاص بك، اختر أولاً ما إذا كانت بيانات المستلمين موجودة بالفعل في جهات الاتصال (Contacts) أو في جدول Numbers. استخدم مجموعة جهات اتصال للأشخاص المخزنين كبطاقات جهات اتصال؛ واستخدم Numbers عندما تحتاج إلى قائمة منسقة أو أعمدة مخصصة. بعد ذلك، أضف حقول الدمج إلى مستند Pages، وتحقق من السجلات في المعاينة، ثم قم بالدمج لإنشاء مستند جديد يحتوي على نسخة مخصصة لكل سجل.

اختيار قائمة جهات الاتصال وإعدادها

يمكن لتطبيق Pages دمج المعلومات من مجموعة جهات اتصال أو من جدول بيانات Numbers. بالنسبة لقائمة قصيرة تحتفظ بها في "جهات الاتصال"، اجمع المستلمين المحددين معاً في مجموعة وتأكد من البطاقات ذات الصلة بحثاً عن أي أسماء أو عناوين مفقودة أو قديمة. إذا كانت قائمتك بتنسيق جدول بيانات آخر، فأعدّها كجدول بيانات Numbers قبل ربطها بـ Pages؛ حيث توضح وثائق Apple أن Numbers هو مصدر جداول البيانات لحقول الدمج المخصصة. Apple: ملء مستندات مخصصة وإنشاؤها في Pages على Mac

بالنسبة لقائمة Numbers، استخدم جدولاً واحداً للسجلات التي تريد دمجها. ضع لكل عمود عنواناً واضحاً—مثل First Name وLast Name وMailing Address—وضع مستلماً واحداً في كل صف. يتيح هذا الهيكل استخدام كل رأس عمود كاسم لحقل دمج. إذا كان ملف Numbers يحتوي على عدة جداول، فستختار الجدول الصحيح في Pages. هذا الإعداد عملي ويستند إلى توثيق Pages لاستخدام رؤوس أعمدة الجدول كحقول؛ ولا تفرض Apple نمط تسمية معيناً.

إضافة حقول الدمج إلى مستند Pages

افتح أو أنشئ الرسالة أو الدعوة أو أي مستند آخر تريد تخصيصه. انقر فوق المكان الذي تنتمي إليه معلومات المستلم، ثم افتح مستند (Document) في شريط الأدوات أو الشريط الجانبي، واختر علامة تبويب مستند (Document) إذا ظهرت، وحدد دمج المراسلات (Mail Merge). اختر إضافة حقل دمج (Add Merge Field) وحدد حقلاً من جهات الاتصال، مثل الاسم الأول أو العنوان. اختر مزيد من الحقول (More Fields) لرؤية القائمة الكاملة لحقول جهات الاتصال. وعادة ما تكون الحقول الجديدة عبارة عن حقول مستلمين. Apple: إضافة حقل دمج أو تغييره أو حذفه في Pages على Mac

لاستخدام قائمة Numbers، قم بربطها من عناصر التحكم في "دمج المراسلات": اختر إضافة حقل دمج، ثم إضافة من جدول بيانات؛ وحدد ملف Numbers، واختر الجدول المطلوب إذا طُلب منك ذلك، ثم انقر فوق إضافة كحقول. يضيف Pages رؤوس أعمدة الجدول إلى قائمة الحقول. أدرج الحقول المطابقة في أماكنها الصحيحة داخل المستند—على سبيل المثال، ضع حقل الاسم الأول بعد "عزيزي/عزيزتي" وحقول العنوان البريدي في خانة العنوان. Apple: إضافة ملف مصدر أو تغييره أو حذفه في Pages على Mac

حقل الدمج هو كائن حقل، وليس مجرد نص نائب عادي. إذا حددت نصاً موجوداً وحولته إلى حقل، تذكر Apple أن محتوى النص لا يتغير؛ وبعد إضافة الحقل، لا يمكن تعديل نصه النائب. إذا كنت بحاجة إلى تصحيح اختيار حقل أو قيمته، فغيّر إعدادات الحقل أو أصلح البيانات المصدرية بدلاً من محاولة إعادة كتابة تسمية الحقل.

معاينة الدمج وإصلاح حالات عدم التطابق

في Pages، افتح مستند > دمج المراسلات، وانقر فوق دمج، وتحقق من المصدر المعروض أسفل تعبئة بـ (Populate With) لكل حقل. انقر فوق معاينة (Preview) واستخدم الأسهم لفحص السجلات، بما في ذلك سجل يقع بالقرب من نهاية القائمة. ابحث عن أي أسماء فارغة، أو تنسيق غير متوقع للعناوين، أو بيانات تظهر في مكان غير صحيح. تقتصر المعاينة على القراءة فقط: قم بإجراء التصحيحات في "جهات الاتصال" أو Numbers، ثم حدد مصدر جدول البيانات المحدث مرة أخرى إذا قمت بتغيير معلوماته. Apple: ملء مستندات مخصصة وإنشاؤها في Pages على Mac Apple: إضافة ملف مصدر أو تغييره أو حذفه في Pages على Mac

يكون هذا الفحص مفيداً بشكل خاص عندما تبدو الحقول متشابهة، مثل عناوين المنزل والعمل، أو عندما يستخدم مستندك رؤوساً مخصصة لجدول البيانات. عادةً ما تشير قيمة المعاينة الفارغة إلى بيانات مصدرية مفقودة أو حقل متصل بالعمود الخطأ؛ راجع بطاقة جهة الاتصال ذات الصلة أو خلية الجدول أو ربط الحقول، ثم عاين مرة أخرى.

إنشاء المستند المدمج

عندما تبدو المعاينة صحيحة، اختر مستند > دمج، ثم انقر فوق دمج في الجزء السفلي الأيسر من اللوحة. يُنشئ Pages مستنداً جديداً يحتوي على نسخة مخصصة لكل سجل. احتفظ بمستند الدمج الأصلي ليكون مصدراً قابلاً لإعادة الاستخدام. تشير Apple إلى أنه تتم تعبئة حقول المستلمين في المخرجات المدمجة؛ وتبقى حقول المرسل فقط كحقول دمج. Apple: ملء مستندات مخصصة وإنشاؤها في Pages على Mac

راجع المستند الناتج قبل طباعته أو مشاركته، لا سيما فواصل الصفحات ومربعات العناوين للأسماء أو العناوين الطويلة. تنشئ ميزة دمج المراسلات الموثقة في Pages مستندات مخصصة؛ ولا تتضمن هذه التعليمات أمراً لإرسال بريد إلكتروني جماعي. إذا كنت بحاجة إلى مجموعة مختلفة من المستلمين، فحدّث مجموعة "جهات الاتصال" أو سجلات Numbers وكرر عملية الدمج بعد التحقق من المعاينة.

المصادر