Para preparar uma mala direta no Pages no Mac, primeiro escolha se os dados dos destinatários já estão no Contatos ou em uma tabela do Numbers. Use um grupo do Contatos para pessoas armazenadas como cartões de contato; use o Numbers quando precisar de uma lista selecionada ou colunas personalizadas. Em seguida, adicione campos de mesclagem a um documento do Pages, verifique os registros no Pré-visualizar e mescle para criar um novo documento contendo uma cópia personalizada para cada registro.

Escolha e prepare sua lista de contatos

O Pages pode mesclar informações de um grupo do Contatos ou de uma planilha do Numbers. Para uma lista curta que você mantém no Contatos, reúna os destinatários desejados em um grupo e verifique nos cartões relevantes se há nomes e endereços ausentes ou desatualizados. Se a sua lista estiver em outro formato de planilha, prepare-a como uma planilha do Numbers antes de conectá-la ao Pages; a Apple documenta o Numbers como a fonte de planilha para campos de mesclagem personalizados. Apple: Preencher e criar documentos personalizados no Pages no Mac

Para uma lista do Numbers, use uma única tabela para os registros que deseja mesclar. Dê a cada coluna um cabeçalho claro — como First Name, Last Name e Mailing Address — e coloque um destinatário em cada linha. Essa estrutura disponibiliza cada cabeçalho como um nome de campo de mesclagem. Se o arquivo do Numbers tiver várias tabelas, você escolherá a correta no Pages. Esta é uma preparação prática baseada no uso documentado pelo Pages de cabeçalhos de coluna de tabela como campos; a Apple não prescreve uma convenção de nomenclatura específica.

Adicione campos de mesclagem ao seu documento do Pages

Abra ou crie a carta, convite ou outro documento que deseja personalizar. Clique no local onde as informações do destinatário devem ficar, abra Documento na barra de ferramentas ou na barra lateral, escolha a aba Documento se ela aparecer e selecione Mala Direta. Escolha Adicionar Campo de Mesclagem e selecione um campo do Contatos, como primeiro nome ou endereço. Escolha Mais Campos para ver a lista completa de campos do Contatos. Os novos campos são normalmente campos de destinatário. Apple: Adicionar, alterar ou apagar um campo de mesclagem no Pages no Mac

Para usar uma lista do Numbers, conecte-a nos controles de Mala Direta: escolha Adicionar Campo de Mesclagem e depois Adicionar da Planilha; selecione o arquivo do Numbers, escolha a tabela desejada se solicitado e clique em Adicionar como Campos. O Pages adiciona os cabeçalhos de coluna da tabela à lista de campos. Insira os campos correspondentes onde devem ficar no documento — por exemplo, coloque o campo do primeiro nome após "Prezado(a)" e os campos de endereço postal no bloco de endereço. Apple: Adicionar, alterar ou apagar um arquivo de origem no Pages no Mac

Um campo de mesclagem é um objeto de campo, não um texto de espaço reservado comum. Se você selecionar um texto existente e convertê-lo em um campo, a Apple informa que o conteúdo do texto não muda; após adicionar o campo, seu texto de espaço reservado não pode ser editado. Se precisar corrigir a escolha de um campo ou um valor, altere as configurações do campo ou corrija os dados de origem em vez de tentar reescrever o rótulo do campo.

Pré-visualize a mesclagem e corrija inconsistências

No Pages, abra Documento > Mala Direta, clique em Mesclar e verifique a fonte exibida em Preencher com para cada campo. Clique em Pré-visualizar e use as setas para inspecionar os registros, incluindo um próximo ao final da lista. Procure por nomes em branco, formatação de endereço inesperada ou dados aparecendo no lugar errado. A pré-visualização é somente leitura: faça as correções no Contatos ou no Numbers e, em seguida, selecione a fonte da planilha atualizada novamente caso tenha alterado suas informações. Apple: Preencher e criar documentos personalizados no Pages no Mac Apple: Adicionar, alterar ou apagar um arquivo de origem no Pages no Mac

Essa verificação é especialmente útil quando os campos são semelhantes, como endereços residencial e comercial, ou quando o documento usa cabeçalhos personalizados de planilha. Um valor em branco na pré-visualização geralmente indica dados de origem ausentes ou um campo conectado à coluna errada; revise o cartão de contato relevante, a célula da tabela ou o mapeamento de campos e, em seguida, faça a pré-visualização novamente.

Crie o documento mesclado

Quando a pré-visualização estiver correta, escolha Documento > Mesclar e clique em Mesclar no canto inferior direito do painel. O Pages cria um novo documento com uma versão personalizada para cada registro. Mantenha o documento de mesclagem original como sua fonte reutilizável. A Apple observa que os campos de destinatário são preenchidos no resultado mesclado; apenas os campos de remetente permanecem como campos de mesclagem. Apple: Preencher e criar documentos personalizados no Pages no Mac

Revise o documento resultante antes de imprimi-lo ou compartilhá-lo, prestando atenção especial às quebras de página e aos blocos de endereço para nomes ou endereços mais longos. A mala direta documentada do Pages cria documentos personalizados; estas instruções não descrevem um comando para envio de e-mails em massa. Se precisar de um conjunto diferente de destinatários, atualize o grupo do Contatos ou os registros do Numbers e repita a mesclagem após verificar a pré-visualização.

Fontes