Para preparar una combinación de correspondencia en Pages en su Mac, primero elija si los datos de los destinatarios ya están en Contactos o en una tabla de Numbers. Use un grupo de Contactos para personas guardadas como tarjetas de contacto; use Numbers cuando necesite una lista seleccionada o columnas personalizadas. Luego, añada campos de combinación a un documento de Pages, revise los registros en Vista previa y combine para crear un nuevo documento que contenga una copia personalizada para cada registro.

Elija y prepare su lista de contactos

Pages puede combinar información a partir de un grupo de Contactos o de una hoja de cálculo de Numbers. Para una lista corta que mantenga en Contactos, reúna a los destinatarios previstos en un grupo y revise las tarjetas correspondientes para detectar nombres y direcciones faltantes o desactualizados. Si su lista está en otro formato de hoja de cálculo, prepárela como una hoja de cálculo de Numbers antes de conectarla a Pages; Apple documenta Numbers como la fuente de hoja de cálculo para campos de combinación personalizados. Apple: Rellenar y crear documentos personalizados en Pages en la Mac

Para una lista de Numbers, utilice una sola tabla para los registros que desea combinar. Asigne a cada columna un encabezado claro —como First Name, Last Name y Mailing Address— y coloque un destinatario en cada fila. Esta estructura hace que cada encabezado esté disponible como nombre de campo de combinación. Si el archivo de Numbers tiene varias tablas, elegirá la correcta en Pages. Esta es una preparación práctica basada en el uso documentado por Pages de los encabezados de columna de tablas como campos; Apple no prescribe una convención de nomenclatura en particular.

Añada campos de combinación a su documento de Pages

Abra o cree la carta, invitación u otro documento que desee personalizar. Haga clic en la ubicación donde debe ir la información del destinatario, luego abra Documento en la barra de herramientas o barra lateral, elija la pestaña Documento si aparece y seleccione Combinación de correspondencia. Elija Añadir campo de combinación y seleccione un campo de Contactos, como el nombre de pila o la dirección. Elija Más campos para ver la lista completa de campos de Contactos. Los campos nuevos suelen ser campos de destinatario. Apple: Añadir, cambiar o eliminar un campo de combinación en Pages en la Mac

Para usar una lista de Numbers, conéctela en los controles de Combinación de correspondencia: elija Añadir campo de combinación, luego Añadir desde hoja de cálculo; seleccione el archivo de Numbers, elija la tabla correspondiente si se le solicita y haga clic en Añadir como campos. Pages añadirá los encabezados de columna de la tabla a la lista de campos. Inserte los campos correspondientes donde pertenezcan en el documento —por ejemplo, coloque el campo del nombre de pila después de «Estimado/a» y los campos de la dirección postal en el bloque de dirección—. Apple: Añadir, cambiar o eliminar un archivo de origen en Pages en la Mac

Un campo de combinación es un objeto de campo, no texto de marcador de posición común y corriente. Si selecciona texto existente y lo convierte en un campo, Apple indica que el contenido del texto no cambia; después de añadir el campo, su texto de marcador de posición no se puede editar. Si necesita corregir la elección de un campo o un valor, cambie la configuración del campo o corrija los datos de origen en lugar de intentar reescribir la etiqueta del campo.

Obtenga una vista previa de la combinación y corrija discrepancias

En Pages, abra Documento > Combinación de correspondencia, haga clic en Combinar y compruebe el origen mostrado bajo Rellenar con para cada campo. Haga clic en Vista previa y use las flechas para inspeccionar los registros, incluido uno cerca del final de la lista. Busque nombres en blanco, formatos de dirección inesperados o datos que aparezcan en el lugar equivocado. La vista previa es de solo lectura: realice las correcciones en Contactos o Numbers y, a continuación, vuelva a seleccionar el origen de hoja de cálculo actualizado si modificó su información. Apple: Rellenar y crear documentos personalizados en Pages en la Mac Apple: Añadir, cambiar o eliminar un archivo de origen en Pages en la Mac

Esta comprobación es especialmente útil cuando los campos parecen similares, como las direcciones de casa y del trabajo, o cuando su documento utiliza encabezados de hoja de cálculo personalizados. Un valor de vista previa en blanco suele indicar datos de origen faltantes o un campo conectado a la columna incorrecta; revise la tarjeta de contacto relevante, la celda de la tabla o la asignación de campos y, a continuación, vuelva a obtener una vista previa.

Cree el documento combinado

Cuando la vista previa se vea bien, elija Documento > Combinar, luego haga clic en Combinar en la parte inferior derecha del panel. Pages creará un nuevo documento con una versión personalizada para cada registro. Conserve el documento de combinación original como su fuente reutilizable. Apple señala que los campos de destinatario se rellenan en el documento resultante combinado; solo los campos de remitente permanecen como campos de combinación. Apple: Rellenar y crear documentos personalizados en Pages en la Mac

Revise el documento resultante antes de imprimirlo o compartirlo, prestando especial atención a los saltos de página y los bloques de dirección para nombres o direcciones más largos. La función documentada de combinación de correspondencia de Pages crea documentos personalizados; estas instrucciones no describen un comando para enviar correos electrónicos masivos. Si necesita un conjunto de destinatarios diferente, actualice el grupo de Contactos o los registros de Numbers y repita la combinación después de verificar la vista previa.

Fuentes