Untuk menyiapkan mail merge di Pages pada Mac Anda, pertama-tama pilih apakah data penerima Anda sudah ada di Kontak atau di tabel Numbers. Gunakan grup Kontak untuk orang-orang yang disimpan sebagai kartu kontak; gunakan Numbers saat Anda memerlukan daftar pilihan atau kolom khusus. Kemudian tambahkan bidang gabungan ke dokumen Pages, periksa data di Pratinjau, dan gabungkan untuk membuat dokumen baru yang berisi salinan yang dipersonalisasi untuk setiap data.

Pilih dan siapkan daftar kontak Anda

Pages dapat menggabungkan informasi dari grup Kontak atau spreadsheet Numbers. Untuk daftar singkat yang Anda kelola di Kontak, kumpulkan calon penerima ke dalam satu grup dan periksa kartu yang relevan untuk memastikan tidak ada nama dan alamat yang hilang atau usang. Jika daftar Anda dalam format spreadsheet lain, siapkan sebagai spreadsheet Numbers sebelum menghubungkannya ke Pages; dokumentasi Apple menyebutkan Numbers sebagai sumber spreadsheet untuk bidang gabungan kustom. Apple: Isi dan buat dokumen yang disesuaikan di Pages di Mac

Untuk daftar Numbers, gunakan satu tabel untuk data yang ingin Anda gabungkan. Berikan setiap kolom tajuk yang jelas—seperti First Name, Last Name, dan Mailing Address—dan masukkan satu penerima di setiap baris. Struktur ini membuat setiap tajuk tersedia sebagai nama bidang gabungan. Jika file Numbers memiliki beberapa tabel, Anda akan memilih tabel yang benar di Pages. Ini adalah persiapan praktis berdasarkan penggunaan tajuk kolom tabel sebagai bidang sebagaimana didokumentasikan oleh Pages; Apple tidak menentukan konvensi penamaan khusus.

Tambahkan bidang gabungan ke dokumen Pages Anda

Buka atau buat surat, undangan, atau dokumen lain yang ingin Anda personalisasi. Klik lokasi tempat informasi penerima seharusnya berada, lalu buka Dokumen di bar alat atau bar samping, pilih tab Dokumen jika muncul, dan pilih Mail Merge. Pilih Tambahkan Bidang Gabungan dan pilih bidang Kontak, seperti nama depan atau alamat. Pilih Bidang Lainnya untuk melihat daftar lengkap bidang Kontak. Bidang baru biasanya berupa bidang penerima. Apple: Tambah, ubah, atau hapus bidang gabungan di Pages di Mac

Untuk menggunakan daftar Numbers, hubungkan di kontrol Mail Merge: pilih Tambahkan Bidang Gabungan, lalu Tambahkan dari Spreadsheet; pilih file Numbers, pilih tabel yang diinginkan jika diminta, dan klik Tambahkan sebagai Bidang. Pages akan menambahkan tajuk kolom tabel ke daftar bidang. Masukkan bidang yang sesuai di tempatnya di dalam dokumen—misalnya, letakkan bidang nama depan setelah “Kepada Yth.” dan bidang alamat surat di blok alamat. Apple: Tambah, ubah, atau hapus file sumber di Pages di Mac

Bidang gabungan adalah objek bidang, bukan teks placeholder biasa. Jika Anda memilih teks yang ada dan mengonversinya menjadi bidang, Apple menyatakan bahwa konten teks tersebut tidak berubah; setelah bidang ditambahkan, teks placeholder-nya tidak dapat diedit. Jika Anda perlu memperbaiki pilihan atau nilai bidang, ubah pengaturan bidang atau perbaiki data sumber alih-alih mencoba menulis ulang label bidang tersebut.

Pratinjau penggabungan dan perbaiki ketidakcocokan

Di Pages, buka Dokumen > Mail Merge, klik Gabungkan, dan periksa sumber yang ditampilkan di bawah Isi Dengan untuk setiap bidang. Klik Pratinjau dan gunakan tanda panah untuk memeriksa data, termasuk data di dekat bagian akhir daftar. Periksa apakah ada nama yang kosong, format alamat yang tidak terduga, atau data yang muncul di tempat yang salah. Pratinjau bersifat hanya-baca: buat koreksi di Kontak atau Numbers, lalu pilih kembali sumber spreadsheet yang diperbarui jika Anda mengubah informasinya. Apple: Isi dan buat dokumen yang disesuaikan di Pages di Mac Apple: Tambah, ubah, atau hapus file sumber di Pages di Mac

Pemeriksaan ini sangat berguna saat bidang terlihat serupa, seperti alamat rumah dan kantor, atau saat dokumen Anda menggunakan tajuk spreadsheet kustom. Nilai pratinjau yang kosong biasanya mengindikasikan data sumber yang hilang atau bidang yang terhubung ke kolom yang salah; perbaiki kartu kontak, sel tabel, atau pemetaan bidang yang relevan, lalu lakukan pratinjau lagi.

Buat dokumen yang digabungkan

Jika pratinjau sudah terlihat benar, pilih Dokumen > Gabungkan, lalu klik Gabungkan di kanan bawah panel. Pages akan membuat dokumen baru dengan versi yang dipersonalisasi untuk setiap data. Simpan dokumen gabungan asli sebagai sumber yang dapat digunakan kembali. Apple mencatat bahwa bidang penerima akan terisi dalam output yang digabungkan; hanya bidang pengirim yang tetap sebagai bidang gabungan. Apple: Isi dan buat dokumen yang disesuaikan di Pages di Mac

Tinjau dokumen yang dihasilkan sebelum mencetak atau membagikannya, terutama batas halaman dan blok alamat untuk nama atau alamat yang lebih panjang. Fitur mail merge yang terdokumentasi di Pages berfungsi untuk membuat dokumen yang disesuaikan; petunjuk ini tidak menjelaskan perintah untuk mengirim email massal. Jika Anda memerlukan kelompok penerima yang berbeda, perbarui grup Kontak atau rekaman data Numbers lalu ulangi proses penggabungan setelah memeriksa pratinjau.

Sumber